10 sleutelfactoren voor succesvolle offshore IT-uitbesteding

Video: Hoe huurt u een zelfstandige expert in outsourcing in via Right People Group?

5 – Bestuur in organisaties die werken met IT-outsourcingspartners

Het werken over organisatorische en geografische grenzen heen is heel verschillend van het werken met mensen die op een vaste plek zitten en allemaal deel uitmaken als dezelfde organisatie.

Veel bedrijven die werk uitbesteden aan outsourcingspartners vergeten dat dat ze hun eigen organisatie moeten aanpassen aan deze nieuwe manier van werken. Dit omvat een “ontvangende organisatie”, die ervoor moet zorgen dat de uitbestede activiteiten goed uitgevoerd worden en voor het onderhouden van het contract en de relaties met de outsourcingspartner. Dit omvat ook een transparant en effectief bestuur, waarmee de partners het eens zijn, en gedetailleerde Service Level Agreements (SLA) en Key Performance Indicators (KPI). Deze elementen zorgen voor een proactieve probleemoplossing en een verbetering van de samenwerking.

6 – Maturiteit van processen – Luister naar de outsourcingsleverancier

De processen van grote internationale IT-leveranciers bevatten vaak een hoge maturiteit. Dit kan niet gezegd worden over de meerderheid van de IT-organisaties. Bovendien hebben grote leveranciers vaak veel ervaring met het creëren van samenwerkingsverbanden. Luister dus naar hen! In feite is de standaardisering een belangrijk onderdeel van de waarde van een outsourcingsovereenkomst met een grote leverancier.

Als u liefst alles op “uw eigen manier” doet, zullen ze dat waarschijnlijk accepteren. Maar dit resulteert meestal in slechte communicatie en coördinatie. Maak liever gebruik van hun richtlijnen, en zie dit als een kans om de maturiteit van uw eigen proces te verbeteren.

7 – Taal en cultuur – Onderschat de uitdaging niet 

Vaak zeggen managementteams van organisaties iets als: “De taal van ons bedrijf is voortaan Engels.” Het probleem is echter dat dit in werkelijkheid niet zo is.

Er is een groot verschil tussen een praatje maken in het Engels en bekwaam genoeg zijn om over complexe onderwerpen te communiceren. Het is heel belangrijk om hier rekening mee te houden.

Het is eveneens geen makkelijke taak om samen te werken met mensen uit zeer verschillende culturen wanneer u dit niet gewend bent. Dat is waarom cultuurtraining altijd een goed idee is.

Met de juiste bemiddelaar leren uw medewerkers veel over de andere en nieuwe culturen waarmee ze moeten samenwerken. Bovendien krijgen ze zo ook een aantal nieuwe perspectieven over uw eigen culturele achtergrond en de hulpmiddelen om de cultuurkloof te dichten.

8 – Virtuele communicatie

We houden ons allemaal dagelijks bezig met virtuele communicatie. We versturen e-mails, chatberichten, we hebben onze mobiele telefoon, verzenden sms’jes. Daarnaast spenderen velen van ons een deel van onze werkdag op Skype, verschillende platformen voor videoconferenties, e-meetings, enzovoort.

Toch hebben veel mensen moeite met virtuele communicatie, ook al doen we het elke dag. Waarom? In vele gevallen waarbij het wel goed gaat, komt dit niet doordat we virtuele communicatie zo goed beheersen, maar we omdat we de personen waarmee we communiceren goed kennen.

Het probleem bij een samenwerking op afstand is dat we de mensen waarmee we communiceren meestal niet zo goed kennen. Om die reden moeten beter worden in virtuele communicatie als we willen dat onze afstandssamenwerking goed verloopt.

Goede virtuele communicatie gaat niet enkel over het hebben van de beste technologie. Toch is dit een aanlokkelijke gedachte, waar veel IT-managers zich hardnekkig aan vasthouden. Ze beweren dat ze “gewoon betere technologie, meer bandbreedte, enzovoort nodig hebben en dat alles zo opgelost kan worden”. De uitdagingen binnen de virtuele communicatie kunnen niet opgelost worden met enkel betere technologie.

Goede technologie kan zeker helpen, maar als we willen slagen in onze virtuele samenwerking met mensen die we niet goed kennen, moeten we op een nieuwe en andere manier leren communiceren. Dat vereist kennis over de eigenaardigheden van virtuele communicatie en oefening.

9 – Houd uw eigen medewerkers gemotiveerd ondanks de uitbestedingsinitiatieven

Veel bedrijven zien dat de motivatie van hun eigen medewerkers daalt bij de start van een groot outsourcingsinitiatief. Dat is op zich niet verwonderlijk. De medewerkers krijgen te horen dat vreemden aan de andere kant van de wereld hun werk zullen doen. Dit zal hun zelfvertrouwen en hun gevoel van eigenwaarde aantasten. Ze vragen zich af: “Hoe kan het dat een of andere Indische jongen, die net afgestudeerd is, het werk doet waarover ik 15 jaar gedaan heb om het te leren?”

Of die consultant dat nu echt kan of niet kan, is in dit geval minder belangrijk. Wat hier telt is dat wanneer uw medewerkers op deze manier denken, uw IT-outsourcing vanaf het begin gedoemd is om te mislukken.

Zelfs de kleinste fouten gemaakt door buitenlandse IT-consultants zullen geïnterpreteerd worden als incompetentie. Waarschijnlijk zullen uw eigen medewerkers zo weinig mogelijk contact zoeken met de nieuwe consultants. Hierdoor zullen deze nieuwe mensen nooit in staat zijn om het nodige begrip en de nodige kennis over uw bedrijf te krijgen.

De grote vraag is nu: Hoe kan u ervoor zorgen dat uw eigen medewerkers gemotiveerd blijven in de periode van uw outsourcingssamenwerking?

Bij veel organisaties wordt er niet eerlijk gecommuniceerd over de redenen van de IT-outsourcing. Het belang van de steun van uw medewerkers bij de aanpassing van de organisatiestructuur wordt zwaar onderschat.

Kortom: Uw eigen medewerkers vormen de basis voor een succesvolle IT-outsourcing. De organisatorische veranderingen die gepaard gaan met een outsourcingssamenwerking moeten een prioriteit krijgen. Zeer hoge prioriteit!

10 – Krijg professionele begeleiding doorheen het hele outsourcingsproces

De waarde van professionele begeleiding van ervaren sourcingsconsultants is vaak een goede investering. Veel bedrijven doen dit tijdens het eerste selectieproces, omdat er vaak tegenslagen zijn bij het kiezen van een outsourcingsbestemming, -partner en -model. De kosten hiervan kunnen hoog oplopen.

Toch kan professionele begeleiding met betrekking tot de andere negen factoren beschreven in deze blog in veel gevallen een goede investering zijn. Het is namelijk erg moeilijk en duur om de samenwerking te verbeteren wanneer de schade eenmaal is aangericht; bijvoorbeeld als de medewerkers reeds slechte ervaringen hebben gehad met outsourcing. Deze ervaringen zullen al snel rondverteld worden in de hele organisatie.

In het kort: Denk goed na over de negen eerdergenoemde onderwerpen. Zoek externe begeleiding wanneer er zaken zijn die buiten uw eigen organisatorische competenties vallen. Het is beter en goedkoper om alles van de eerste keer goed te doen, dan iets op te lossen dat reeds misgegaan is.

Bent u op zoek naar een expert in outsourcing?

Vul onderstaand formulier in of stuur ons een e-mail naar info@rightpeoplegroup.com voor een CV en een uurtarief van Thomas Tøth of een andere zelfstandige consultant die past bij uw project of lees meer over de diensten van Right People Group in IT-outsourcing.

ONTVANG EEN GRATIS OFFERTE

VOOR EEN FREELANCE EXPERT IN OUTSOURCING

	Geef ons uw informatie zodat we u kunnen voorzien van een perfecte match die voldoet aan uw wensen.
	We zenden u zo snel mogelijk een cv en een uurtarief voor de juiste aannemer.

Oops! We could not locate your form.

Bent u een zelfstandige consulent of aannemer?

Meld u aan voor onze nieuwsbrief en ontvang automatisch relevante aanbiedingen die passen bij uw profiel en geografische voorkeuren.