Intranetimplementering – 12 spørgsmål til eksperten

Intranettet spiller stadig en vigtig rolle i at skabe effektiv intern kommunikation i store organisationer – men kun hvis det er bygget med et klart formål, bliver implementeret korrekt og bruges efter hensigten i virksomheden.

I dette interview fortæller senior IT-projektleder Lennart Jensen om sine mange erfaringer med intranetimplementeringer, og hvordan det moderne intranet kan bidrage til mere effektive og strømlinede kommunikationsstrømme internt i organisationen. Vi har stillet Lennart en lang række spørgsmål, der bl.a. fokuserer på de praktiske aspekter af implementeringen af et intranet, faldgruber man bør undgå og hans tanker omkring intranettets fremtid.

Lennart Jensen har over 20 års erfaring inden for IT, hvor hans centrale arbejdsområder har været knowledge management, samarbejde og intranettet. Lennart har primært arbejdet som ekstern projektleder for store internationale virksomheder, hvor han har hjulpet forskellige organisationer med den nødvendige rådgivning og vejledning til at opnå større effektivitet på tværs af afdelinger og niveauer i organisationen.

Se videoen eller læs hele interviewet nedenfor.

1. Præsentér venligst dig selv

Jeg har arbejdet med IT i mere end 20 år nu, men har for det meste af tiden haft mit fokus på knowledge management, samarbejde og intranettet. Jeg har altid arbejdet i store globale organisationer, hvor organisationen har været distribueret over hele verden. Jeg har også arbejdet med teams, der har arbejdet rundt omkring i verden, f.eks. i Danmark, USA, Tjekkiet og Indien, men har også arbejdet med outsourcing-partnere både nearshore og offshore.

Min baggrund stammer fra IT, da det er det, jeg lever og ånder for. Men jeg har valgt at udvide min horisont med et speciale i den mere forretningsmæssige del af intranetimplementeringer. På den måde har jeg lettere ved at forstå det tekniske og forretningsaspektet, da jeg nu kan oversætte, hvad de to dele fortæller mig, når man skal foretage en intranetimplementering, da det kan være vanskeligt nogle gange.

2. Hvad tænker du er de største forretningsmæssige fordele ved en intranetimplementering?

Intranettet har tre centrale fordele. Den første er kommunikation i form af en kommunikationsplatform, hvor du hurtigt og effektivt kan nå ud til alle dele af organisationen uanset hvilken type kommunikation, du vælger at tage i brug. Det kan være kommunikation i form af organisatoriske ændringer i organisationen, nye strategiske tiltag, tilbagemelding på eksterne begivenheder, hvor organisationen skal vide, hvordan den skal reagere herpå. Men det har også sine fordele ved de lidt mindre krævende former for kommunikation, f.eks. nye jobopslag eller informationer omkring kantinens frokostmenu. En af de helt centrale fordele ved intranettet i forhold til e-mail er, at du opnår tovejskommunikation. På den måde kommunikerer du ikke kun information ud, men du gør det muligt for alle ansatte at svare, stille spørgsmål og starte en dialog med hinanden, og det er en meget stærk pointe ved intranettet.

Den anden forretningsfordel er samarbejdet om vidensdeling. Intranettet kan være en platform, der sikrer samarbejde på tværs af organisationen, hvor det guider hver enkel ansat i retning af de korrekte kompetencer. I dag bevæger flere virksomheder sig væk fra at være topdrevne, hvor de fleste store virksomheder udvikler sig mere i retningen af en netværksorganisation. Et samarbejdsintranet kan virkelig støtte denne rejse ved at alle ansatte er direkte forbundet med hinanden og de personer, der kan hjælpe andre i organisationen med at udføre deres arbejde, og derved bidrage med de korrekte kompetencer.

Den tredje fordel ved at implementere et intranet i dag er, at man får et mere opgavebaseret intranet, hvor man kan integrere alle processer, der forekommer i organisationen. Det kan være alt fra tidsillustrationer, dokumentgodkendelse, forbedring af fakturaer – eller hvad ellers du og dine ansatte foretager sig på daglig basis. Et intranet kan være en forudsætning for dette, og det vil naturligvis hjælpe med at skabe en mere effektiv og forstærket levering af arbejde i alle led i organisationen.

Selvfølgelig har intranettet ikke kun ét fokus, men kan dække mange forskellige elementer i virksomheden, og over tid kan du selv integrere flere forskellige dele af organisationen i intranettet.

“Man bliver nødt til at have folk med stærke visuelle færdigheder og sans for brugervenlighed for at skabe et indbydende intranet“

– Senior Projektleder, Lennart Jensen

3. Det lyder til, at disse fordele er mere eller mindre uhåndgribelige. Hvordan håndterer man at have så mange uhåndgribelige fordele ift. et forretningsmæssigt synspunkt?

Du har ret i, at der er mange uhåndgribelige fordele ved et intranetprojekt. I min optik er det vigtigt man ikke forsøger at finde eller skabe dem, da et intranet fungerer ligesom informationsinfrastruktur. Det åbner op for en masse muligheder i organisationen, men på egen hånd formår det egentlig ikke selv at skabe nogen mærkbare fordele. Man kan sige, at hvis man laver et opgavebaseret intranet, så opnår du en form for forbedret effektivitet i form af færre arbejdstimer i organisationen. På den måde er der stadig fordele forbundet med intranettet, men i dette tilfælde selvfølgelig kun hvis du er villig til at opsige bestemte ansatte. I den forbindelse går min anbefaling på at se intranetprojektet som en livslang investering, der skaber en masse nye muligheder i organisationen. Og for at starte intranetprojektet kræver det nok, at man har et godt buy-in fra et af de højere led i organisationen.

4. Hvordan opstår behovet for et nyt intranet og dets funktioner i organisationen?

De fleste intranet jeg har været vidne til, er blevet igangsat af virksomhedens kommunikationsafdeling på baggrund af topledelsen, der har sagt ”Vi har brug for en platform, hvor vi kan kommunikere med hele organisationen. Lige nu er det alt for besværligt for os at få distribueret vores beskeder og informationer ud til organisationen. Venligst giv os en platform, hvor dette kan udføres uden problemer.”

Jeg mener dog også, at HR spiller en vigtig rolle, da de taler direkte til alle led i organisationen, og er i øjenhøjde med alle medarbejdere. Udover kommunikationsafdelingen og HR udgør IT-afdelingen også en vigtig del af intranetprojektet, da du bliver nødt til at have en velfungerende IT-platform for at få det hele til at spille.

Disse tre dele af organisationen er normalt dem jeg har set repræsenteret i styringsgruppen og værende businessdriverne. Men selvfølgelig afhænger det af, hvad visionen er, og hvad virksomheden forsøger at skabe med intranettet.

“Se intranetprojektet som en livslang investering, der skaber en masse nye muligheder i organisationen“

– Senior Projektleder, Lennart Jensen

5. På baggrund af din brede erfaring, hvad ser du som de største risici forbundet med et intranetprojekt?

Som jeg nævnte før, ser jeg en risiko i ikke at have konkrete fordele ved et intranetprojekt, for uden dem kan man så egentlig retfærdiggøre projektet? Det kommer selvfølgelig an på organisationen.

Jeg mener også, at det er en risiko, at man kan bruge intranettet til så mange forskellige ting – kommunikation, samarbejde, vidensstyring, opgavestyring osv., og hvis man forsøger at gøre alle ting på én gang, ender man oftest med et ringe udført intranet. Man bliver nødt til at vide, hvad formålet med intranettet er, og så skal man holde fast i det formål. Hvis det er muligt, kan man også lave en plan, der præcist viser, hvad intranettet skal være med til at gøre, og på den måde vil man holde det fokus og ikke foretage sig alt muligt andet med intranettet.

Jeg ser også en stor risiko forbundet med velfungerende intranet. Jeg har mødt personer, der mener, at projektet med intranettet slutter lige så snart implementeringen har fundet sted. Men det er ikke sandt. Jeg har set veludførte intranet blive en integrerede del af organisationen, men efterfølgende har der ikke været den rette ledelse, finansiering eller kompetencer til stede i organisationen for at videreudvikle intranettet. Man skal se intranetprojektet, som en lang rejse, hvor hele organisationen skal være til stede hele vejen igennem.

Jeg mener man bør have førnævnte på plads meget tidligt i finansieringsfasen for at sikre en langsigtet udvikling af intranettet.

“Jeg tror, at intranettet vil forbedre og yderligere udvide tilgængeligheden og gøre folk i stand til altid at følge, hvad der sker i organisationen“

– Senior Projektleder, Lennart Jensen

6. Hvilken del af organisationen tager sig af finansieringen? Er det i starten en del af organisationens kommunikationsafdeling?

Normalt bliver intranetprojektet finansieret af to afdelinger i organisationen. Implementeringen af projektet bliver varetaget af IT-afdelingen. Der er også indholdsaspektet omkring projektet, hvor du skal bruge konkrete midler og ressourcer til at skabe indholdet. Processerne og strukturen bag skal være til stede, og de er oftest finansieret af kommunikationsafdelingen eller virksomheden der ejer intranetprojektet. Og hvis du ikke har styr på begge dele, så vil intranettet ikke blive en succes, da man kun står tilbage med den halve løsning. Sagt med andre ord, hvis du ikke har de nødvendige ressourcer til at levere indholdet, så vil intranettet være af lav værdi. Måske er der faktisk slet ingen værdi tilstede. Det er også en risiko, du skal være opmærksom på, at ofte bliver man finansieret af it-afdelingen, og så fungerer det i momentet, men så vil man opleve senere hen, at businessafdelingen ikke har bidraget nok til intranetprojektet. Rent faktisk skal finansieringen fra begge parter udføres på samme tid – uden finansiering fra businessafdelingen, brug aldrig budgettet fra it-afdelingen.

7. I forhold til de førnævnte risici, som du betragter værende af afgørende betydning, hvilke vigtige pointer mener du, man bør forholde sig til for at mildne dem?

Jeg mener det er vigtigt, at man sikrer tilpasningen på tværs af virksomheden. Det er en betydelig risiko, hvis der ikke er overensstemmelse mellem de mulige it-platforme og forretningsbehovene. Du risikerer at have en god platform, der ikke understøtter forretningsbehovet, eller du har en it-platform, hvor virksomheden ikke forstår, hvordan de skal udnytte platformens fulde potentiale. At få skabt en god tilpasning på tværs af it i virksomheden er meget vigtigt på projektgruppens niveau ved at få folk til at arbejde sammen og have en fælles forståelse. Kommunikationsfolk og it-folk besidder ofte meget forskellige tankegange og færdigheder, og du skal få dem til at forstå hinanden og arbejde sammen både på projektniveau, men også på ledelsesniveau. Jeg vil helt klart anbefale, at styringsgruppen består af både virksomhedsejeren og it-afdelingen. Oftest er kommunikationsafdelingen, HR og it-afdelingen repræsenteret i styringsgruppen. Andre gange har jeg også set research- og udviklingsafdelingen og marketingsafdelingen repræsenteret afhængigt af, hvad man vil opnå med intranettet. Når man snakker om organisationer, har jeg set intranet, hvor projektets team kun er blevet sammensat i virksomhedens hovedkontor. De personer, som sidder i hovedkontoret, vil tage projektet, udføre det og vise resten af organisationen, hvad de har formået at skabe. Du får ikke folk ombord på intranetprojektet ved at gøre sådan. Du bliver nødt til at have repræsentanter fra den globale organisation, der alle er en del af intranettet. Hvis disse personer er placeret over hele verden, er det selvfølgelig svært at gøre hver dag. Måske kan man lave en referencegruppe og derved invitere dem til regelmæssige kurser. Det vigtigste er, at man husker, at man har en organisation, der er blevet skabt til at lytte til alles behov – hverdagens behov i organisationen rundt om i verden.

ALLEREDE KONSULENT? FÅ NYE PROJEKTER TILSENDT PÅ MAIL!

8. Hvad mener du er det rette mix af ressourcer til at skabe et succesfuldt intranet?

Der er tre generelle typer af kompetencer, som man skal besidde. Den ene er, at man bliver nødt til at have folk med stærke visuelle færdigheder og sans for brugervenlighed for at skabe et indbydende intranet. Førstehåndsindtrykket spiller virkelig en vigtig rolle her. Du har også brug for folk, der kan sørge for, at du får den rette navigationsstruktur i intranettet ved at organisere og designe det på en brugervenlig måde. Derudover skal du også have folk, som forstår indhold og hvordan indhold skal struktureres. Hvordan skaber vi nyheder og informationer, der er tiltalende og interessante at læse? Fordi det i sig selv er en videnskab. Så har du selvfølgelig også brug for mennesker med de rigtige tekniske færdigheder, som kan lave hele skellettet til intranettet.

Det er vigtigt, at man er opmærksom på, at man har brug for personer, der besidder stærke færdigheder i disse områder, men de skal også kunne se på tværs af afdelinger og ansvarsområder, og på den måde være i stand til at koble de forskellige dele med hinanden. Vi snakker tit om T-profilen, hvor man har en stærk viden om noget, men man har også kendskab til, hvordan andre områder arbejder og er skruet sammen. Og lige præcis disse personer skal være en del af intranettet, da man har brug for folk, der kan og vil forstå ikke kun deres eget felt, men også andres. På den måde vil du opnå et godt mix af ressourcer på tværs af organisationen i forhold til den tekniske del, indholdsdelen og slutbruger-delen.

9. Nu har du nævnt, at du før har arbejdet med et globalt team; hvad mener du, er det vigtigste man bør gøre for at få et globalt team til at arbejde sammen om at implementere et succesfuldt intranet?

Da man opererer med et virtuelt team, er det vigtigste, at man udøver ejerskab og selvstændiggørelse. Derfor skal man sørge for, at alle føler, at de ejer projektet, og at det tilhører dem. Du skal få dem til at føle sig bemyndiget, så de også kan påvirke, hvordan projektet udvikler sig og resultatet af det intranet, man leverer i sidste ende. I min optik skal man først og fremmest tidligst muligt samle folk omkring projektet, og bruge tid på at kridte banen op, og så skal man sørge for, at man igennem projektet hele tiden arbejder kontinuerligt med en virtuel tankegang.

Det betyder, at hvis du har ugentlige statusmøder, eller hvis du har daglige møder, så gør du dem virtuelt. Folk kan sagtens være tilstede, selvom de sidder rundt omkring i verden. Det handler egentlig bare om de små ting, som at planlægge mødet på det rigtige tidspunkt på dagen. Du skal planlægge det, så alle har mulighed for at deltage – ikke kun de personer, der sidder i Danmark, men alle medarbejdere over hele verden. Jeg har været en del af projekter, hvor vi afholdt møder kl. 11.30 sent om aftenen, fordi vi skulle have folk fra Australien, USA og Danmark involveret på samme tid. Så altid have disse små ting for øje, så alle føler, at de er en del af projektet, selvom de sidder rundt omkring i verden.

“Du kommunikerer ikke kun information ud, men du gør det muligt for alle ansatte at svare, stille spørgsmål og starte en dialog med hinanden“

– Senior Projektleder, Lennart Jensen

10. Hvilke erfaringer har du med de forskellige tekniske platforme?

Jeg har arbejdet med en lang række platforme. Tilbage i 90’erne var det Lotus Notes, som var den mest brugte platform. Derefter skiftede vi til en ukendt platform, hvor vi kort efter arbejdede et par år med SAP-portalen. I dag er det SharePoint, der er den mest udbredte platform. Jeg mener, at de alle har en masse stærke og svage sider. Jeg synes generelt, det er vigtigt, at man vælger en platform, der er kompatibel og passer til ens it-platform, da man skal udnytte sine allerede eksisterende styringsstrukturer. Du ønsker at udnytte de kompetencer, du allerede har på en eksisterende platform, i stedet for at forsøge at skabe noget selv fra bunden. Så har du også brug for en platform, som er fleksibel både med hensyn til grænseflade og integration med andre platforme, men også fleksibel i forhold til at du nemt kan foretage ændringer på intranettet, fordi det vil udvikle sig meget over tid.

Jeg mener, at SharePoint gør et meget godt stykke arbejde i forhold til det. Jeg arbejdede, som sagt, også lidt med SAP-portalen, som også har mange stærke sider, men det er nok mere gearet til det, man laver på ERP-platformen, hvor man støtter store produktionsprocesser, og hvis man fejler, så er effekten på resten af organisation meget stor. Det betyder, at implementeringsprocesser og forandringsprocesser undertiden er forholdsvis konservative, og det passer ikke så godt til et intranet. Derudover har man brug for en platform, der kan integrere nogle af de sociale medieplatforme, der er kommet som Yammer, og nogle af de platforme, der udfører det sociale samarbejde. Det bør man overveje, da det er en del af intranettets fremtid.

“Du skal sørge for, at alle føler, at de ejer projektet, og at det tilhører dem“

– Senior Projektleder, Lennart Jensen

11. Hvordan ser du teknologi ift. intranettet vil udvikle sig de næste fem år?

I de næste fem år kommer vi nok til at opleve to generelle tendenser. Den ene er, at intranettet vil gå hen og blive mere cloud-baseret, da vi kommer til at efterspørge mere tilgængelighed. Man ønsker ikke at være begrænset af virksomhedens firewall for at få adgang til intranettet – du vil have adgang til det overalt. Intranettet vil mere og mere fusionere sammen med nogle af de sociale værktøjer, som vi ser derude, fordi linjerne mellem arbejdsliv og privatliv begynder at overlappe hinanden. Intranettet vil også blive koblet sammen med sociale medieplatforme som Facebook, Twitter, Yammer eller hvad man gør brug af i sit private liv. Vi kommer helt sikkert til at se et intranet, hvor det er muligt at integrere disse elemeter.

Den anden tendens er, at enkelte dele af intranettet vil begynde at blive mere mobile. Jeg har været en del af et par intranet, hvor vi valgte at bygge et helt intranet som en applikation. Det kan nogle gange fungere, men jeg tror i de fleste tilfælde, er det simpelthen for dyrt, fordi der er forbundet en del kapital ved opbygningen af en tilpasset applikation til et intranet. Jeg tror snarere, vi kommer til at se specifikke funktioner af intranettet blive omlagt som enten en nyhedskanal eller applikation, og så vil det som helhed være en webbaseret side, der er designet til at blive anvendt mobilt.

Jeg mener, vi kommer til at se disse to tendenser, da jeg tror, at begge vil støtte det, vi som medarbejdere ønsker – nemlig ikke at være begrænset af, om vi er på arbejdspladsen eller derhjemme. Det betyder også, at vi er bedre udrustet i dag til at arbejde mobilt eller i skyen. På den måde bliver det også lettere at nå ud til de medarbejdere, der er mere løst knyttet til organisationen, f.eks. sæsonarbejdere eller eksterne som mig selv. Du vil måske ikke vil give en brugerkonto fuld adgang, men du vil stadig have, at medarbejderen skal kunne vide, hvad der foregår i organisationen, og derved give dem adgang til bestemte værktøjer gennem intranettet.

12. Hvis du skulle opsummere udviklingen, vi i øjeblikket gennemlever, hvilke forretningsmæssige fordele tror du, at teknologiudvikling vil muliggøre de næste fem år?

Jeg tror, at intranettet vil forbedre og yderligere udvide tilgængeligheden og gøre folk i stand til altid at følge, hvad der sker i organisationen – sådan at de kan udføre deres daglige opgaver, selvom de ikke er logget på. Jeg synes, det er en vigtig pointe, der understøtter de mest generelle fordele ved et intranet. Et andet element er den kollaborative del af intranettet, hvor det private netværk og forretningsnetværket vil blive én samlet enhed.