Se l’impiego di una forza lavoro contingente fa parte della vostra strategia aziendale, probabilmente lavorerete con dei consulenti. L’onboarding di un consulente è il processo di avviamento. È diverso dall’onboarding di un dipendente, perché di solito i consulenti vengono assunti per un progetto o un incarico specifico e quindi i dettagli che richiedono saranno diversi da quelli forniti a un dipendente.

Come si differenzia l’onboarding dall’orientamento?

L’orientamento è un evento unico, mentre l’onboarding è un processo continuo. L’orientamento di solito si concentra sulla logistica dell’inizio di un nuovo lavoro, come ad esempio dove trovare la sala pausa e come accedere al sistema informatico. L’onboarding, invece, è progettato per aiutare il consulente ad adattarsi alla cultura aziendale e al suo nuovo ruolo.

Perché preoccuparsi dell’onboarding del personale contingente come i consulenti?

Le aziende sviluppano un solido processo di onboarding per i consulenti perché determina il tono dell’intero progetto. Se i consulenti si sentono apprezzati e accolti fin dall’inizio, è più probabile che si impegnino e investano nel progetto. Se invece si sentono estranei, è più probabile che si disimpegnino e diventino meno produttivi. Se non si dispone di un processo ben strutturato, si possono verificare una serie di problemi, come ad esempio:

• Possono avere la sensazione di non essere parte del team e di non essere inclusi nelle decisioni importanti.
• Non capiscono la cultura aziendale e commettono errori che potrebbero danneggiare la reputazione dell’azienda.
• Si sentono frustrati e abbandonano il progetto prima del tempo.

I benefici di un processo di onboarding ben strutturato per i consulenti

L’onboarding del consulente presenta molti benefici, sia per il lavoratore indipendente che per il cliente:

• Saranno più produttivi fin dal primo giorno, perché avranno una migliore comprensione della cultura aziendale e del loro ruolo al suo interno.
• Si sentiranno valorizzati e apprezzati, il che favorirà una buona relazione di lavoro.
• Può contribuire a creare un rapporto duraturo con il vostro consulente. Questo può farvi risparmiare denaro e tempo nella ricerca di professionisti con competenze simili per progetti futuri.
• L’onboarding può aiutare a prevenire lo scope creep, in quanto il consulente avrà una chiara comprensione degli obiettivi e dei risultati da raggiungere fin dall’inizio.

Cosa includere

Il processo di onboarding per i consulenti deve riguardare i seguenti aspetti:

• Un’introduzione alla cultura e ai valori
• Una panoramica dell’incarico, compresi gli obiettivi e i risultati da raggiungere
• L’introduzione al team, compresi ruoli e responsabilità
• Un tour dell’ufficio o del cantiere
• Una spiegazione delle politiche, delle pratiche e dei processi interni

Lista di controllo per l’onboarding del consulente

Creare una lista di cose da fare è un buon modo per assicurarsi di coprire tutte le aree chiave e non dimenticare nulla di importante.

Prima dell’arrivo

• Raccogliete tutti i dati rilevanti di cui avete bisogno per pagare e lavorare con il consulente, come il suo nome completo, il numero di telefono, l’indirizzo e-mail, il numero di identificazione, il CV e qualsiasi altra referenza lavorativa.
• Assicurarsi di avere una copia dei documenti legali come il contratto firmato, la dichiarazione di lavoro, l’accordo di protezione dei dati, gli accordi di non concorrenza, ecc.
• Inviare un’e-mail di benvenuto per presentare il consulente ai membri del team e delineare ciò che accadrà nel suo primo giorno di lavoro.
• Predisporre uno spazio per il lavoro del consulente, che comprenda una scrivania, una sedia, un computer e qualsiasi altra attrezzatura di cui potrebbe avere bisogno.
• Preparare un badge identificativo dell’azienda e qualsiasi altra tessera di accesso di cui abbiano bisogno.
• Se possibile, create un account aziendale per loro, in modo che possano accedere a tutti i sistemi rilevanti e alle informazioni di base di cui hanno bisogno.

Il loro primo giorno

• Raccogliete tutti i documenti legali aggiuntivi, come i moduli fiscali e le dichiarazioni di responsabilità.
• Fare un giro dell’ufficio e presentare i membri del team e gli altri membri con cui lavoreranno.
• Spiegare la cultura e i valori dell’organizzazione e del team e il modo in cui si inseriscono nel team.
• Fissare le aspettative su aspetti quali la comunicazione e il rispetto delle scadenze.
• Programmate la prima sessione di strategia per esaminare in dettaglio il brief del progetto, le metriche di successo e altre aspettative, per assicurarvi che siano sulla stessa lunghezza d’onda.
• Assicuratevi che conoscano la persona giusta a cui rivolgersi per l’assegnazione di lavori e compiti, per l’escalation dei problemi e così via.
• Stabilite dei check-in regolari in modo da poter dare un feedback sui loro progressi e affrontare qualsiasi problema.
• Verificate se il consulente ha un processo di onboarding del cliente che vuole condividere con voi.

Le prime settimane e oltre

• Verificate regolarmente come si stanno ambientando i clienti.
• Verificate e risolvete qualsiasi punto dolente da loro sollevato.
• Offritegli aiuto e guida quando necessario.
• Celebratei loro successi e date loro un riconoscimento per un lavoro ben fatto.
• Siate disponibili a rispondere a qualsiasi domanda sull’incarico.

Valutare l’efficacia del processo di onboarding

L’onboarding del consulente è una parte fondamentale per garantire il successo del progetto, ma come si fa a sapere se il processo è efficace?

Ci sono alcuni indicatori chiave che possono aiutarvi a valutarne l’efficacia:

Soddisfazione del consulente: I consulenti ritengono di aver ricevuto indicazioni chiare circa le aspettative e di aver ricevuto tutte le risorse necessarie per raggiungerle?

Risultato del progetto: Gli obiettivi del progetto sono stati raggiunti e il consulente è stato in grado di contribuire efficacemente al progetto?

Mantenimento del consulente: Il consulente ha portato a termine il progetto ed è interessato a lavorare nuovamente con la vostra azienda in futuro?

Se non vedete risultati positivi in queste aree, è il momento di dare un’occhiata più da vicino al vostro processo di onboarding dei consulenti e apportare alcuni miglioramenti.

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Pensieri finali

L’onboarding dei consulenti è importante perché influisce sull’intero progetto. Se fatto correttamente, l’onboarding del consulente può aiutare il consulente a sentirsi accolto e valorizzato, il che porterà a un progetto più produttivo e di successo.