Wie man eine Strategie für externes Personal im Technologiebereich entwickelt

Vorbei sind die Zeiten, in denen sich ausschließlich Vollzeitbeschäftigte um alle Aspekte eines Projekts kümmern mussten. Heute erkennt man den immensen Wertvon Zeitarbeitskräften. Die Unternehmen stellen immer mehr externe Fachkräfte ein, wie z. B. unabhängige Berater und Gigworker, die eine Reihe von Spezialkenntnissen mitbringen.

Aber die Integration dieser neuen Art von Fachkräften ist keine einfache Aufgabe. Sie erfordert eine Strategie, die nicht nur den unmittelbaren Bedarf deckt, sondern auch die langfristigen Ziele und die Vision des Unternehmens berücksichtigt.

Dieser Leitfaden bietet einen detaillierten Einblick in die durchdachte Integration dieser Talente und stellt sicher, dass sie mit der übergeordneten Vision eines Unternehmens im IT- und Technologiesektor übereinstimmen.

1. Analysieren Sie den aktuellen Bedarf

Bevor Sie mit der Einstellung von Zeitarbeitskräften beginnen, sollten Sie Ihre aktuelle Situation gründlich analysieren:

• Ermitteln Sie die speziellen Fähigkeiten, die bei Ihren vorhandenen Vollzeitmitarbeitern fehlen könnten. Anhand dieser Bewertung können Sie feststellen, wo Zeitarbeitskräfte die Lücken effektiv füllen können.
• Berücksichtigen Sie alle anstehenden Projekte, die besondere Fachkenntnisse erfordern, die intern nicht ohne weiteres verfügbar sind. Diese Voraussicht stellt sicher, dass Sie zukünftigen Bedürfnissen proaktiv begegnen.

2. Zusammenarbeit mit mehreren Abteilungen

Bei der Ausarbeitung einer erfolgreichen Strategie für vorübergehend Beschäftigte ist es von großem Wert, Ihre Personal- und Beschaffungsabteilungen zusammenzubringen. Hier ist der Beitrag der beiden Abteilungen:

Personalabteilung (HR)

• Effizienter Einstellungsprozess: Die Personalabteilung spielt eine zentrale Rolle bei der Festlegung des Einstellungsprozesses für externe Mitarbeiter. Sie sorgen für einen effizienten Weg, der Zeit und Ressourcen spart.
• Abstimmung mit den Unternehmenszielen: HR-Fachleute sind mit den übergreifenden Zielen Ihres Unternehmens bestens vertraut. Sie sorgen dafür, dass sich die Strategie für externe Arbeitskräfte nahtlos an diese übergeordneten Ziele anpasst.

Beschaffung

• Kosteneffiziente Verträge: Beschaffung ist für die Ausarbeitung von Verträgen mit externen Mitarbeitern zuständig. Ihr Fachwissen besteht darin, das richtige Gleichgewicht zu finden und sicherzustellen, dass diese Verträge nicht nur rechtlich einwandfrei, sondern auch finanziell vorteilhaft sind.
• Finanzielle Rentabilität: Beschaffungsexperten haben die Funktion eines finanziellen Torwächters. Sie stellen sicher, dass jeder abgeschlossene Vertrag eine Investition mit einer klaren Rendite ist. Ihre Beteiligung sichert die finanzielle Tragfähigkeit der Strategie.

Zusammen bilden die Personalabteilung und die Beschaffung eine starke Synergie. Die Personalabteilung sorgt dafür, dass die richtigen Mitarbeiter effizient eingestellt werden, während die Beschaffungsabteilung sicherstellt, dass diese Engagements finanziell sinnvoll sind. Diese Zusammenarbeit ist von entscheidender Bedeutung für die Entwicklung einer Strategie für vorübergehend Beschäftigte, die nicht nur funktioniert, sondern für Ihr Unternehmen außergewöhnlich gut ist.

3. Vendor Management Systeme (VMS)

Wenn es um den Umgang mit vorübergehend Beschäftigten geht, ist der Einsatz eines Vendor Management Systems (VMS) wie das Onsiter VMS kann Ihr Leben sehr viel einfacher machen. Hier ist der Mehrwert:

• Sanfte Zusammenarbeit: Sie können nahtlos mit Ihrem Team zusammenarbeiten. Sie können problemlos wichtige Daten mit ihnen austauschen, als hätten Sie alle Teammitglieder auf derselben Seite.
• Datenschutzgarantie: Sie können beruhigt sein, denn Sie wissen, dass Ihr Einstellungsprozess den GDPR-Regeln entspricht. Das bedeutet, dass Sie den Datenschutz ernst nehmen, was in der heutigen Welt von entscheidender Bedeutung ist.
• Effiziente Nachverfolgung: Es ist ein Kinderspiel, den Überblick über Ihre externen Mitarbeiter zu behalten. Sie können deren Arbeitsverlauf, Zeiterfassungsbögen, Ausgaben und Leistungsdaten genau verfolgen. Das ist so, als hätten Sie ein Vergrößerungsglas für jeden Aspekt ihrer Arbeit.
• Zeitsparende Automatisierung: Administrative Aufgaben wie Preisverhandlungen und die Verwaltung digitaler Verträge werden automatisiert. Dadurch haben Sie mehr Zeit für wichtigere Dinge und verringern das Risiko von Fehlern.

4. Einhaltung der Vorschriften und Risikomanagement

Wenn es darum geht, einen externen Mitarbeiter an Bord zu holen, ist die Einhaltung der Regeln nicht verhandelbar.

Warum die Einhaltung der Vorschriften wichtig ist

• Rechtlicher Schutz: Die Einhaltung der örtlichen Gesetze und Vorschriften schützt Ihr Unternehmen vor rechtlichen Problemen. Sie wollen nicht in eine Situation geraten, in der Sie mit Geldstrafen oder Gerichtsverfahren konfrontiert werden, weil Sie die Regeln nicht befolgt haben.
• Wohlbefinden der Arbeitnehmer: Bei der Einhaltung der Vorschriften geht es darum, Ihr Unternehmen zu schützen und für das Wohlergehen Ihrer externen Mitarbeiter zu sorgen.

Wie Sie die Vorschriften einhalten

• Kennen Sie die Regeln: Nehmen Sie sich die Zeit, um die lokalen Gesetze zu verstehen, die für externe Mitarbeiter gelten. Je nach Region gibt es unterschiedliche Vorschriften, halten Sie sich also auf dem Laufenden.
• Dokumentation: Führen Sie gründliche Aufzeichnungen über alle Vereinbarungen und Verträge mit externen Mitarbeitern. Dies hilft nicht nur bei der Einhaltung der Vorschriften, sondern sorgt auch für Klarheit im Falle von Streitigkeiten.
• Reguläre Prüfungen: Überprüfen Sie regelmäßig Ihr Personalmanagement, um sicherzustellen, dass es noch mit der aktuellen Rechtslage übereinstimmt. Gehen Sie nicht davon aus, dass das, was vor einem Jahr funktioniert hat, auch heute noch rechtskonform ist.

Wenn Sie der Einhaltung von Vorschriften und dem Risikomanagement Priorität einräumen, schützen Sie nicht nur Ihr Unternehmen, sondern schaffen auch ein sichereres und ethischeres Umfeld für Ihre externen Mitarbeiter, wovon alle Beteiligten profitieren.

5. Wettbewerbsfähige Vergütung und Sozialleistungen

Ein wichtiger Bestandteil dieser Strategie ist die Gewährleistung einer fairen Vergütung und attraktiver Vergünstigungen. So können Sie nicht nur Top-Talente anziehen, sondern sie auch an sich binden. Folgendes sollten Sie beachten:

• Gehaltssätze: Zu Beginn sollten Sie den Markt untersuchen. Informieren Sie sich darüber, was Berater mit ähnlichen Fähigkeiten und Erfahrungen verdienen. Anhand dieser Informationen können Sie einen Tarif anbieten, der die Fachkenntnisse der Berater widerspiegelt und den Branchenstandards entspricht.
• Süßen Sie das Geschäft: Auch wenn Sie nicht die gleichen Leistungen wie Ihre Vollzeitbeschäftigten bieten können (z. B. eine Krankenversicherung), sollten Sie darüber nachdenken, andere Anreize wie flexible Arbeitszeiten, Möglichkeiten der Fernarbeit oder Zugang zu Unternehmensressourcen anzubieten. Diese Vergünstigungen können den Ausschlag zu Ihren Gunsten geben, wenn Sie mit anderen Unternehmen um die Dienste eines Beraters konkurrieren.
• Schaffen Sie einen tollen Arbeitsplatz: Schaffen Sie ein Arbeitsumfeld, das die Produktivität und das Wohlbefinden fördert. Stellen Sie sicher, dass den Beratern die Werkzeuge, Ausrüstung und Ressourcen zur Verfügung stehen, die sie benötigen, um ihr Bestes zu geben.
• Beziehungsaufbau: Beziehungen sind wichtig. Wenn Sie eine positive und dauerhafte Arbeitsbeziehung zu Ihren Beratern aufbauen, werden diese wahrscheinlich auch bei künftigen Projekten wieder mit Ihnen zusammenarbeiten.

  Das Erfolgsrezept? Kommunikation. Regelmäßige Rückmeldungen, konstruktives Feedback und das prompte Eingehen auf ihre Anliegen können Vertrauen und Loyalität fördern, die sich über lange Zeit bewährt.

6. Bewerten Sie regelmäßig Ihre Strategie

In der sich ständig verändernden Technologielandschaft ist Anpassungsfähigkeit Ihre Geheimwaffe.

Hier erfahren Sie, warum und wie Sie Ihre Strategie für externe Mitarbeiter regelmäßig bewerten und anpassen sollten:

Warum eine kontinuierliche Bewertung so wichtig ist:

• Technologie ist dynamisch: Die Technologiebranche hat einen ständigen Wirbelwind an Innovationen. Um hier den Überblick zu behalten, müssen Sie regelmäßig überprüfen, ob Ihre Strategie mit der Entwicklung Schritt hält.
• Schwankende Geschäftsziele: Die Ziele Ihres Unternehmens sind nicht in Stein gemeißelt. Sie können sich je nach Markttrends und Kundenwünschen ändern. Ihre Strategie muss dementsprechend angepasst werden.
• Einblicke in die Arbeitswelt: Ihre Zeitarbeitskräfte sind eine wahre Fundgrube für Erkenntnisse aus der Praxis. Regelmäßiges Feedback von den Mitarbeitern an der Front kann Verbesserungsmöglichkeiten aufdecken.

Wie Sie vorgehen sollten:

• Festlegen von Überprüfungsterminen: Legen Sie einen regelmäßigen Überprüfungszeitplan fest, sei es alle paar Monate oder jährlich, um zu messen, wie gut Ihre Strategie funktioniert.
• KPI-Analyse: Untersuchen Sie Ihre wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs). Dazu können Projekterfolgsraten, Kosteneffizienz und Mitarbeiterzufriedenheit gehören. Treffen Sie ins Schwarze?
• Aktuell bleiben: Bleiben Sie am Puls der Branchentrends und bewährten Verfahren. Besuchen Sie Konferenzen, verschlingen Sie Fachpublikationen und tauschen Sie sich mit Gleichgesinnten aus, um auf dem Laufenden zu bleiben.
• Pflegen Sie Ihre Mitarbeiterbeziehungen: Vergessen Sie nicht, enge Beziehungen zu Ihren externen Mitarbeitern zu pflegen. Holen Sie ihr Feedback ein, nehmen Sie ihre Erkenntnisse auf und bauen Sie eine für beide Seiten vorteilhafte Beziehung auf.
• Anpassen und verbessern: Seien Sie bereit, auf der Grundlage Ihrer Erkenntnisse die Ärmel hochzukrempeln und die notwendigen Anpassungen vorzunehmen. Das kann bedeuten, dass Sie neue Prioritäten setzen, neue Tools einführen oder Ihre Einstellungs- und Einarbeitungsstrategien verfeinern.

7. Konzentrieren Sie sich auf Kosteneinsparungen ohne Qualitätseinbußen

Wenn Sie externe Mitarbeiter einstellen, wollen Sie Geld sparen, aber nicht auf Kosten der Qualität sparen.

Hier erfahren Sie, wie Sie den goldenen Mittelweg zwischen Kosteneinsparungen und erstklassiger Arbeit Ihrer externen Mitarbeiter finden:

Warum es wichtig ist, Kosteneinsparungen und Qualität in Einklang zu bringen:

• Budgetbeschränkungen: Kosteneinsparungen können sich positiv auf Ihr Endergebnis auswirken, besonders wenn Sie mit knappen Budgets arbeiten.
• Qualität ist wichtig: Aber denken Sie daran, Qualität ist das A und O. Qualitätseinbußen können zu schlampiger Arbeit und kostspieligen Fehlern führen.

Wie Sie dieses Gleichgewicht erreichen:

• Wettbewerbsfähige Preise: Bieten Sie wettbewerbsfähige Löhne an, um qualifizierte Zeitarbeitskräfte zu gewinnen. So erhalten Sie die Qualität, die Sie brauchen.
• Leistungskennzahlen: Legen Sie klare Leistungskennzahlen und Erwartungen fest. Dies hilft den externen Mitarbeitern zu verstehen, was Sie in Bezug auf die Qualität erwarten.
• Reguläres Feedback: Geben Sie Ihren Zeitarbeitskräften Feedback. Konstruktive Kritik kann ihnen dabei helfen, sich zu verbessern und so im Laufe der Zeit eine bessere Arbeitsqualität sicherzustellen.
• Kontinuierliche Verbesserung: Konzentrieren Sie sich auf die kontinuierliche Verbesserung Ihrer Strategie für Zeitarbeitskräfte. Wenn Sie Ihren Ansatz verfeinern, können Sie bessere Wege finden, um Kosten zu sparen, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.
• Qualitätskontrolle: Führen Sie Maßnahmen zur Qualitätskontrolle ein, um etwaige Probleme frühzeitig im Projekt zu erkennen und zu korrigieren. Dies verhindert kostspielige Fehler im weiteren Verlauf.

8. Verwalten Sie den gesamten Lebenszyklus der Arbeitskräfte

Effizientes Management deckt jeden Aspekt des Lebenszyklus von Kontingentarbeitskräften ab.

Diese Schritte garantieren, dass Ihre externen Mitarbeiter nicht nur einen effektiven Beitrag leisten, sondern auch einen positiven Eindruck hinterlassen, der den Weg für künftige Zusammenarbeit ebnet. Dazu gehören:

• Informierte Einstellung: Alles beginnt mit klugen Einstellungsentscheidungen. Sie wissen, welche Fähigkeiten Sie brauchen, und finden die richtigen Mitarbeiter, die diese Fähigkeiten mitbringen.
• Sanftes Onboarding: Ein reibungsloser Einarbeitungsprozess schafft die Voraussetzungen für den Erfolg. Statten Sie Ihre neuen Mitarbeiter mit den Werkzeugen und Kenntnissen aus, die sie benötigen, um hervorragende Leistungen zu erbringen.
• Periodische Überprüfungen: Überprüfen Sie regelmäßig die Leistung. Dies hilft zu verstehen, was gut funktioniert und wo Verbesserungen erforderlich sind.
• Strukturiertes Offboarding: Sorgen Sie bei Vertragsende für ein gut strukturiertes Offboarding. Dazu gehören die Abwicklung der Abschlusszahlungen, das Einholen von Feedback und die Aufrechterhaltung einer positiven Beziehung im Hinblick auf eine mögliche künftige Zusammenarbeit.

Die Verwaltung des gesamten Lebenszyklus Ihrer Mitarbeiter stellt sicher, dass Ihre externen Mitarbeiter einen effektiven Beitrag zu Ihren Projekten leisten und in gutem Einvernehmen ausscheiden, so dass die Tür für künftige Gelegenheiten offen bleibt.

Abschluss

Ein effektives Programm zur Verwaltung externer Mitarbeiter kann Flexibilität, Zugang zu speziellen Fähigkeiten und Kosteneinsparungen bieten. Durch die Integration dieser praktischen Schritte kann Ihr Unternehmen eine Strategie für zeitlich befristete Arbeitskräfte entwickeln, die perfekt auf Ihre Geschäftsziele im IT- und Technologiesektor abgestimmt ist.