Sådan skaber du en hybrid arbejdsplads: En guide i 7 trin

Med fremkomsten af den digitale tidsalder er der sket en stigning i fjernarbejdsmuligheder, og en af dem er et hybrid arbejdsmiljø eller hybridkontor, en fleksibel arbejdspladsmodel, der er designet til at understøtte en distribueret arbejdsstyrke med både medarbejdere på kontoret og fjernarbejdere. En hybrid arbejdsmodel er den bedste måde at styre talent og ressourcer på for mange organisationer, da medarbejderne kan vælge det arbejdssted, der er mest befordrende for arbejdet.

Hvis du er ved at skabe eller overvejer at skifte til en hybrid arbejdspladsstrategi, er her syv trin, der kan hjælpe dig med at komme i gang:

1. Definer dine mål

Det første skridt til at skabe en hybrid arbejdsplads er at definere din virksomheds specifikke behov. Hvilke forretningsmål håber du at opnå? Vil du øge produktiviteten? Reducere de faste omkostninger? Øge arbejdsglæden for at tiltrække og fastholde de bedste talenter? Når du har defineret din virksomheds behov, kan du begynde at finde ud af, hvilken type hybridmodel der passer bedst.

Hvis du overvejer at gå over til en hybrid arbejdsplads, skal du tage hensyn til dine nuværende medarbejderes behov. Hvad vil de have ud af en hybrid arbejdsplads? Sørg for, at dine mål stemmer overens med deres behov for at skabe en vellykket overgang.

2. Vurder din arbejdsstyrke

Ikke alle medarbejdere vil passe til en hybridmodel. Nogle foretrækker måske strukturen og støtten på en lokal arbejdsplads, mens andre trives bedst i en mere fleksibel fjernarbejdsplads. Det er vigtigt at gennemføre medarbejderundersøgelser, så du kan finde ud af, hvilken model der passer bedst til dit team.

Nogle spørgsmål, du kan stille dit team:

• Føler du dig produktiv, når du arbejder på afstand?

• Har du svært ved at fokusere på arbejdet, når du bliver distraheret derhjemme?

• Foretrækker du faste arbejdstider eller et mere fleksibelt skema?

• Arbejder du bedre i teams eller selvstændigt?

Når du har indsamlet denne feedback, kan du begynde at formulere en plan for din hybride arbejdsplads.

3. Design din egen hybride arbejdsplads

Der findes ikke en model for en hybrid arbejdsplads, der passer til alle. Den model, du vælger, skal være baseret på din organisations specifikke behov. Der er dog tre almindelige hybridarbejdspladser:

1. Fjern-først-modellen

I denne type hybridarbejdspladsmodel får nogle medarbejdere mulighed for at arbejde eksternt på fuld tid og kun meget sjældent komme ind på kontoret efter behov. Andre medarbejdere vil vælge at arbejde fra kontoret på fuld tid. Denne model er velegnet til virksomheder, der ansætter medarbejdere, som bor betydeligt længere væk fra deres kontor, f.eks. i en anden stat eller et andet land, eller som simpelthen foretrækker ikke at pendle til arbejde.

2. Den fleksible fjernarbejdsmodel

Flekstidsmodellen giver medarbejderne mulighed for at arbejde på kontoret nogle få dage om ugen og arbejde hjemmefra resten af arbejdsugen. Denne type hybrid arbejdsplads anvendes af organisationer, der er åbne over for at lade medarbejderne vælge deres egne skemaer, så længe de opfylder minimumskravene til antal timer. Denne model er bedst for organisationer med medarbejdere, der har uregelmæssige skemaer eller har brug for mere fleksibilitet.

3. Modellen med kun fjernarbejde

I denne type hybridarbejdspladsmodel arbejder alle medarbejdere eksternt, og der er ingen fysiske kontorer at arbejde fra. Denne model er velegnet til virksomheder med en fuldt distribueret arbejdsstyrke. Medarbejdere i denne model har en tendens til at være selvstændige og uafhængige.

3. Overvej et fleksibelt skema

Du og dine medarbejdere kan være mere produktive, hvis I har et fleksibelt skema. Det betyder, at folk kan arbejde, når de vil, så længe arbejdet bliver gjort. Det kan også være en fordel for medarbejdere, der har svært ved at fokusere derhjemme eller foretrækker mere strukturerede arbejdstider.

Når man laver et fleksibelt skema, er der et par ting, man skal huske på:

• Start med kernearbejdstiden: Begynd med at lave en kernetid, eller det tidspunkt, hvor alle fjernmedarbejdere skal være tilgængelige. Det sikrer, at der er et vist overlap til samarbejde og kommunikation.

• Giv mulighed for fleksibilitet: Når kernetiden er fastlagt, skal du give medarbejderne mulighed for at vælge deres skemaer inden for disse timer. Det kan gøres ved hjælp af et planlægningsværktøj eller blot ved at kommunikere.

• Definér klare forventninger: Sørg for at kommunikere forventninger til både kontor- og fjernarbejde. På den måde ved medarbejderne, hvad der forventes af dem, og de undgår forvirring.

• Agilt kontordesign: For at imødekomme et hybrid arbejdsmiljø kan du overveje at implementere et agil kontorplads. Det giver mulighed for mere fleksibilitet og samarbejde mellem medarbejderne.

4. Opsæt effektive kommunikationskanaler

Med en hybrid arbejdsstyrke er effektiv kommunikation nøglen. Medarbejderne skal kommunikere med hinanden, uanset om de er på eller uden for kontoret. Der er et par forskellige måder:

• Opsæt et chatsystem somSlack eller Microsoft Teams. Disse systemer giver medarbejderne mulighed for at kommunikere med hinanden i realtid, uanset hvor de er.

• Overvej videokonferencer: Brug videokonferencerum til teammøder, en-til-en-møder og anden kommunikation. På den måde kan kontormedarbejderne se hinandens ansigter og kropssprog, hvilket gør kommunikationen mere effektiv.

• Opretet intranet: Opret et virksomhedsintranet, hvor medarbejderne kan få adgang til virksomhedsoplysninger, dokumenter og politikhåndbøger. Det er en god måde at holde alle på samme side og sikre, at alle har de nødvendige oplysninger.

5. Fremme samarbejde

Hvis medarbejderne skal være produktive i en hybrid arbejdsmodel, skal de føle, at de arbejder sammen som et team - også selvom de ikke befinder sig i det samme fysiske rum. Der er et par måder, du kan fremme samarbejdet mellem fjernarbejdere på for at skabe et produktivt kontormiljø:

• Tilskynd medarbejderne til at holde "virtuelle kaffepauser", hvor de kan snakke med deres kolleger online.

• Brug projektstyringssoftware til at holde alle på samme side

• Lav regelmæssige check-ins med medarbejderne for at se, hvordan det går.

6. Forbedr medarbejdernes oplevelse

En god arbejdsplads handler ikke kun om det fysiske miljø. Det handler også om de mennesker, der arbejder der, og deres oplevelse. Forbedring af medarbejdernes oplevelse bør være et centralt fokus for enhver organisation, uanset om de arbejder helt eksternt eller har en hybridmodel.

Der er mange måder at forbedre medarbejderoplevelsen på, men nogle af de vigtigste er

• Skab en følelse af fællesskab: Dette kan gøres gennem initiativer som sociale arrangementer, mentorprogrammer og medarbejderressourcegrupper for eksterne deltagere.

• Fremme af udvikling: Giv medarbejderne mulighed for at vokse i deres karriere gennem uddannelses- og udviklingsprogrammer.

• Øg dendaglige produktivitet: Sørg for, at medarbejderne har de nødvendige ressourcer til at udføre deres arbejde effektivt, herunder den rigtige teknologi.

Ved at forbedre medarbejderoplevelsen vil du ikke kun tiltrække og fastholde de bedste talenter, men du vil også opleve et løft i produktivitet og engagement.

7. Evaluer og juster

Når du har implementeret din hybride arbejdsmodel, er det vigtigt at evaluere, hvordan den fungerer, og foretage ændringer efter behov med hensyn til personligt arbejde eller fjernarbejde. Det vil hjælpe dig med at sikre, at din arbejdsplads opfylder dine medarbejderes og din virksomheds behov. Nogle af aktiviteterne vil omfatte:

• Spørge medarbejderne regelmæssigt for at få feedback på deres oplevelse

• Sporing af parametre som produktivitet og engagement

• Analyse af data fra dit HR-system

• Møde med ledere for at diskutere, hvordan hybridmodellen fungerer i deres teams

Det er en løbende proces at foretage ændringer i din hybride arbejdsmodel. Regelmæssig evaluering og justering kan sikre, at din arbejdsplads altid udvikler sig, så den opfylder din virksomheds behov og medarbejdernes engagement.

Konklusion

Nu hvor du ved, hvordan du skaber en hybrid arbejdsplads, er det tid til at implementere din plan. Husk, at der ikke findes en løsning, der passer til alle - det, der fungerer for én virksomhed, fungerer måske ikke for en anden. Prøv dig frem for at finde ud af, hvilken kombination af fjernarbejde og arbejde på stedet, der fungerer bedst for din virksomhed. Og husk at være fleksibel - når verden fortsætter med at ændre sig, vil den måde, vi arbejder på, også gøre det.

Den hybride arbejdsplads er fremtidens arbejde. Ved at kombinere de bedste aspekter af både fjernarbejde og arbejde på stedet kan virksomheder skabe en mere produktiv, engageret og glad arbejdsstyrke.

Har du nogle tips til at skabe en succesfuld hybrid arbejdsplads? Del dem med os i kommentarfeltet.