3 typer PMO-strukturer (Project Management Office), og hvordan de påvirker dine projekter

Projektledelse er komplekst. For at strømline projektledelsesprocesser og øge projektets ydeevne anvender organisationer et projektledelseskontor (PMO).

Det er dog ikke alle projektledelseskontorer, der er skabt ens. PMO’ens struktur og roller kan variere meget og påvirke den måde, organisationer styrer projekter på.

Project Management Institute (PMI) identificerer tre primære PMO-strukturer – den støttende PMO, den styrende PMO og den kontrollerende PMO – hver med unikke roller og funktioner. Disse strukturer kan i høj grad påvirke den måde, organisationer styrer projekter på.

I denne artikel dykker vi ned i disse tre typer af PMO-strukturer og undersøger deres indvirkning på dine projekter.

1. Understøttende PMO: Konsulenten og ressourceudbyderen

Som navnet antyder, er et støttende PMO der for at tilbyde støtte og ressourcer til projektledere og projektteams.

Det fungerer på et konsultativt grundlag og giver adgang til projektledelsesværktøjer, metoder, dokumentation og træning.

Den påtvinger dog ikke projektteams sine metoder eller processer.

Struktur og roller

Den understøttende PMO er kendetegnet ved en decentraliseret struktur.

Den fungerer mere som en servicedesk, der leverer de nødvendige værktøjer og ressourcer efter anmodning.

Dets vigtigste rolle er at lette deling af viden, bedste praksis og erfaringer fra forskellige projekter.

Indvirkning på dine projekter

• Autonomi og fleksibilitet: Da det understøttende PMO ikke håndhæver projektledelsesmetoder, har projektlederne mere autonomi. De kan vælge den bedst egnede tilgang til deres projekter, hvilket fremmer fleksibilitet og innovation.
• Afhængighed af projektlederens færdigheder: Denne tilgang kræver dog, at projektlederne er velbevandrede i projektledelse for at sikre projektets og programmets succes. Jo mindre kontrol PMO’en udøver, jo mere ekspertise er der brug for fra projektlederne.
• Risiko for inkonsekvens: Med fleksibilitet følger risikoen for inkonsekvens i projektstyringsprocesser på tværs af forskellige projekter. Det kan potentielt hindre effektiv projektsporing og måling af projektresultater.

2. Direktiv PMO: Projektdriveren

I den modsatte ende af spektret tager en direktiv PMO fuld kontrol over projekterne.

Den giver ikke bare støtte, men også direkte instruktioner til projektteams.

Den direktiv PMO er involveret i alle faser af projektet, fra initiering til udførelse til lukning.

Struktur og roller

Den retningsgivende PMO følger en centraliseret PMO-struktur.

Den består af et team af erfarne projektledere, der direkte styrer projekter og håndhæver standardiserede rammer for projektledelse og metoder på tværs af organisationen.

Dette sikrer, at alle projekter stemmer overens med organisationens strategiske mål.

Påvirkning af dine projekter

• Standardisering og kontrol: Det retningsgivende PMO fremmer ensartethed på tværs af alle projekter. Denne standardisering gør det lettere at sammenligne og måle projektets præstationer og fremmer projektets succes.
• Reduceret fleksibilitet: På den negative side kan en direktiv tilgang begrænse kreativiteten og fleksibiliteten hos projektteams. De skal følge faste procedurer og bruge bestemte projektstyringsværktøjer, hvilket ikke levner meget plads til tilpasningsevne.
• Risiko for modstand: Der er også risiko for modstand fra projektteams, hvis PMO’ens direktiver ikke er i overensstemmelse med organisationens kultur.

3. Kontrol af PMO: Balanceren

Den kontrollerende PMO er en hybrid af den støttende og den styrende PMO.

Den styrer ikke projekter direkte, men opretholder en vis grad af kontrol over projektstyringsprocesserne.

Struktur og roller

Den kontrollerende PMO har en semi-centraliseret struktur.

Den sætter retningslinjer for projektstyringsprocesserne og forventer, at projektteams overholder dem.

Den styrer ikke projekterne direkte, men kræver, at specifikke praksisser overholdes, og kan gribe ind, hvis der er væsentlige afvigelser.

Påvirkning af dine projekter

• Balance mellem kontrol og fleksibilitet: Den kontrollerende PMO tilbyder en balance mellem standardisering og fleksibilitet. Selvom projektteams skal følge visse retningslinjer, har de stadig plads til at justere og tilpasse sig specifikke projektbehov.
• Forbedret projektpræstation: Ved at sikre overholdelse af bedste praksis kan den kontrollerende PMO forbedre projektpræstationen og øge chancerne for, at projektet lykkes.
• Risiko for forvirring: Den største udfordring her er at opretholde den rette balance mellem kontrol og autonomi. Hvis det ikke styres ordentligt, kan det føre til forvirring og uklarhed blandt projektteams.

Udforskning af andre typer PMO’er

Mens vi har diskuteret de tre almindelige typer PMO’er – støttende, styrende og kontrollerende – er det vigtigt at understrege, at det ikke er de eneste typer.

Der findes også virksomheds-PMO’er og afdelings-PMO’er, som hver især har et unikt fokus og ansvarsområde.

Virksomheds-PMO’er

En virksomheds-PMO opererer på organisationsniveau og giver et overblik på højt niveau over alle projekter og programmer i organisationen.

Deres rolle rækker ud over individuel projektsupport og -styring til at omfatte strategisk projektporteføljestyring.

Her er, hvordan en enterprise PMO kan påvirke en organisation:

• Organisatorisk overblik: Enterprise PMO’er har et bredt perspektiv på organisationens projekter, hvilket giver mulighed for holistisk beslutningstagning baseret på organisationens overordnede strategiske mål.
• Projektporteføljestyring: De fører tilsyn med projektporteføljestyring og sikrer, at porteføljen stemmer overens med organisationens strategiske mål.
• Ressourcestyring: En virksomheds-PMO kan hjælpe med at optimere tildelingen af ressourcer på tværs af alle projekter, afbalancere krav og kapacitet og øge effektiviteten.

Afdelings-PMO’er

På den anden side fokuserer en afdelings-PMO på en bestemt afdeling i organisationen.

Roller og ansvar er skræddersyet til afdelingens unikke behov.

Overvej følgende konsekvenser af en afdelingsbaseret PMO:

• Afdelingsspecifik support: De yder support, der er skræddersyet til afdelingens specifikke behov, udfordringer og mål.
• Indgående viden: Fordi de er fokuseret på en bestemt afdeling, kan disse PMO’er udvikle en dybdegående forståelse af afdelingens processer, hvilket muliggør mere effektiv support og vejledning.
• Forbedret afdelingskoordinering: En afdelings-PMO kan forbedre koordineringen inden for afdelingen og dermed forbedre projektets udførelse og succes.

Variationer i PMO-funktion

Ud over de nævnte strukturer er det værd at bemærke, at en PMO også kan fungere som et program management office eller et portfolio management office, afhængigt af organisationens behov.

• Et program management office fokuserer på at koordinere relaterede projekter for at opnå mål på programniveau.
• Et portfolio management office fører tilsyn med en samling af projekter, programmer og operationelle aktiviteter for at sikre overensstemmelse med organisationens strategi.

Disse PMO-varianter fremhæver fleksibiliteten i PMO-strukturer, der hver især fokuserer på forskellige aspekter af projekt-, program- og porteføljestyring, herunder ressourcestyring. Derfor er det afgørende at forstå din organisations unikke behov, når du skal vælge den bedst egnede PMO-struktur.

Effektiviteten af projektledelsesteamstrukturer

Ud over at forstå den grundlæggende struktur og rollerne for disse forskellige typer PMO’er, er det vigtigt at vide mere om de faktorer, der påvirker deres effektivitet, hvornår hver type er mest hensigtsmæssig, og hvordan man skifter mellem forskellige typer, hvis det er nødvendigt.

Forstå miljøet

Effektiviteten af en PMO bestemmes ikke af strukturen alene. Det miljø, som en PMO opererer i, spiller en afgørende rolle.

For eksempel kan en direktiv PMO være meget effektiv i et miljø, der værdsætter en top-down tilgang, og hvor projekterne er komplekse og højrisikable.

I modsætning hertil kan en støttende PMO trives i et miljø, der værdsætter fleksibilitet, og hvor projektlederne er erfarne og i stand til at lede deres projekter.

Vælg den rigtige PMO-type

At vælge den rigtige PMO-type kræver en grundig forståelse af din organisations behov, kultur og projektledelsesmodenhed.

Hvis din organisation for eksempel er ny eller lige er begyndt at bruge formel projektledelsespraksis, kan en støttende PMO være fordelagtig. Denne type PMO leverer ressourcer og rådgivning uden at udøve stærk kontrol, hvilket kan hjælpe din organisation med gradvist at udvikle sine projektledelsesevner.

Hvis din organisation på den anden side har styret projekter i lang tid og har modne, etablerede praksisser, kan en kontrollerende eller styrende PMO være et bedre valg. Disse typer PMO’er sikrer, at alle projekter følger de samme procedurer og standarder, hvilket hjælper din organisation med at opretholde konsistens og opfylde compliance-krav.

Overgang mellem PMO-typer

Det er også vigtigt at bemærke, at en organisations behov og miljø kan ændre sig over tid, hvilket nødvendiggør et skift fra en PMO-type til en anden.

For eksempel kan en virksomhed starte med en støttende PMO, men efterhånden som den vokser, og projekterne bliver mere komplekse, vil den måske finde en styrende eller kontrollerende PMO mere fordelagtig.

Denne overgang kan være kompleks og kræver omhyggelig planlægning og kommunikation for at sikre en glidende overgang.

Kombinationer og tilpasninger

Sidst er det vigtigt at forstå, at disse PMO-typer ikke er faste.

De repræsenterer almindelige strukturer, som organisationer kan anvende, men mange virksomheder vælger at tilpasse eller kombinere elementer fra forskellige typer, så de passer bedst muligt til deres unikke behov.

For eksempel kan en organisation have en primært direktiv PMO, der også leverer understøttende tjenester som træning og ressourcebiblioteker.

Konklusion

At vælge den rigtige PMO-struktur er en afgørende beslutning, der kan påvirke projektresultaterne betydeligt. Ved at forstå de forskellige PMO-typer og deres indvirkning kan organisationer træffe mere informerede beslutninger om den PMO-struktur, der passer bedst til deres behov og forbedrer deres projektledelseskapacitet.