Mikä on ulkoinen työntekijä?

Ulkoinen työntekijä on henkilö, joka ei kuulu yrityksen vakituiseen, palkattuun työvoimaan ja jota kutsutaan siksi myös ulkopuoliseksi työntekijäksi. Tämäntyyppinen työntekijä voidaan palkata projektikohtaisesti, vuokratyövoimaa välittävän toimiston kautta tai itsenäisenä konsulttina, ns. toimeksisaajana. 

Yritykset etsivät ulkoisia työntekijöitä usein silloin, kun työtaakka on suuri tai kun niiden on täytettävä tiimissään olevia tieto- tai taitovajeita. He voivat olla itsenäisiä konsultteja, freelancereita, tai toisen yrityksen palkkaamia vuokratyöntekijöitä. 

Tässä blogikirjoituksessa selvitämme ulkoisen työvoiman ja vakituisten, palkattujen työntekijöiden välisiä eroja, ulkoisen työvoiman palkkaamisen hyötyjä ja haittoja, milloin heitä kannattaa palkata ja mistä löydät tarvitsemasi projektityöntekijät.

Ulkoisten työntekijöiden ja työsuhteisten vakituisten työntekijöiden väliset erot

Ulkoisten työntekijöiden ja ”tavallisten” työntekijöiden palkkaamisen välillä on useita eroja. Tässä muutamia niistä:

Määräaikaisuus – Suurin ero on se, että ulkoista työvoimaa palkataan määräajaksi tiettyihin tarkoituksiin. Tarkoituksena on joko tarjota lisäapua ruuhkahuippujen aikana, täyttää työvoiman osaamisvajeita tai tarjota projektikohtaisia resursseja.

Perinteiset työntekijät palkataan pitkäksi aikaa, ja ne tarjoavat yrityksille erilaisia etuja. Heille kehittyy ajan mittaan tiivis ymmärrys yrityksestä. He tuntevat sen toiminnan, keskeiset päivittäiset ja viikoittaiset tehtävät sekä toimialan yleisesti. Yritykset luottavat tähän tietämykseen ja kokemukseen toimiakseen sujuvasti.

Edut – Ulkoiset työntekijät eivät nauti yrityksen etuja, kuten palkallista lomaa, sairasvakuutusta ja eläkemaksuja. Itsenäiset konsultit ottavat yleensä huomioon nämä pakolliset kustannukset hintojaan määrittäessään.

Verot – Vakituiset työntekijät luottavat yleensä siihen, että työnantajat pidättävät verokortilla palkasta vähennettävät ansiotuloverot.  Ulkoinen työntekijä on täysin vastuussa verovelvoitteistaan.

Luokittelu – Työsopimuslaki määrittelee niin vakituisten, palkkasuhteisten työntekijöitten että vuokratyöntekijöiden työllistämisestä ja luokittelusta. Työsopimuslain tarkoituksena on vähentää työntekijöiden työoloihin kohdistuvia riskejä ja määrittää työntekijän asianmukainen kohtelu.

Ulkopuolisen työvoiman käyttämisen etuja

Yritykset hyötyvät ulkoisten työntekijöiden palkkaamisesta monin tavoin:

Yritysten ei tarvitse huolehtia lakisääteisistä velvoitteista, kuten sairasvakuutus- tai eläkemaksuista. Ulkoisille työntekijöille maksetaan sopimuksessa määriteltyä työmäärää vastaava, sopimuksessa määritelty korvaus (yleensä projektityö tai tuntilaskutus).

Tarjoaa joustavuutta – Ulkoisia työntekijöitä palkataan vain tarvittaessa, jolloin yritykset voivat joustavasti laajentaa tai supistaa tiimiään.

Lyhyempi rekrytointiprosessi – Vakituisten, työsuhteisten työntekijöiden löytäminen, haastattelu ja seulonta voi viedä kuukausia, kun taas ulkopuolisen työntekijän löytäminen ja palkkaaminen on paljon nopeampaa. Yritykset voivat löytää heidät helposti internetin markkinapaikkojen, henkilöstövuokrausyritysten tai konsulttiyritysten kautta.

Mahdollistaa nopean alun – Ulkoiset työntekijät tarvitsevat jonkin verran opastusta ja perehdytystä, mutta vain asioihin, jotka liittyvät suoraan heidän työtehtäväänsä, toisin kuin vakituiset työntekijät, joiden perehdytysprosessi on pidempi.

Koulutusta ei tarvita – Ulkoiset työntekijät palkataan yleensä heidän taitojensa ja tietojensa vuoksi, joten heitä ei myöskään tarvitse kouluttaa, he pystyvät aloittamaan heti ja saamaan projektin käyntiin.

Yksinkertaisemmat HR-prosessit – Työnantajat eivät ole vastuussa ulkopuolisen työvoiman ansiotuloverotuksesta, eläkemaksuista tai muista vakituisiin työntekijöihin liittyvistä, pakollisista henkilöstöosaston tehtävistä.

Ulkopuolisen työvoiman käyttämisen haittoja

Ulkoisten työntekijöiden palkkaamisessa on myös haittapuolensa. Niitä ovat muun muassa:

Saatavuus – Kuten vakituisten työntekijöiden löytämisessä, oikeat tiedot ja taidot omaavan konsultin löytäminen voi olla haastavaa. He saattavat olla työllistettyinä toiseen projektiin, mikä tarkoittaa, että joudut odottamaan – projektisi kustannuksella – tai jatkamaan hakua.

Luottamukselliset tiedot ja turvallisuus – Ulkoisilla työntekijöillä on todennäköisesti pääsy yrityksen tietoihin, joista osa voi olla luottamuksellisia. Tämä riski voidaan minimoida varmistamalla, että yrityksen tietoja hallinnoidaan turvallisesti. Ulkopuolisella henkilöstöllä pitäisi myös olla asianmukaiset toimeksiannon aloitus-, päättämis-, ja hallintamenettelyt tietoturvan varmistamiseksi.

Hankala tiimidynamiikka – Ulkopuolisilla työntekijöillä ei ole ollut aikaa sitoutua tiimiin, jonka kanssa he työskentelevät, tai oppia heidän työskentelytapojaan. Projektityöntekijä voi tuntea itsensä ulkopuoliseksi, ja väärinkäsityksiä ja väärinymmärryksistä johtuvia viivästyksiä voi esiintyä.

Jos kuitenkin ryhdytään harkittuihin toimiin ulkoisten työntekijöiden integroimiseksi työryhmään, tuottavuus voi parantua merkittävästi.

Hajanainen johtaminen – Osastojen johtajat joutuvat usein johtamaan ulkoisia työntekijöitä ilman yhtenäistä strategiaa. Tämä voi aiheuttaa tehottomia toimeksiannon aloitus- ja päättämisprosesseja, maksujen viivästymistä, turhia menoja, sääntöjen noudattamatta jättämistä ja huonoa suorituskykyä.

Yritykset, jotka menestyvät käyttämällä suurta määrää ulkopuolista työvoimaa ja ovat riippuvaisia heidän palveluistaan, käyttävät toimittajahallintajärjestelmiä eli VMS-järjestelmiä ulkopuolisten työntekijöiden tehokkaaseen hallintaan.

Erillinen hallintastrategia – Ulkopuolisen työvoiman hallinta edellyttää erilaista hallintatapaa. Päälliköiden ei ole tarkoitus valvoa, ohjata tai kontrolloida ulkoisia työntekijöitä. He voivat vain määritellä työn odotetun tuloksen, mutta eivät sitä, miten työ tehdään. Suoritusta olisi mitattava erityisesti ulkoisia työntekijöitä varten määriteltyjen suorituskykyindikaattoreiden perusteella.

Milloin palkata ulkoisia työntekijöitä

Ulkoisten työntekijöiden palkkaamiseen liittyy monia etuja, mutta he tuottavat eniten arvoa tietyissä olosuhteissa. Seuraavassa esitetään joitakin esimerkkejä. 

Kun tarvitset erityisosaamista – Jotkin yritykset löytävät lahjakkuutensa nopeammin, kun ne avaavat tilapäisiä työpaikkoja vaikeasti löydettävien taitojen vuoksi. Koska itsenäiset alihankkijat työskentelevät yleensä lyhytaikaisissa projekteissa, he ovat nopeammin palkattavissa.   

Kun tarvitset erityisosaamista – Jotkin yritykset löytävät resurssinsa nopeammin, kun ne hakevat vaikeasti täytettävään rooliin konsulttia toimeksiantosopimuksella. Koska itsenäiset konsultit työskentelevät yleensä lyhytaikaisissa projekteissa, heidät on mahdollista palkata nopeammin.

Kun haluat sopeutua ruuhkahuippuihin – Jos yrityksesi työntekijöiden kysyntä nousee ja laskee säännöllisesti, on järkevää harkita ulkoisen työvoiman käyttöä.

Vakituisen henkilöstön tuuraaminen – Kun tärkeät kokoaikaiset työntekijät ovat poissa pitkiä aikoja, esimerkiksi sairaus- tai äitiysloman tai pidemmän loman vuoksi, yritykset voivat harkita ulkoisen työvoiman palkkaamista heidän sijaisekseen.

Ajoittaisten tai kertaluonteisten projektien toteuttaminen – Freelancerit ja vuokratyöntekijät ovat hyviä vaihtoehtoja erityisesti epäsäännöllisiin liiketoiminnan tarpeisiin ja lyhytaikaisiin projekteihin.

Mistä löytää tilapäisiä työntekijöitä

Internet-alustat – On olemassa lukuisia työnvälitys- ja rekytointisivustoja, online-markkinapaikkoja ja freelance-alustoja, joiden avulla on helppo löytää ulkoisia työntekijöitä. Oikea foorumi riippuu kuitenkin markkinoista, toimialasta ja tarvitsemistasi erikoistaidoista. 

Voit joko etsiä tarvitsemaasi resurssia markkinapaikkojen ja alustojen profiileista, vaihtoehtoisesti voit julkaista toimeksiantoja, joissa on yksityiskohtaiset kuvaukset projekteista ja tarvitsemastasi asiantuntemuksesta.

Onsiter on Internet-markkinapaikka, joka on tarkoitettu erityisesti IT- ja liike-elämän alojen erittäin ammattitaitoisten itsenäisten konsulttien löytämiseen Pohjoismaissa ja muualla Euroopassa. Se sisältää vapaasti käytettävän pilvipohjaisen toimittajahallintajärjestelmän nimeltä Onsiter VMS, jonka avulla sen käyttäjät voivat löytää ja hallita ulkoista työvoimaansa. Onsiter VMS:n käyttäjät voivat saada yksityiskohtaista tietoa suorituskyvystä ja kustannuksista, automatisoida prosesseja ja käyttää työkaluja, jotka auttavat heitä vähentämään menoja.

Henkilöstövuokrausyritykset – Henkilöstövuokrausyritykset tarjoavat vuokratyöntekijöitä ja suoraan palkattavia henkilöitä, mutta on myös itsenäisiä konsultteja välittäviä yrityksiä ja konsulttiyrityksiä.

Right People Group auttaa yrityksiä löytämään itsenäisiä IT-konsultteja ja –palveluntarjoajia ja säästää näin aikaa ja vaivaa oikeiden osaajien löytämiseen. Se tarjoaa myös Managed Service Programme (MSP) -palveluja yrityksille, jotka tarvitsevat apua itsenäisten konsulttien hankinnassa, sitouttamisessa ja hallinnoinnissa. Right People Group keskittyy toimintamaissaan Tanskaan, Ruotsiin, Norjaan, Suomeen, Saksaan, Italiaan ja Espanjaan.

Verkkoyhteisöt – Ammattitaitoisen ulkoisen työvoiman rekrytointi verkkoyhteisöistä voi olla epätavanomaista, mutta se voi olla erittäin tehokasta. Nopeasti osaajia tarvitsevat yritykset, kuten tämä, löysivät menestyksekkäästi tarvitsemansa IT-osaajat nopeasti verkkoyhteisöistä, kuten Hacker Newsista, Redditistä ja GitHubista.