10 Tipps zur Verwaltung eines gemischten Teams für maximale Produktivität

Die COVID-19-Pandemie hat dazu geführt, dass Remote- und hybride Teams (Büro- und Remote-Teams) wichtiger geworden sind als je zuvor. Die Pandemie hat viele Arbeitgeber dazu gezwungen, ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, von zu Hause aus zu arbeiten.

Jetzt, da der Höhepunkt der Pandemie überschritten ist, haben sich viele große und kleine Unternehmen damit abgefunden, dass ihre Mitarbeiter vollständig remote oder in hybriden Teams arbeiten.

Da hybride Teams und Remote-Arbeit zur neuen Normalität geworden sind, müssen Manager lernen, wie sie sicherstellen können, dass ihre Mitarbeiter auch in einer hybriden Arbeitsumgebung das gleiche Produktivitätsniveau beibehalten. In diesem Blog-Beitrag finden Sie 10 Tipps für die Verwaltung der Produktivität eines hybriden Teams.

1. Vertrauen aufbauen

Wenn einige Mitarbeiter im Büro sind und andere nicht, kann Vertrauen zu einem Problem werden, wenn es nicht gut gehandhabt wird. Teammitglieder, die im Büro arbeiten, vertrauen möglicherweise nicht darauf, dass ihre entfernten Kollegen ihren Beitrag leisten. Andererseits können sich Fernmitarbeiter unsichtbar fühlen und übersehen werden, vor allem, wenn ihnen Informationen nicht effektiv mitgeteilt werden.

Häufige Besprechungen mit Remote-Mitarbeitern können dazu führen, dass sie sich unterdrückt fühlen. Stattdessen müssen hybride Teams die Gewohnheit entwickeln, Aktualisierungen freiwillig mitzuteilen, vor allem zu Beginn. Mit der Zeit wird Ihr Team lernen, sich gegenseitig zu vertrauen.

Persönliche Treffen sind eine weitere Möglichkeit, Vertrauen aufzubauen, also versuchen Sie, Ihre Mitarbeiter gelegentlich zu treffen. Wählen Sie nach Möglichkeit Videoanrufe anstelle von Chats oder E-Mails. Wenn Sie sich regelmäßig sehen und hören, können Sie das Vertrauen in Ihr hybrides Team stärken.

2. Klären Sie Ziele und Erwartungen

Beiträge in einem hybriden Team können nicht anhand veralteter Maßstäbe wie Bürozeiten gemessen werden - nicht, dass dies jemals ein guter Weg gewesen wäre, um die Leistung von Mitarbeitern effektiv zu steuern. Viel effektiver ist es, sich auf die Arbeitsergebnisse zu konzentrieren, auch wenn Sie nicht in einem Hybridbüro arbeiten.

Legen Sie klare Erwartungen an die Arbeitsergebnisse fest, und zwar sowohl für die Mitarbeiter im Außendienst als auch für die Mitarbeiter vor Ort. Besprechen Sie die Ziele des Teams, die Aufgaben des Einzelnen, die Rolle des Einzelnen bei der Projektarbeit und vereinbaren Sie einen Zeitplan für die Erledigung der Aufgaben. Konzentrieren Sie sich auf die Ergebnisse und nicht auf die Zeit, die Sie am Computer oder am Schreibtisch verbringen.

Legen Sie klare Erwartungen an die Arbeitsergebnisse fest, sowohl für die Mitarbeiter vor Ort als auch für die Mitarbeiter aus dem Ausland. Besprechen Sie die Ziele des Teams, die Aufgaben des Einzelnen, die Rolle des Einzelnen bei der Projektarbeit und vereinbaren Sie einen Zeitplan für die Erledigung der Aufgaben. Konzentrieren Sie sich auf die Ergebnisse und nicht auf die Zeit, die Sie am Computer oder am Schreibtisch verbringen.

3. Legen Sie Kernarbeitszeiten fest

Wenn an Ihrem hybriden Arbeitsplatz Teammitglieder aus verschiedenen Zeitzonen arbeiten, besprechen Sie, wann synchrone Arbeitszeiten (d. h. zu welchen Zeiten alle gleichzeitig online sein können) möglich sind. Halten Sie die vereinbarten Zeiten ein und planen Sie Teambesprechungen und Einzelgespräche in diesem Zeitraum.

Sprechen Sie offen über Gelegenheiten, bei denen ein Mitarbeiter aus einer anderen Zeitzone außerhalb der Kernarbeitszeit kommen muss, aber halten Sie dies auf ein seltenes Vorkommnis beschränkt.

4. Machen Sie Arbeitspläne transparent

Wenn Ihre Mitarbeiter in verschiedenen Zeitzonen tätig sind, sollten Sie sicherstellen, dass jeder die Arbeitszeiten der anderen kennt. Die gemeinsame Nutzung von Arbeitskalendern, in denen jeder die aktiven Zeiten und freien Zeitfenster des anderen einsehen kann, erleichtert die Planung von Hybridtreffen erheblich.

5. Halten Sie alle über Team- und Unternehmensaktualisierungen auf dem Laufenden

Teammitglieder, die nicht im Büro sind, sind möglicherweise nicht über die Entscheidungen informiert, die vor Ort getroffen werden. Denken Sie daran, das gesamte Team über spontane Diskussionen, kurze Plaudereien und Entscheidungen zu informieren, die in Management-Meetings getroffen wurden.

Vermeiden Sie um jeden Preis Teambesprechungen, bei denen Ihre externen Teammitglieder aufgrund schlechter Planung nicht anwesend sind. Dies kann dazu führen, dass die Mitarbeiter sich unwichtig fühlen, die Motivation sinkt und sie schließlich Ihr Unternehmen verlassen.

Sorgen Sie für Transparenz, indem Sie solche Details in regelmäßige Teambesprechungen aufnehmen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle hybriden Teammitglieder ein gleiches und klares Verständnis von der Organisation und der Ausrichtung des Teams haben. Dies trägt dazu bei, dass sich jeder Einzelne als Teil des Teams und des Unternehmens fühlt, was die Arbeitsmoral verbessern kann.

6. Bereiten Sie sich gut auf Teamsitzungen vor

Teambesprechungen sind für die Zusammenarbeit im Team unerlässlich: Sie dienen dem Brainstorming, der Abstimmung über gemeinsame Ziele und der Entwicklung von Ideen. Eine Teambesprechung kann sich jedoch als Zeitverschwendung erweisen. Viele hybride Teambesprechungen bestehen darin, dass im ersten Teil mit Konferenztools herumgefummelt wird, gefolgt von einer Diskussion, der es an Absicht und Struktur fehlt.

Ein virtuelles Meeting braucht ein wenig Vorbereitung. Delegieren Sie die Verantwortung für die Vorbereitung einer Videokonferenz an Ihre Teammitglieder. Lassen Sie jemanden die Konferenztools vorbereiten, einen Sitzungsleiter, der die Tagesordnung vorantreibt, und jemanden, der sich Notizen zur Sitzung macht.

Wenn Sie allen Teammitgliedern eine klare Tagesordnung für die Besprechung zukommen lassen, damit sie sich im Voraus darauf vorbereiten können, wird dies auch dazu beitragen, dass sich alle Beteiligten darüber einig sind, was in der Besprechung besprochen wird.

7. Achten Sie besonders auf die Kommunikation

Der Austausch in virtuellen Besprechungen kann schwieriger sein als in persönlichen Besprechungen. Es kann schwierig sein, den Tonfall und die Emotionen über digitale Kommunikationskanäle zu beurteilen, selbst wenn es sich um einen Videoanruf handelt.

Schweigen bedeutet nicht unbedingt Zustimmung, insbesondere bei introvertierten Kollegen. Bitten Sie explizit um Feedback und fragen Sie privat nach, wenn Sie den Verdacht haben, dass ein Teammitglied nicht seine ganze Sichtweise mitgeteilt hat.

Ton und Video sind während des Gesprächs möglicherweise nicht klar, auch wenn Sie sich noch so sehr bemühen, daher ist es sinnvoll, nach der Veranstaltung Besprechungsnotizen oder eine Zusammenfassung der Besprechung zu verteilen.

Bedenken Sie, dass ein entfernter Kollege möglicherweise nicht alles hören oder sehen kann, was in dem Konferenzraum passiert, von dem aus Sie anrufen. Verwenden Sie Online-Visualisierungstools anstelle von physischen Whiteboards. Erklären Sie alles, was außerhalb der Reichweite Ihrer Kamera oder Ihres Mikrofons gesagt und besprochen wird, damit sich die entfernten Teilnehmer in die Besprechung einbezogen fühlen.

8. Führen Sie auch mit entfernten Kollegen Smalltalk

Wenn es eine Sache gibt, die Fernarbeitern am meisten fehlt, dann ist es Smalltalk. Sie haben nicht die Möglichkeit, an Ihrem Schreibtisch vorbeizuschauen oder sich mit anderen Kollegen in der Kantine zu unterhalten. Es mag trivial erscheinen, aber Gespräche über andere Dinge als die Arbeit können für Ihre Mitarbeiter von Vorteil sein.

Smalltalk ist wichtig, um eine Beziehung zwischen den Kollegen aufzubauen. Er gibt den Menschen das Gefühl, als echte Person gesehen zu werden. Rufen Sie Ihre externen Mitarbeiter an, um zwanglose Gespräche zu führen, und ermutigen Sie die Teammitglieder, dasselbe zu tun.

Beschränken Sie sich auch nicht auf Anrufe. Spezielle Chat-Kanäle, über die man sich auch über andere Dinge als die Arbeit unterhalten kann, sind eine gute Möglichkeit für Ihr gemischtes Team, Gemeinsamkeiten zu finden und eine Bindung aufzubauen.

9. Seien Sie sich der Gleichstellungsrisiken bewusst

Manager hybrider Teams sollten darauf achten, dass es nicht zu einem "Proximity Bias" kommt, d. h., dass Mitarbeiter, die mit Ihnen und anderen Kollegen im Büro arbeiten, den Eindruck haben, dass sie härter arbeiten als ihre entfernten Teamkollegen. Von einem Proximity Bias spricht man, wenn Mitarbeiter, die physisch anwesend sind, oft mehr Anerkennung und Beförderungen erhalten. Denken Sie daran, sich bei der Messung von Produktivität und Arbeitsqualität auf die Ergebnisse zu konzentrieren, die alle Mitarbeiter Ihres Teams erzielen.

Ein weiterer Aspekt des hybriden Modells ist, dass es den Mitarbeitern die Flexibilität gibt, ein gesundes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben zu entwickeln. Sie könnten den Mitarbeitern, die täglich zur Arbeit pendeln, andere Formen der Flexibilität anbieten, damit sie dies auch tun können. Anstelle eines starren Zeitplans von 9 bis 5 Uhr könnten Sie ihnen beispielsweise eine Gleitzeitregelung anbieten, die es Ihrem Team vor Ort ermöglicht, selbst zu entscheiden, wann sie mit der Arbeit beginnen möchten.

10. Stellen Sie die richtigen Werkzeuge zur Verfügung

Kommunikation, Zusammenarbeit, Speicherung und viele andere Prozesse können in entfernten Umgebungen schwierig sein. Mit Hilfe von Technologie können Mitarbeiter, die aus der Ferne arbeiten, jedoch den Überblick behalten, ein hohes Leistungsniveau erreichen und mit anderen Teammitgliedern in Kontakt bleiben.

Technische Entwickler haben in kürzester Zeit eine Reihe von Tools für die Fernarbeit entwickelt, die den unterschiedlichsten Anforderungen gerecht werden. Wie auch immer Sie sich entscheiden, der wichtigste Faktor bei der Wahl des richtigen Tools ist die Benutzerfreundlichkeit. Viele Manager haben auf die harte Tour gelernt, dass nützliche, aber komplizierte Software für die Zusammenarbeit meist vernachlässigt wird.

Achten Sie auf Tools, die mehrere Funktionen beherrschen, z. B. ein Zeiterfassungstool, mit dem Sie Termine in mehreren Zeitzonen planen können.

Ihre Suite von Tools sollte Folgendes umfassen:

• Kommunikationstools
• Werkzeuge für Videokonferenzen
• Tools für die Zeiterfassung
• Werkzeuge für das Projekt- und Aufgabenmanagement
• Werkzeuge für Terminplanung und Zeitumrechnung
• Tools für die gemeinsame Nutzung von Dateien und die Zusammenarbeit

Fazit

Bei der Leitung eines gemischten Teams gelten nach wie vor viele der gleichen Managementprinzipien. Der Aufbau von Vertrauen, die Klärung von Erwartungen, eine klare Kommunikation und die Führung von Mitarbeitern sind alles Elemente, die gute Manager beherrschen müssen, um hochproduktive Teams zu bilden, auch wenn sie nicht in einer hybriden Arbeitsumgebung arbeiten.

Manager müssen Teamnormen für die neue Art der Arbeit mit hybriden Teams festlegen. Es bedarf nur einiger weniger Anpassungen der Gewohnheiten und Rituale am Arbeitsplatz, damit hybride Teams genauso produktiv und effektiv sind wie Teams, die im Büro arbeiten.