Una check list per un onboarding di successo del consulente

Se l’impiego di una forza lavoro contingente fa parte della vostra strategia aziendale, probabilmente lavorerete con dei consulenti. L’onboarding di un consulente è il processo di avviamento. È diverso dall’onboarding di un dipendente, perché di solito i consulenti vengono assunti per un progetto o un incarico specifico e quindi i dettagli che richiedono saranno diversi da quelli forniti a un dipendente.

Come si differenzia l’onboarding dall’orientamento?

L’orientamento è un evento unico, mentre l’onboarding è un processo continuo. L’orientamento di solito si concentra sulla logistica dell’inizio di un nuovo lavoro, come ad esempio dove trovare la sala pausa e come accedere al sistema informatico. L’onboarding, invece, è progettato per aiutare il consulente ad adattarsi alla cultura aziendale e al suo nuovo ruolo.

Perché preoccuparsi dell’onboarding del personale contingente come i consulenti?

Le aziende sviluppano un solido processo di onboarding per i consulenti perché determina il tono dell’intero progetto. Se i consulenti si sentono apprezzati e accolti fin dall’inizio, è più probabile che si impegnino e investano nel progetto. Se invece si sentono estranei, è più probabile che si disimpegnino e diventino meno produttivi. Se non si dispone di un processo ben strutturato, si possono verificare una serie di problemi, come ad esempio:

• Possono avere la sensazione di non essere parte del team e di non essere inclusi nelle decisioni importanti.
• Non capiscono la cultura aziendale e commettono errori che potrebbero danneggiare la reputazione dell’azienda.
• Si sentono frustrati e abbandonano il progetto prima del tempo.

I benefici di un processo di onboarding ben strutturato per i consulenti

L’onboarding del consulente presenta molti benefici, sia per il lavoratore indipendente che per il cliente:

• Saranno più produttivi fin dal primo giorno, perché avranno una migliore comprensione della cultura aziendale e del loro ruolo al suo interno.
• Si sentiranno valorizzati e apprezzati, il che favorirà una buona relazione di lavoro.
• Può contribuire a creare un rapporto duraturo con il vostro consulente. Questo può farvi risparmiare denaro e tempo nella ricerca di professionisti con competenze simili per progetti futuri.
• L’onboarding può aiutare a prevenire lo scope creep, in quanto il consulente avrà una chiara comprensione degli obiettivi e dei risultati da raggiungere fin dall’inizio.

Cosa includere

Il processo di onboarding per i consulenti deve riguardare i seguenti aspetti:

• Un’introduzione alla cultura e ai valori
• Una panoramica dell’incarico, compresi gli obiettivi e i risultati da raggiungere
• L’introduzione al team, compresi ruoli e responsabilità
• Un tour dell’ufficio o del cantiere
• Una spiegazione delle politiche, delle pratiche e dei processi interni

Lista di controllo per l’onboarding del consulente

Creare una lista di cose da fare è un buon modo per assicurarsi di coprire tutte le aree chiave e non dimenticare nulla di importante.

Prima dell’arrivo

• Raccogliete tutti i dati rilevanti di cui avete bisogno per pagare e lavorare con il consulente, come il suo nome completo, il numero di telefono, l’indirizzo e-mail, il numero di identificazione, il CV e qualsiasi altra referenza lavorativa.
• Assicurarsi di avere una copia dei documenti legali come il contratto firmato, la dichiarazione di lavoro, l’accordo di protezione dei dati, gli accordi di non concorrenza, ecc.
• Inviare un’e-mail di benvenuto per presentare il consulente ai membri del team e delineare ciò che accadrà nel suo primo giorno di lavoro.
• Predisporre uno spazio per il lavoro del consulente, che comprenda una scrivania, una sedia, un computer e qualsiasi altra attrezzatura di cui potrebbe avere bisogno.
• Preparare un badge identificativo dell’azienda e qualsiasi altra tessera di accesso di cui abbiano bisogno.
• Se possibile, create un account aziendale per loro, in modo che possano accedere a tutti i sistemi rilevanti e alle informazioni di base di cui hanno bisogno.

Il loro primo giorno

• Raccogliete tutti i documenti legali aggiuntivi, come i moduli fiscali e le dichiarazioni di responsabilità.
• Fare un giro dell’ufficio e presentare i membri del team e gli altri membri con cui lavoreranno.
• Spiegare la cultura e i valori dell’organizzazione e del team e il modo in cui si inseriscono nel team.
• Fissare le aspettative su aspetti quali la comunicazione e il rispetto delle scadenze.
• Programmate la prima sessione di strategia per esaminare in dettaglio il brief del progetto, le metriche di successo e altre aspettative, per assicurarvi che siano sulla stessa lunghezza d’onda.
• Assicuratevi che conoscano la persona giusta a cui rivolgersi per l’assegnazione di lavori e compiti, per l’escalation dei problemi e così via.
• Stabilite dei check-in regolari in modo da poter dare un feedback sui loro progressi e affrontare qualsiasi problema.
• Verificate se il consulente ha un processo di onboarding del cliente che vuole condividere con voi.

Le prime settimane e oltre

• Verificate regolarmente come si stanno ambientando i clienti.
• Verificate e risolvete qualsiasi punto dolente da loro sollevato.
• Offritegli aiuto e guida quando necessario.
• Celebratei loro successi e date loro un riconoscimento per un lavoro ben fatto.
• Siate disponibili a rispondere a qualsiasi domanda sull’incarico.

Valutare l’efficacia del processo di onboarding

L’onboarding del consulente è una parte fondamentale per garantire il successo del progetto, ma come si fa a sapere se il processo è efficace?

Ci sono alcuni indicatori chiave che possono aiutarvi a valutarne l’efficacia:

Soddisfazione del consulente: I consulenti ritengono di aver ricevuto indicazioni chiare circa le aspettative e di aver ricevuto tutte le risorse necessarie per raggiungerle?

Risultato del progetto: Gli obiettivi del progetto sono stati raggiunti e il consulente è stato in grado di contribuire efficacemente al progetto?

Mantenimento del consulente: Il consulente ha portato a termine il progetto ed è interessato a lavorare nuovamente con la vostra azienda in futuro?

Se non vedete risultati positivi in queste aree, è il momento di dare un’occhiata più da vicino al vostro processo di onboarding dei consulenti e apportare alcuni miglioramenti.

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Pensieri finali

L’onboarding dei consulenti è importante perché influisce sull’intero progetto. Se fatto correttamente, l’onboarding del consulente può aiutare il consulente a sentirsi accolto e valorizzato, il che porterà a un progetto più produttivo e di successo.