Come identificare i giusti KPI di project management per un progetto di successo

La gestione dei progetti è una parte essenziale di qualsiasi azienda o organizzazione e richiede una grande quantità di pianificazione, organizzazione ed esecuzione per avere successo. Gli indicatori di prestazione chiave (KPI) nella gestione dei progetti svolgono un ruolo cruciale nella misurazione dei progressi, nel monitoraggio delle prestazioni del progetto e nel raggiungimento del suo completamento. I project manager devono scegliere i giusti KPI per gestire efficacemente il team di progetto, il budget e la tempistica.

In questo articolo, discuteremo di come identificare i giusti KPI di project management per garantire il successo del progetto.

Definire gli obiettivi del progetto

La definizione delle finalità e degli obiettivi del progetto è essenziale per identificare i giusti KPI di gestione del progetto. È importante identificare le finalità e gli obiettivi specifici del progetto e capire quali sono le metriche che consentono di misurare i progressi verso tali obiettivi. Ad esempio, se l’obiettivo del progetto è ridurre il tempo di ciclo del progetto, i KPI devono essere correlati al tempo di ciclo, come il tempo medio impiegato per ogni attività o il tempo di completamento del progetto. La definizione di obiettivi e traguardi del progetto aiuta anche a identificare i fattori critici di successo che devono essere misurati per garantire il successo del progetto.

Identificare i principali stakeholder

Anche l’identificazione degli stakeholder chiave del progetto è fondamentale per individuare i giusti KPI di gestione del progetto. I principali stakeholder possono essere il team di progetto, i clienti, gli investitori o altri importanti interlocutori. Comprendendo le esigenze e le aspettative di ogni stakeholder, i project manager possono selezionare i KPI giusti per misurare il successo del progetto. Ad esempio, se la soddisfazione del cliente è un fattore critico di successo, è opportuno includere KPI relativi alla soddisfazione del cliente, come il net promoter score o le recensioni dei clienti.

Determinare la disponibilità e l’accessibilità dei dati

La disponibilità e l’accessibilità dei dati sono essenziali per selezionare i giusti KPI di gestione del progetto. I project manager devono assicurarsi che i dati necessari per i KPI siano facilmente disponibili e accessibili. Ad esempio, se il KPI è legato al numero di attività completate, il project manager deve assicurarsi che lo strumento di gestione del progetto utilizzato sia in grado di tracciare e riportare il numero di attività completate. La disponibilità e l’accessibilità dei dati influisce sull’efficacia dei KPI nella misurazione delle prestazioni del progetto.

Considerare i benchmark e le best practice del settore

Anche i benchmark e le best practice del settore sono essenziali per identificare i giusti KPI di gestione del progetto. I project manager dovrebbero ricercare i benchmark e le best practice del settore per capire quali sono le metriche comunemente utilizzate per misurare il successo del progetto. Questo aiuterà a garantire che i KPI selezionati siano allineati con gli standard e le best practice del settore. Ad esempio, se il progetto in questione riguarda lo sviluppo di software, si possono utilizzare i benchmark di settore relativi al numero di difetti per mille linee di codice o alla percentuale di copertura del codice.

 

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Selezionare i KPI

Dopo aver definito le finalità e gli obiettivi del progetto, aver identificato i principali stakeholder, aver determinato la disponibilità e l’accessibilità dei dati e aver considerato i benchmark e le best practice del settore, i project manager possono ora selezionare i KPI da utilizzare per misurare le prestazioni del progetto. I KPI di progetto devono essere specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e limitati nel tempo. I project manager devono scegliere KPI che siano in linea con gli obiettivi del progetto e che possano essere monitorati e rendicontati in modo efficace. Alcuni KPI di gestione del progetto comunemente utilizzati sono:

• Indice di prestazione dei costi (CPI): Misura l’efficienza dell’intero team nell’utilizzo delle risorse per completare le attività del progetto. Un CPI superiore a 1 indica che il progetto è sotto budget, mentre un CPI inferiore a 1 indica che il progetto è fuori budget.
• Indice di performance della schedulazione (SPI): Un altro KPI di gestione del progetto è l’SPI. Misura l’efficienza del team di progetto nel completare le attività secondo il calendario del progetto. Un SPI superiore a 1 indica che il progetto è in anticipo sulla tabella di marcia, mentre un SPI inferiore a 1 indica che il progetto è in ritardo.
• Varianza di programma (SV): Misura la differenza tra le ore di lavoro pianificate e le ore di lavoro effettivamente completate in un momento specifico. Una SV positiva indica che il progetto è in anticipo sulla tabella di marcia, mentre una SV negativa indica che il progetto è in ritardo.
• Varianza (BV): Misura la differenza tra il budget pianificato e quello effettivamente speso in un momento specifico. Un BV positivo indica che il progetto è sotto budget, mentre un BV negativo indica che il progetto è fuori budget.
• Valore pianificato (PV): È il budget pianificato per il completamento di un’attività o di una serie di attività del progetto. Il PV viene utilizzato per misurare l’avanzamento di un progetto rispetto al programma pianificato.
• Costo effettivo (AC): È il costo effettivo sostenuto per completare un’attività o un insieme di attività del progetto. AC è utilizzato per misurare il costo effettivo di un progetto rispetto al budget pianificato.
• Capacità delle risorse: Misura la disponibilità delle risorse (ad esempio, membri del team, attrezzature) necessarie per completare le attività del progetto. Soddisfazione del cliente: Misura il grado di soddisfazione del cliente rispetto ai risultati del progetto. Spesso viene misurata attraverso sondaggi o altri meccanismi di feedback.

È importante che i project manager selezionino con cura i KPI da utilizzare per misurare le prestazioni del progetto, poiché un numero eccessivo di KPI o un numero irrilevante di KPI possono generare confusione e diluire l’attenzione sugli aspetti importanti del progetto. Una volta selezionati i KPI, i project manager devono stabilire un processo per la raccolta e il reporting dei dati su base regolare e comunicare i progressi e gli aggiornamenti sullo stato agli stakeholder.

Monitoraggio e adattamento

Il monitoraggio delle prestazioni del progetto è un processo continuo che prevede la misurazione e l’analisi regolare dei KPI e il loro confronto con gli obiettivi del progetto. Questo aiuta i project manager a identificare i potenziali problemi e a intraprendere azioni correttive per mantenere il progetto in carreggiata. I project manager devono anche rivedere regolarmente i KPI per garantire che rimangano pertinenti e allineati con gli obiettivi del progetto.

Inoltre, i project manager devono essere pronti ad adattare i KPI e l’approccio alla gestione del progetto, se necessario, in base alle modifiche dell’ambito del progetto, del budget, delle tempistiche o di altri fattori. Per esempio, se un progetto sta richiedendo più tempo del previsto, i project manager potrebbero dover rivedere la tempistica del progetto o adattare i KPI per riflettere la nuova tempistica. Allo stesso modo, se il budget del progetto cambia, i project manager potrebbero dover adeguare i KPI per riflettere il nuovo budget.

Conclusione

L’identificazione dei giusti KPI per la gestione del progetto è fondamentale per misurare e tracciare le prestazioni del progetto e per garantire il suo completamento con successo. Nella scelta dei KPI, i project manager devono considerare attentamente gli obiettivi del progetto, le esigenze degli stakeholder, la disponibilità dei dati, i benchmark e le best practice del settore. Una volta selezionati i KPI, i project manager devono stabilire un processo per la raccolta e il reporting dei dati e monitorare regolarmente le prestazioni del progetto, adattando i KPI e l’approccio alla gestione del progetto secondo le necessità.