Intranät implementeringar – fråga experten

Intranät spelar fortfarande en viktig roll för att underlätta effektiv kommunikation i stora organisationer – men bara om de är byggda med ett tydligt syfte och implementerat framgångsrikt och använt som avsedda i företaget.

I denna intervju delar senior IT-projektledaren Lennart Jensen insikter från sina många intranätprojekt, och hur moderna intranät kan bidra till mer effektivare interna kommunikationsflöden i organisationen. Vi har ställt frågor till Lennart som fokuserar på både de praktiska aspekterna av planering och implementering av intranät, fallgropar att undvika och hans tankar om intranätets framtid.

Lennart har över två decennier av erfarenhet inom IT där hans kärnområden är kunskapshantering, samarbete och intranät. Lennart har huvudsakligen arbetat som extern projektledare för stora internationella företag, där han hjälpt olika organisationer med nödvändig rådgivning och vägledning för att uppnå större effektivitet på olika avdelningar och nivåer i organisationen.

Titta på videon eller läs den skriftliga versionen nedan.

1.  Vänligen presentera dig

Jag har arbetat med IT i över 20 år nu och mest av tiden har jag arbetat med kunskapsledning, samarbete, intranät och aspekterna av det. Jag har alltid arbetat i stora globala organisationer distribuerade över hela världen. Jag har också arbetat med team som har arbetat runt om i världen, så som i Danmark, USA, Tjeckien, Indien, och som både har team och anställda som arbetat runt om världen men också arbetat med outsourcingpartners i både närområde och offshore. Min bakgrund är inom IT och det är det jag älskar. Men jag har även tagit en examen i affärssidan för att förstå båda sidor. Det är trevligt att kunna översätta vad de två delarna säger eftersom det kan vara svårt ibland.

2. Vad anser du är de största affärsmässiga fördelarna när man siktar på en intranätsimplementering?

Det finns tre huvudsakliga fördelar som intranät köper in till. Den första är kommunikation genom att ha en kommunikationsplattform där du kan nå organisationen snabbt och effektivt och med vilken kommunikation som helst. Det kan vara kommunikation som organisationsförändringar, strategiska riktningar, svar på externa händelser där organisationen behöver veta hur man ska reagera på detta. Och det är också den mindre dagliga kommunikationen som nya anställningar och det kan till och med vara vad som blir till lunch i matsalen. Och en av de riktigt bra sakerna med intranät jämfört med mejl är att du får tvåvägskommunikation. Så inte kan du bara kommunicera informationen, men du kan även tillåta personer att svara, ställa frågor, och få dialogen att gå och det är en mycket stark intranätspunkt.

Det andra affärsvärdeområdet jag ser är kunskapssamarbete. Intranätet kan vara en plattform för att säkerställa samarbete över hela organisationen och göra en punkt för att peka på att samarbeta och kunskapsdelning där kompetenser kan vara och även stödja det. Idag går fler företag ifrån att vara toppdrivna. Vi är mer som en nätverksorganisation och då kan ett samarbetsintranät verkligen stödja den här resan att människor är direkt kopplade till de som kan hjälpa dem göra sitt jobb och bidra med de kompetenserna.

Det tredje området jag ser är ett uppgiftsbaserat intranät där du gör alla uppgifter som personer gör, det kan vara tidsillustration, det kan vara godkännande av dokument, det kan vara förbättring av fakturor – vad du än behöver göra regelbundet. Ett intranät kan vara en förutsättning av det och det kommer, självklart, hjälpa till att driva effektivitet och leveranshastigheten i organisationen.

Och naturligtvis har de flesta intranät ett fokus men täcker också andra saker och över tiden kan du även i intranätet täcka alla områden.

“Du behöver ha personer med starka visuella kompetenser och användbarhetskunskaper eftersom du behöver ha ett tilltalande intranät“

– Senior Projektledare, Lennart Jensen

3.  Det verkar som om dessa fördelar är mer eller mindre immateriella; Hur hanterar du att ha så många immateriella fördelar som en del av fördelarna med ett affärsfallperspektiv?

Du har rätt att det finns många immateriella fördelar i ett intranätprojekt. Enligt min erfarenhet, ska du förmodligen inte försöka att skapa dem eftersom ett intranät är anslutningsinfrastruktur eller informationsinfrastruktur. Det möjliggör en hel del saker, men det gör egentligen inga bottenfördelar på egen hand. Du kan säga att om du för ett uppgiftsbaserat intranät så får du lite effektivitet och det kan vara ett minskat antal timmar i organisationen. Om du inte är villig att avskeda människor så är det i alla fall fördelar. Så min rekommendation skulle vara att försöka rättfärdiga intranätprojekt som en investering som möjliggör och tillåter andra saker. Och det kräver förmodligen att du har ett mycket bra inköp från en högre seniorledningsnivå för att göra detta.

4.  Hur uppstår behovet av ett nytt intranät och dess funktioner inom organisationen?

De flesta intranät jag har sett har startats av företagets kommunikationsavdelning, eftersom VD eller hösta chefer säger: “Vi behöver en plattform där vi kan kommunicera med organisationen. Det är för svårt, det är för svårt att få våra meddelanden ut till organisationen. Var vänlig och skaffa en plattform där vi enkelt kan göra det. “Jag har sett intranät som drivits av kommunikationsavdelningen, men jag tror också att HR spelar en stor roll eftersom det verkligen spelar in i den anställdes del av organisationen. Så, HR spelar en nyckelroll och då naturligtvis även IT eftersom du behöver ha IT-plattformen igång.

Jag tror att de tre är normalt de som jag har sett representerade i styrkommittéerna och som företagsledare. Men det beror givetvis på vad visionen är och vad vi försöker göra med intranätet.

“Rättfärdiga intranätprojektet som en investering som möjliggör och tillåter andra saker“

– Senior Projektledare, Lennart Jensen

5. Baserat på din erfarenhet, vilka är de största riskerna som du normalt ser i projekten?

Jag tror att vi bara har berört en av dem eftersom att inte ha en immateriell fördel är en risk. Kan du även få projektet rättfärdigat utan det? Det beror självklart på organisationen. Jag tror också att det är en risk att du kan göra mycket med intranät – kommunikation, samarbete, kunskapshantering, uppgiftsstyrd och så vidare. Och om du försöker göra allt så slutar du normalt med ett dåligt genomfört intranät. Så det är definitivt i fara i sådana projekt. Vi måste fokusera och du behöver veta vad du vill göra, och du måste hålla fast vid det. Om möjligt, utveckla en färdplan som tydligt illustrerar vad du gör, och då kommer du inte göra något annat i det första projektet.

Sen så ser jag också en risk i välfungerande intranät. Med dem tror vissa människor att de är ett engångsprojekt, men det är det inte. Det är en lång resa och jag har sett fall där mycket trevliga projekt uppsättas, mycket trevliga intranät har byggts, men finansieringen, styrningen och kompetensen i organisationen var inte där för intranätets fortsatta engagemang, och då dör det. Jag tror att det här är avgörande tidigt i finansieringen för intranätets långsiktiga utveckling. Kompetenserna i organisationen måste också vara på plats tidigt, annars är det en stor risk.

“Jag tror att intranät kommer att möjliggöra och ytterligare öka tillgängligheten och göra det möjligt för människor att alltid följa vad som händer i organisationen“

– Senior Projektledare, Lennart Jensen

6.  Inom de organisationer som du har sett, var är finansieringen tilldelad? Är det ursprungligen en del av budgeten för företagskommunikation?

Normalt kommer finansieringen från två delar. En är genomförandeprojektet och det finansieras normalt av IT. Och sedan är det innehållssidan eftersom du även måste ha resurser för att bygga innehållet. Du måste ha alla dessa strukturer igång och det finansieras normalt av företagskommunikation eller av det företag som äger intranätprojektet. Och om du inte har båda sidorna på plats lyckas du inte, eftersom plattformen i princip bara är ett tomt skal. Om du inte har resurser för att tillhandahålla innehållet är värdet lågt. Det finns förmodligen inte alls. Det här är också en risk för att du borde vara medveten om att du ofta får finansiering från IT-sidan och då är allt bra men då inser du senare att vi inte har tillräckligt med finansiering på affärssidan. Det måste vara på plats. Finansieringen på båda sidor måste göras samtidigt i grunden – utan affärsfinansiering, spendera inte IT-pengarna.

7.  Finns det andra viktiga punkter när det gäller att mildra de viktigaste riskerna som du bedömer är avgörande?

Jag tror också att säkerställa anpassningen över hela verksamheten och IT är en viktig del. Det finns en betydande risk om det inte finns någon anpassning mellan möjliga IT-plattformar och affärsbehoven. Du riskerar att ha en bra plattform som inte stöder affärsbehovet, eller så har du en IT-plattform som verksamheten inte förstår hur man utnyttjar i sin fulla omfattning. Att få en bra anpassning över IT i verksamheten är mycket viktig både på projektgruppsnivå och att få människor att arbeta tillsammans och ha en gemensam förståelse.

Kommunikationspersoner och IT-personer kommer ofta med mycket olika tankesätt och olika färdigheter och du måste få dem att förstå varandra och arbeta tillsammans både på projektnivå men också på ledningsnivå. Jag skulle definitivt rekommendera att styrkommittén består både av affärsägarna och av IT. Normalt är det företagskommunikation, HR och IT som står i styrkommittén. Ibland kan du ha RD-avdelningen och marknadsavdelningen beroende på vad det är du gör, men med intranätet.

På tal om organisationen, jag har sett intranät där du bara har bildat teamet på företagets huvudkontor. De som sitter på huvudkontoret kommer att göra intranätet och de kommer att gå ut och in i världen och säga: se vad vi har gjort. Du får inte folk ombord genom att göra det. Du måste ha representanter från den globala organisationen som ingår i intranätet. Om de sitter runt om i världen är det svårt att göra det varje dag. Men du kanske kan göra en referensgrupp och bjuda in dem till vanliga kurser, men se till att du vet att du har en organisation som byggdes för att också lyssna på behoven – de dagliga behoven hos organisationen runt om i världen.

REDAN EN KONSULT? FÅ NYA UPPDRAG VIA MEJL!

8.  Vad anser du att den rätta blandningen av resurser för att lyckas med intranät är?

Det finns tre huvudtyper av kompetenser du behöver ha. En är att du måste ha personer med starka visuella färdigheter och användbarhetskunskaper eftersom du behöver ha ett tilltalande intranät. Första intryck spelar roll här. Och du behöver också ha någon som kan se till att du får rätt navigationsstruktur som är organiserad och utformad på ett mycket användarvänligt sätt.

Du behöver ha personer som förstår innehåll och hur innehållet är strukturerat – hur skapar vi nyheter som är tilltalande och intressanta att läsa eftersom det är en vetenskap i sig. Då måste du naturligtvis ha personer som har tekniska färdigheter och som kan sätta upp plattformen. Det är viktigt att veta att du behöver människor som är starka i dessa områden, men du vill inte ha folk som har svårt att se över en annan sak.

Vi talar ofta om T-profilen så att du har en djup kunskap om något men du har också en viss förståelse för andra områden, och du vill att dessa människor ska vara en del av projektet eftersom du behöver människor som kan och kommer att förstå och sympatiserar med inte bara deras eget område utan också de andra områdena. På så sätt får du en bra blandning med tanke på den tekniska delen, innehållsdelen och slutanvändardelen.

9. Efter att ha nämnt arbete med ett globalt lag; vad är för dig de viktigaste erfarenheterna av att göra globalt teamarbete framgångsrikt för att implementera ett intranät?

Det viktigaste är ägande eftersom du har ett virtuellt team, så du måste se till att alla känner att de är en del av att äga projektet och att det också hör till dem. Och du måste få dem att känna sig bemyndigade så att de också kan påverka hur projekten utförs och resultatet av intranätet som du levererar i slutändan.

Enligt min erfarenhet, att göra det, måste du först samarbeta tidigt i projektet och spendera lite tid på att sätta upp spelfälten, så att säga, och att du hela tiden arbetar med status så att du måste ser till att du regelbundet arbetar med virtuell tankegång under hela projektet. Det betyder att om du har veckovisa statusmöten eller om du har dagliga möten gör du dem virtuella. Människor kan vara där även om de sitter runt om i världen. Jag menar små saker, som vid rätt tidpunkt på dagen. Du måste schemalägga det på en tid den dag som passar alla, inte bara de som sitter i Danmark. Jag har varit med om en del av projekt där hade stå-möten klockan 23.30 på kvällen eftersom vi behövde involvera människor från Australien, USA och Danmark samtidigt.

Så du måste tänka på de små sakerna så alla känner att de är en del av projektet även om de sitter runt om i världen.

“Du kan inte bara kommunicera information, men också tillåta människor att svara, ställa frågor och få dialogen att gå“

– Senior Projektledare, Lennart Jensen

10. Vilken är din övergripande erfarenhet av olika tekniska plattformar?

Jag har arbetat med ett antal olika plattformar. På 90-talet var det Lotus Notes som då var ett mycket bra verktyg. Då bytte vi till en annan portal och arbetade några år på SAP-portalen också. Och nu är det väldigt mycket SharePoint som är sorten av dagens smak. Jag tror att de alla har starka punkter och svaga punkter.

Jag tycker totalt sett att det är viktigt att du väljer en plattform som passar väldigt bra till IT-plattformen eftersom du vill utnyttja styrningsstrukturerna. Du vill utnyttja de befogenheter du har på en befintlig plattform i stället för att försöka skapa något själv. Då vill du ha något flexibelt både när det gäller gränssnitt och integrering med andra plattformar men också flexibelt i den meningen att du enkelt kan göra kontinuerliga ändringar på intranätet, eftersom ett intranät behöver utvecklas över tiden. Enligt min erfarenhet gör SharePoint det här mycket snyggt. Jag tycker att det är mer lämpat för den typen av saker. Jag arbetade lite med SAP-portalen och jag tror att SAP-portalen har många starka punkter men det är nog mer inriktat på vad du gör på ERP-plattformen där du stödjer stora produktionsprocesser och om du misslyckas är påverkan väldigt stor. Och det innebär att distribueringsprocesser och förändringsprocesser ibland är lite stela och det passar inte bra på intranätet.

Då behöver du också en plattform som kan integrera några av de sociala medierna som kommer som Yammer, och några av dessa plattformar som gör samarbetet och det sociala samarbetet. De måste se över detta eftersom det också är väldigt mycket framtiden av intranät.

“Se till att alla känner att de ingår i att äga projektet och att det också hör till dem“

– Senior Projektledare, Lennart Jensen

11. Hur ser du tekniken i denna fråga utvecklas inom de närmaste fem åren?

Under de kommande fem åren ser vi förmodligen två stora trender. En är att intranäten kommer att gå mer in i molnet, vara mer molnbaserade eftersom du behöver ha större tillgänglighet. Du vill inte vara begränsad av företagets brandvägg för att komma åt intranätet – du kommer att vilja komma åt det var som helst. Och även för att intranät kommer mer och mer att gå ihop med några av de sociala verktygen som vi ser där ute eftersom linjerna mellan arbetslivet och privatlivet blir mer suddiga. Så intranät kommer mer slås samman med verktyg som Facebook, Twitter, Yammer eller vad du än använder i ditt personliga liv. Du vill verkligen ha intranät där ute där du kan göra dessa saker. Jag tror att det är en trend vi ser.

Den andra är att vissa delar av intranätet blir mobila. Jag har sett några intranät där vi har byggt ett helt intranät som en app och det kan fungera i vissa fall men jag tror i de flesta fall att det är för dyrt helt enkelt eftersom att bygga en app för ett intranät kommer med an rätt så hög kostnad. Jag tror mer att vi ser att vissa specifika områden i intranätet som en nyhetskanal eller att en specifik funktion är byggda som en app och då kommer intranätet som helhet att vara en webbaserad webbsida som är avsedd att användas mobilt.

Jag tror att vi kommer att se dessa två trender och jag tror att båda kommer att stödja och driva mot det vi som anställda vill, vi vill inte vara begränsade för att vi är på arbetsplatsen eller på privat plats och det betyder också att vi kan gå mobilt och molnbaserat. Det blir också lättare att nå de anställda som är mer löst knutna till organisationen. Det kan vara säsongsarbetare, eller det kan vara externa som jag själv, att du kanske inte vill ge ett fullskaligt användarkonto, men du vill fortfarande att de ska kunna veta vad som händer och ge dem tillgång till vissa verktyg genom intranätet.

12.  Om du ska sammanfatta denna utveckling som för närvarande går, vilka affärsmässiga fördelar tror du att den tekniska utvecklingen kommer att möjliggöra under de närmaste fem åren?

Jag tror att intranät kommer att möjliggöra och ytterligare öka tillgängligheten och göra det möjligt för människor att alltid följa vad som händer i organisationen – att göra sina dagliga uppgifter trots att de inte är inloggade. Jag tycker att det är en del där fördelarna stöds. Jag tror att en annan del också är den samarbetsparten att ditt privata nätverk och företagsnätverk kommer att sammanfoga mer och mer tillsammans, och du kommer att börja använda det smidigt. Detta kommer också att stödjas av den inriktning som intranät tar.