Med så mange virksomheder, der ser frem til at inkludere et program for kontingent arbejdskraft i deres fremtidige forretning, er det vigtigt, at driften af denne type af forskelligartede arbejdsstyrker forvaltes effektivt. Men som med enhver ny tilgang til bemanding er det også vigtigt, at bedste praksis overholdes, og at dårlig praksis undgås.
I denne vejledning vil vi se på, hvordan virksomheder kan spotte dårlig praksis i forbindelse med ledelse af kontingentarbejdere, som kan hæmme resultaterne, samt se på, hvordan de kan undgå problemer med vikarer i første omgang.
Hvad er en kontingent arbejdskraft?
En kontingent arbejdsstyrke er en pulje af arbejdstagere, hvis medlemmer ansættes efter behov i stedet for at ansætte faste medarbejdere. En kontingent arbejdsstyrke kan bestå af konsulenter, freelancere, uafhængige entreprenører og gig workers, som ikke er på virksomhedens lønningsliste, fordi de ikke er ansatte.
Virksomhederne ansætter kontingentarbejdere som en del af deres strategi for arbejdsstyrken, da det giver fleksibilitet. Ifølge en rapport fra den amerikanske regerings kontor for ansvarlighed består over 40 % af arbejdsstyrken i USA nu af kontingentarbejdere, hvilket skyldes den stigende popularitet af gig-økonomien.
Hvilken praksis skal virksomheder undgå, når de forvalter vikaransatte?
Det kan være svært at have et vellykket program til forvaltning af kontingentarbejdere, og opgaven kommer med sit eget sæt udfordringer. Det er vigtigt at sikre, at dårlig ledelsespraksis undgås for at sikre, at disse udfordringer ikke bliver til dyre problemer.
Her er et par måder, hvorpå en virksomhed kan administrere kontingentarbejdere og forhindre, at der opstår dårlig ledelsespraksis.
Ukendt eller dårligt engagement af arbejdstagere
De fleste organisationer erkender, at de har brug for hjælp til at måle engagementet blandt kontingentarbejdere på grund af deres midlertidige og ofte fjerntliggende karakter. Det kan virke indlysende, men det er ekstremt svært at maksimere investeringen i kontingentmedarbejdere, hvis du ikke ved, hvor engagerede de er i deres arbejde.
Selv om “medarbejderengagement” og “entreprenørengagement” er populære buzzwords lige nu, kæmper mange virksomheder med at tage disse begreber og anvende dem på kontingentansatte og overlader dem ofte til sig selv.
Det er vigtigt, at organisationer forpligter sig til at kommunikere stærkt med de ansatte, der er ansat på kontingentkontrakter, for at motivere dem og få dem med i virksomhedens etik (mere om kommunikation senere).
Dårlig støtte fra ledelsen
Dårlig ledelse af kontingentarbejdere kan ophæve mange af deres potentielle fordele. En af de største risici forbundet med dårlig ledelse af vikarer er, at det kan føre til overholdelse og juridiske udfordringer, hvis medarbejderne ikke forstår de regler, der gælder for virksomheden. Dette kan resultere i betydelige sanktioner, bøder og juridiske omkostninger.
Den voksende praksis med at ansætte vikarer kan også udsætte virksomheder for konkurrencerisici som følge af tab af intellektuel ejendom, forretningshemmeligheder og organisatorisk viden. Når disse medarbejdere støtter en virksomheds kritiske funktioner og interagerer med kunderne, udviskes grænserne mellem den midlertidige arbejdskraft og de ansatte, hvilket gør det afgørende, at lederne yder den støtte og styring, der er nødvendig for at holde det hele i gang.
Dårlig kommunikation
Fjernarbejde indebærer en risiko for at isolere medarbejderne fra virksomheden. Det er vigtigt at inddrage kontingentarbejdere i en virksomheds kommunikationsstrategi fra starten for at sikre, at de føler sig som en del af teamets identitet og har alle de oplysninger, de har brug for, for at de kan klare sig godt i deres rolle. Hvis det ikke sker, kan det føre til problemer med arbejdskvalitet eller overholdelse af reglerne og kan skabe manglende motivation blandt medarbejderne.
Manglende synlighed og gennemsigtighed i arbejdet for medarbejderne
Det er vigtigt for virksomheder at sikre, at deres kontingentmedarbejdere er synlige for ledere, ejere og andre interessenter. En virksomhed skal kunne se, hvor dens kontingentmedarbejdere befinder sig i organisationen, hvad deres rolle er, og hvad de forventes at opnå. Hvis du lader de kontingentansatte forsvinde i baggrunden, bliver det langt vanskeligere at forstå, hvad de laver, og holde dem ansvarlige for deres arbejde.
Få etableret en proces, hvor kontingentarbejdere overvåges, registrer alle tilgængelige data om det arbejde, de udfører, og de timer, de fakturerer dig for. Brug et leverandørstyringssystem til at administrere dine eksterne arbejdskrafters KPI’er.
Dårlig onboarding-proces
Hvis man ikke formår at indsluse kontingentarbejdere korrekt, øges risikoen for, at de føler sig uengagerede i deres arbejde, og det kan føre til, at de begår fejl på grund af manglende kendskab til protokoller og processer.
En medarbejder, der kommer ind i en organisation på en kortvarig eller fleksibel basis, skal føle sig som en del af teamet fra dag ét. Midlertidige medarbejdere, der straks føler sig hjemme i virksomheden, vil være mere produktive og føle sig trygge nok til at bede om hjælp, hvis de har brug for det.
Farer ved dårlig onboarding, når man ansætter kontingentarbejdere
Her er et par faldgruber ved onboarding, som du skal undgå, når du ønsker at implementere et vellykket program for kontingentledelse.
Manglende evne til at få kontingentarbejdere til at føle sig velkomne: Kontingentmedarbejdere skal være velkomne i virksomheden af alle. En varm velkomst, ligesom du ville gøre det med fuldtidsansatte, hjælper nyankomne medarbejdere til at føle sig godt tilpas i arbejdsmiljøet og ivrige efter at gøre deres bedste for virksomheden.
Ikke at give nok information: En af de bedste måder at integrere nye medarbejdere i en virksomhed på er at give dem masser af information om deres nye rolle, virksomheden og virksomhedens etik. Hvis man undlader at give de ansatte, der er ansat på kontingent, en grundig introduktion til virksomheden, er der større risiko for, at de føler sig uengagerede og potentielt begår fejl på grund af manglende kendskab.
Behandling af vikarer anderledes end fastansatte medarbejdere: Ingen ønsker at føle sig som en outsider, så det er god praksis at fastlægge politikker, der opfordrer alle medarbejdere uanset deres kontrakttype til at behandle deres kolleger med lige stor respekt, Behandl kontingentarbejdere som en del af teamet, selv om der er tale om kortvarige kontrakter.
Ikke at yde dedikeret støtte: En af de mest almindelige faldgruber, som arbejdsgivere falder i, når de bruger vikarer, er at forvente, at den enkelte kan gå direkte i gang med arbejdet uden særlig vejledning. Ligesom enhver anden nyansat bør en vikar have adgang til de ressourcer, han/hun har brug for, og også have adgang til den støtte, der gør det muligt for ham/hende at udføre sit arbejde ordentligt.
Urealistiske forventninger: Hvis der sættes urealistiske eller uopnåelige mål, vil det sandsynligvis resultere i, at kontingentarbejdere føler sig stressede og utilfredse fra starten. Dette kan resultere i, at kvaliteten af deres arbejde bliver dårligere.
Resumé
At undgå dårlig ledelsespraksis og at have et effektivt program til forvaltning af kontingentarbejdere er afgørende for succesen for enhver virksomheds arbejdsstyrke i den moderne verden. Vi håber, at du med lidt hjælp fra denne artikel nu føler dig både bedre informeret og mere i stand til at håndtere problemet direkte.
