3 Tipi di struttura del Project Management Office (PMO) e il loro impatto sui progetti

La gestione dei progetti è complessa. Per snellire i processi di gestione dei progetti e aumentarne le prestazioni, le organizzazioni si avvalgono di un Project Management Office (PMO).

Tuttavia, non tutti gli ufficio di gestione dei progetti sono creati uguali. La struttura e i ruoli del PMO possono variare notevolmente, influenzando il modo in cui le organizzazioni gestiscono i progetti.

Il Project Management Institute (PMI) identifica tre strutture principali di PMO – PMO di supporto, PMO direttivo e PMO di controllo – ognuna con ruoli e funzioni unici. Queste strutture possono influenzare notevolmente il modo in cui le organizzazioni gestiscono i progetti.

In questo articolo approfondiremo questi tre tipi di strutture PMO ed esamineremo il loro impatto sui vostri progetti.

1. PMO di supporto: PMO direttivo e PMO di controllo. PMO di supporto: Il consulente e il fornitore di risorse

Come suggerisce il nome, un PMO di supporto è lì per offrire supporto e risorse ai project manager e ai team di progetto.

Opera su base consultiva, fornendo accesso a strumenti di project management, metodologie, documentazione e formazione.

Non impone tuttavia i propri metodi o processi ai team di progetto.

Struttura e ruoli

Il PMO di supporto è caratterizzato da una struttura decentralizzata.

Opera più come un service desk, fornendo gli strumenti e le risorse necessarie su richiesta.

Il suo ruolo principale è quello di facilitare la condivisione delle conoscenze, delle best practice e delle lezioni apprese da diversi progetti.

Impatto sui vostri progetti

Autonomia e flessibilità: poiché il PMO di supporto non impone le metodologie di gestione dei progetti, i project manager hanno maggiore autonomia. Possono scegliere l’approccio più adatto ai loro progetti, promuovendo la flessibilità e l’innovazione.

Dipendenza dalle competenze del project manager: tuttavia, questo approccio richiede che i project manager siano ben preparati nella gestione dei progetti per garantire il successo del progetto e del programma. Quanto minore è il controllo esercitato dal PMO, tanto maggiore è la competenza richiesta ai project manager.

Rischio di incoerenza: La flessibilità comporta il rischio di incoerenza nei processi di project management tra i diversi progetti. Questo potrebbe potenzialmente ostacolare un efficace monitoraggio del progetto e la misurazione delle sue prestazioni.

2. Direttiva PMO: Il motore del progetto

All’estremo opposto, un PMO direttivo assume il pieno controllo dei progetti.

Fornisce non solo supporto ma anche istruzioni dirette ai team di progetto.

Il PMO direttivo è coinvolto in ogni fase del progetto, dall’avvio all’esecuzione fino alla chiusura.

Struttura e ruoli

Il PMO direttivo segue una struttura PMO centralizzata.

È composto da un team di project manager esperti che gestiscono direttamente i progetti, facendo rispettare gli standard quadri e metodologie di gestione dei progetti standardizzati in tutta l’organizzazione.

Questo assicura che tutti i progetti siano in linea con gli obiettivi strategici dell’organizzazione.

Impatto sui vostri progetti

Standardizzazione e controllo: la direttiva PMO promuove l’uniformità tra tutti i progetti. Questa standardizzazione rende più facile confrontare e misurare le prestazioni del progetto e ne promuove il successo.

Riduzione della flessibilità: L’approccio direttivo può limitare la creatività e la flessibilità dei team di progetto. Sono tenuti a seguire procedure prestabilite e a utilizzare strumenti di gestione del progetto designati, lasciando poco spazio all’adattabilità.

Rischio di resistenza: c’è anche il rischio di resistenza da parte dei team di progetto se le direttive del PMO non sono allineate con la cultura dell’organizzazione.

3. Controllo del PMO: L’equilibratore

Il PMO di controllo è un ibrido tra il PMO di supporto e quello direttivo.

Sebbene non gestisca direttamente i progetti, mantiene un certo grado di controllo sui processi di gestione dei progetti.

Struttura e ruoli

Il PMO di controllo ha una struttura semi-centralizzata.

Stabilisce le linee guida per i processi di gestione dei progetti e si aspetta che i team di progetto le rispettino.

Anche se non gestisce direttamente i progetti, richiede il rispetto di pratiche specifiche e può intervenire in caso di deviazioni significative.

Impatto sui vostri progetti

Bilanciamento tra controllo e flessibilità: Il PMO controllante offre un equilibrio tra standardizzazione e flessibilità. Sebbene i team di progetto debbano seguire determinate linee guida, hanno comunque spazio per regolare e adattarsi alle esigenze specifiche del progetto.

Miglioramento delle prestazioni del progetto: assicurando l’aderenza alle best practice, il PMO di controllo può migliorare le prestazioni del progetto e aumentare le possibilità di successo dello stesso.

Rischio di confusione: la sfida chiave in questo caso è mantenere il giusto equilibrio tra controllo e autonomia. Se non viene gestito correttamente, questo può portare a confusione e mancanza di chiarezza tra i team di progetto.

Esplorare altri tipi di PMO

Mentre abbiamo discusso i tre tipi comuni di PMO – di supporto, direttivo e di controllo – è importante sottolineare che questi non sono gli unici tipi.

Ci sono anche PMO aziendali e PMO dipartimentali, ognuno dei quali ha un focus e una serie di responsabilità uniche.

PMO aziendali

Un PMO aziendale opera a livello organizzativo, fornendo una panoramica di alto livello di tutti i progetti e programmi all’interno dell’organizzazione.

Il suo ruolo va oltre il supporto e la direzione di singoli progetti e comprende la gestione strategica del portafoglio progetti.

Ecco come un PMO aziendale può influenzare un’organizzazione:

Panoramica organizzativa: i PMO aziendali hanno un’ampia prospettiva dei progetti dell’organizzazione, consentendo un processo decisionale olistico basato sugli obiettivi strategici generali dell’organizzazione.

Gestione del portafoglio progetti: supervisionano la gestione del portafoglio progetti, assicurando che il portafoglio sia allineato agli obiettivi strategici dell’organizzazione.

Gestione delle risorse: Un PMO aziendale può aiutare a ottimizzare l’allocazione delle risorse tra tutti i progetti, bilanciando richieste e capacità e migliorando l’efficienza.

PMO dipartimentale

D’altra parte, un PMO dipartimentale si concentra su un dipartimento specifico all’interno dell’organizzazione.

I suoi ruoli e le sue responsabilità sono adattati alle esigenze uniche di quel dipartimento.

Considerate i seguenti impatti di un PMO dipartimentale:

Supporto specifico per il dipartimento: fornisce un supporto su misura per le esigenze, le sfide e gli obiettivi specifici del dipartimento.

Conoscenza approfondita: Essendo focalizzati su un reparto specifico, questi PMO possono sviluppare una comprensione approfondita dei processi dipartimentali, consentendo un supporto e una guida più efficaci.

Miglioramento del coordinamento dipartimentale: Un PMO dipartimentale può migliorare il coordinamento all’interno del dipartimento, migliorando l’esecuzione e il successo dei progetti.

Variazioni nella funzione del PMO

Oltre alle strutture menzionate, vale la pena notare che un PMO può funzionare anche come ufficio di gestione dei programmi o ufficio di gestione del portafoglio, a seconda delle esigenze dell’organizzazione.

Un ufficio di gestione dei programmi si concentra sul coordinamento dei progetti correlati per raggiungere gli obiettivi a livello di programma.

Un portfolio management office supervisiona un insieme di progetti, programmi e attività operative per garantire l’allineamento con la strategia organizzativa.

Queste varianti di PMO evidenziano la flessibilità delle strutture PMO, ognuna delle quali si concentra su aspetti diversi della gestione di progetti, programmi e portfolio, compresa la gestione delle risorse. Pertanto, la comprensione delle esigenze specifiche della vostra organizzazione è fondamentale per la scelta della struttura PMO più adatta.

Efficacia delle strutture dei team di project management

Oltre a comprendere la struttura e i ruoli di base di questi diversi tipi di PMO, è importante conoscere meglio i fattori che influenzano la loro efficacia, quando ciascun tipo può essere più appropriato e come passare da un tipo all’altro, se necessario.

Comprendere l’ambiente

L’efficacia di un PMO non è determinata solo dalla struttura. Un PMO direttivo, ad esempio, può essere molto efficace in un ambiente che apprezza un approccio dall’alto verso il basso e in cui i progetti sono complessi e ad alto rischio.

Al contrario, un PMO di supporto può prosperare in un ambiente che apprezza la flessibilità e in cui i project manager sono esperti e capaci di guidare i loro progetti.

Selezione del tipo di PMO giusto

La scelta del tipo di PMO giusto richiede una comprensione approfondita delle esigenze, della cultura e della maturità di gestione dei progetti della vostra organizzazione.

Ad esempio, se la vostra organizzazione è nuova o sta appena iniziando a utilizzare pratiche formali di gestione dei progetti, un PMO di supporto potrebbe essere vantaggioso. Questo tipo di PMO fornisce risorse e consigli senza esercitare un forte controllo, il che può aiutare l’organizzazione a sviluppare gradualmente le proprie capacità di gestione dei progetti.

D’altra parte, se la vostra organizzazione gestisce progetti da molto tempo e ha pratiche mature e consolidate, un PMO di controllo o direttiva potrebbe essere una scelta migliore. Questi tipi di PMO assicurano che tutti i progetti seguano le stesse procedure e gli stessi standard, aiutando l’organizzazione a mantenere la coerenza e a soddisfare i requisiti di conformità.

Transizione tra i tipi di PMO

È anche importante notare che le esigenze e l’ambiente di un’organizzazione possono cambiare nel tempo, rendendo necessario il passaggio da un tipo di PMO a un altro.

Per esempio, un’azienda può iniziare con un PMO di supporto, ma man mano che cresce e i suoi progetti diventano più complessi, potrebbe trovare più vantaggioso un PMO direttivo o di controllo.

Questa transizione può essere complessa e richiede un’attenta pianificazione e comunicazione per garantire un passaggio senza problemi.

Combinazioni e personalizzazioni

Infine, è essenziale capire che questi tipi di PMO non sono rigidi.

Rappresentano strutture comuni che le organizzazioni possono adottare, ma molte aziende scelgono di personalizzare o combinare elementi di tipi diversi per soddisfare al meglio le loro esigenze specifiche.

Per esempio, un’organizzazione potrebbe avere un PMO prevalentemente direttivo che fornisce anche servizi di supporto come la formazione e le librerie di risorse.

Conclusione

Scegliere la giusta struttura di PMO è una decisione cruciale che può avere un impatto significativo sui risultati del progetto. Comprendendo i diversi tipi di PMO e i loro impatti, le organizzazioni possono prendere decisioni più informate sulla struttura PMO che meglio si adatta alle loro esigenze e migliora le loro capacità di gestione dei progetti.