Virksomhederne søger ofte efter vikarer i perioder med høj arbejdsbyrde, eller når de har brug for at udfylde specifikke kvalifikationshuller i deres team. De kan være uafhængige freelancere, konsulenter og andre midlertidigt ansatte.
I dette blogindlæg beskriver vi forskellene mellem freelancere og medarbejdere, fordele og ulemper ved at ansætte eksterne konsulenter, hvornår du skal ansætte dem, og hvor du kan finde de freelancere, du har brug for.
Forskellene mellem freelancere og ansatte
Kortere sigt – Den vigtigste forskel er, at freelancere er ansat i en begrænset periode til specifikke formål. Formålet er enten at yde ekstra hjælp i spidsbelastningsperioder, at udfylde kvalifikationshuller i arbejdsstyrken eller at levere projektspecifikke kapaciteter.
Traditionelle medarbejdere er ansat på lang sigt og giver virksomhederne andre fordele. De udvikler med tiden et indgående kendskab til en virksomhed. De er fortrolige med, hvordan den fungerer, med de væsentlige daglige og ugentlige opgaver og med branchen generelt. Virksomhederne er afhængige af denne viden og erfaring for at kunne fungere gnidningsløst.
Fordele – Eksterne medarbejdere modtager typiskikke virksomhedsfordele som f.eks. betalt ferie, sygeforsikring og pensionsbidrag. Selvstændige entreprenører og konsulenter vil normalt tage højde for omkostningerne ved disse nødvendigheder, når de fastsætter deres priser.
Skatter – Fastansatte er typisk afhængige af, at arbejdsgiverne trækker lønsumsafgifter fra deres løn. En midlertidig ansat er helt ansvarlig for sine skatteforpligtelser.
Klassificering – Regeringerne har love om ansættelse og klassificering af midlertidige arbejdstagere. Disse love og bestemmelser findes for at mindske risikoen for arbejdstagernes ansættelsesforhold og bestemme en arbejdstagers passende skattemæssige status.
Fordelene ved vikaransatte medarbejdere
De kan spare penge – Virksomhederne behøver typisk ikke at give konsulenter personalegoder som sygeforsikring og betalt fri. Eksterne konsulenter får et aftalt beløb for et defineret arbejdsområde, inden deres kontrakt begynder.
Giver fleksibilitet – De ansatte er kun ansat, når det er nødvendigt, hvilket giver virksomhederne fleksibilitet til at udvide eller reducere deres team i overensstemmelse hermed.
Kortere ansættelsesproces – Mens det kan tage måneder at finde, interviewe og screene fuldtidsansatte medarbejdere, er det meget hurtigere at finde og ansætte en ekstern konsulent. Virksomhederne kan nemt finde dem via online-markedspladser, bemandingsbureauer eller konsulentfirmaer.
Muliggør hurtig opstart – Freelancere har brug for en vis introduktion og orientering, men kun om forhold, der er direkte relateret til deres opgave, i modsætning til fastansatte medarbejdere, som har en længere introduktions- og introduktionsproces.
Ingen uddannelse er nødvendig – Freelancere ansættes normalt også på grund af deres færdigheder og viden, så de behøver heller ikke at bruge tid på uddannelse. De er i stand til at komme i gang og få tingene til at fungere med det samme.
Enklere HR-processer – Arbejdsgiverne er typisk ikke ansvarlige for en vikaransattes lønsumsafgifter, pensionsbidrag og andre opgaver i HR-afdelingen, der er forbundet med fuldtidsansatte.
Ulemperne ved vikaransatte medarbejdere
Tilgængelighed – Ligesom med at finde faste medarbejdere kan det være en udfordring at finde de rette talenter til at tilføje til din eksterne arbejdsstab. De kan være optaget af et andet projekt, hvilket betyder, at du bliver nødt til at vente – til skade for dit projekt – eller fortsætte din søgning.
Eksponerede data og sikkerhed – Eksterne konsulenter vil sandsynligvis have adgang til virksomhedsdata, hvoraf nogle kan være fortrolige. Denne risiko kan minimeres ved at sikre, at virksomhedens data forvaltes sikkert. Disse midlertidige medarbejdere bør også have ordentlige onboarding-, offboarding- og forvaltningsprotokoller for at sikre datasikkerheden.
Ubehagelig teamdynamik – Korttidsansatte medarbejdere vil ikke have haft tid til at knytte bånd til det team, de arbejder sammen med, eller lære deres arbejdsstil. En midlertidig ansat kan føle sig som en outsider, og der kan opstå nogle misforståelser og forsinkelser på grund af dårlig kommunikation.
Men hvis man tager bevidste skridt til at integrere eksterne konsulenter i arbejdsgruppen, kan produktiviteten forbedres betydeligt.
Fragmenteret ledelse – Afdelingsledere har ofte til opgave at lede deres eksterne konsulenter uden at have en sammenhængende strategi på plads. Dette kan skabe ineffektive onboarding- og offboarding-processer, forsinkede betalinger, overforbrug, manglende overholdelse af reglerne og dårlige resultater.
Virksomheder, der trives med et stort antal kontraktansatte, bruger leverandørstyringssystemer eller VMS til at styre deres eksterne medarbejdere effektivt.
Separat ledelsesstrategi – Styring af eksterne konsulenter kræver en anden ledelsestilgang. Det er ikke meningen, at ledere skal overvåge, lede eller kontrollere freelancere. De kan kun angive det forventede resultat af arbejdet, men ikke hvordan arbejdet udføres. Præstationen bør måles på grundlag af KPI’er, der er defineret specifikt for eksterne medarbejdere.
Hvornår skal man ansætte freelancere
For at imødekomme spidsbelastningsperioder – Hvis din virksomhed har regelmæssige stigninger og fald i efterspørgslen efter arbejdskraft, giver det mening at overveje at ansætte midlertidigt personale.
For at erstatte fastansatte – Når vigtige fuldtidsansatte medarbejdere er væk i længere perioder, f.eks. på grund af syge- eller barselsorlov eller en længere ferie, kan virksomheder overveje at ansætte freelancere til at dække for dem.
Til at gennemføre midlertidige eller engangs-projekter – Freelancere og faglærte medarbejdere er gode muligheder, især i forbindelse med uregelmæssige forretningsbehov og kortvarige projekter.
Hvor finder man vikarer?
Du kan enten søge gennem profiler på markedspladser og platforme for at finde den ekspert, du har brug for. Som et alternativ kan du skrive midlertidige stillinger med detaljerede beskrivelser af projektet og den ekspertise, der er brug for.
Onsiter er en online markedsplads, der er specielt til at finde højt kvalificerede uafhængige entreprenører inden for IT og business i Skandinavien og andre dele af Europa. De har et gratis cloud-baseret leverandørstyringssystem kaldet Onsiter VMS, som giver brugerne mulighed for at finde og administrere deres midlertidige arbejdskraft. Brugere af Onsiter VMS vil kunne få detaljeret indsigt i præstationer og omkostninger, automatisere arbejdsgange og få adgang til værktøjer, der kan hjælpe dem med at reducere udgifterne.
Konsulentbureauer – Konsulentbureauer leverer kontraktansatte medarbejdere og direkte ansatte talenter, men der findes også bureauer og konsulentfirmaer, der fokuserer på uafhængige kontraktansatte.
Right People Group hjælper virksomheder med at finde uafhængige it-konsulenter og -freelancere og sparer dem for den tid og de kræfter, det kræver at finde de rette talenter. De tilbyder også MSP-tjenester (Managed Service Provider) til virksomheder, der har brug for hjælp til at finde, ansætte og administrere uafhængige kontrahenter. Right People Group fokuserer på de lande, hvor de opererer, nemlig Danmark, Sverige, Norge, Finland, Tyskland, Italien, Spanien og Tyskland.
Onlinefællesskaber – Rekruttering fra onlinefællesskaber for kvalificerede eksterne konsulenter kan være ukonventionelt, men kan være yderst effektivt. Virksomheder, der har brug for talent hurtigt, som denne virksomhed, har med succes fundet de it-talenter, de havde brug for, hurtigt fra onlinefællesskaber som Hacker News, Reddit og GitHub.
