Mitä palvelujen hankinta on ja miten se voi hyödyttää yritystä?

Liiketoiminnassa hankinta on prosessi, jossa hankitaan tavaroita tai palveluita ulkoisesta lähteestä. Siihen kuuluu yleensä sopimusneuvottelut toimittajien kanssa, ja se sisältää usein hankinnan, toimittajien valinnan ja hintaneuvottelujen kaltaisia toimintoja. Mutta mitä palveluhankinnat tarkalleen ottaen ovat ja miten ne voivat hyödyttää yritystäsi? Tässä artikkelissa tutustumme palvelujen hankinnan perusteisiin ja keskustelemme siitä, miten se voi auttaa yritystäsi kasvamaan.

Palvelujen hankinnan määrittely

Palvelujen hankinta on pohjimmiltaan palveluntarjoajien hankinta- ja valintaprosessi. Yleisiä palveluhankintoja käyttäviä liiketoiminta-alueita ovat tilojen hallinta, tietotekniikka ja henkilöstöhallinto. Ne hankkivat ja hankkivat palveluja ulkopuolisilta toimittajilta.

Palvelujen hankintaosastolla on yleensä ostajaryhmä, joka vastaa tilapäistyöntekijöiden tai palveluntarjoajien, kuten konsulttipalvelujen, markkinointitoimistojen, lakiasiaintoimistojen ja muiden vastaavien, tunnistamisesta ja neuvottelemisesta. Muussa tapauksessa palvelujen hankkiminen voidaan ulkoistaa konsulttiyritykselle tai se voidaan tehdä sisäisesti rekrytointiosastojen tai rekrytointipäälliköiden toimesta.

Palvelujen hankinnan edut yrityksille

Palvelujen hankinnasta yrityksille koituu viisi päähyötyä:

1. Kustannussäästöt

Yksi tärkeimmistä palvelujen hankinnan eduista on kustannussäästöt. Kun hankit palveluntarjoajat kilpailutetun hankintaprosessin kautta, voit olla varma, että saat tarvitsemasi palvelut parhaaseen mahdolliseen hintaan. Tämä voi auttaa sinua säästämään palvelukuluissa ja vapauttamaan enemmän varoja, joita voit investoida uudelleen liiketoimintasi muihin osa-alueisiin.

2. Parempi laatu

Toinen palvelujen hankinnan hyöty on, että se voi auttaa sinua parantamaan saamiesi ulkoistettujen palvelujen laatua. Tämä tapahtuu kilpailuttamisprosessin avulla, joka pakottaa palveluntarjoajat antamaan parhaansa voittaakseen yrityksesi. Tämä tarkoittaa, että saat todennäköisemmin laadukkaita palveluja, jotka vastaavat erityistarpeitasi ja -vaatimuksiasi.

3. Lisääntynyt tehokkuus

Palveluhankinnat voivat myös auttaa lisäämään toimintasi tehokkuutta. Kun virtaviivaistat toimittajien hankinnan, valinnan ja suorituskyvyn seurannan prosessia, voit säästää aikaa ja energiaa, joka voidaan käyttää paremmin liiketoiminnan muihin osa-alueisiin. Tämä voi auttaa parantamaan yleistä tehokkuutta ja tuottavuutta.

4. Suurempi joustavuus

Toinen palveluhankintojen hyöty on se, että se voi tarjota sinulle enemmän joustavuutta toiminnassasi. Kun hankit palveluntarjoajia hankintamenettelyn kautta, voit valita palveluntarjoajia laajasta valikoimasta. Näin voit valita palveluntarjoajan, joka vastaa parhaiten tarpeitasi ja budjettiasi.

5. Paremmat suhteet

Lopuksi palvelujen hankinta voi myös auttaa sinua rakentamaan parempia suhteita palveluntarjoajiin. Kun hankit palveluntarjoajia hankintaprosessin kautta, voit luoda selkeät odotukset ja viestintäkanavat alusta alkaen. Tämä voi auttaa luomaan myönteisemmän suhteen sinun ja palveluntarjoajasi välille, mikä voi johtaa parempiin tuloksiin ja miellyttävämpään työkokemukseen.

Miten palveluntarjoajia hankitaan

Jos olet kiinnostunut aloittamaan palveluhankinnat yrityksellesi, on muutama asia, jotka sinun kannattaa pitää mielessä. Ensinnäkin on tärkeää ymmärtää, minkälaisia palveluja voidaan hankkia. Näitä ovat kaikki toimistotarvikkeista ja vahtimestaripalveluista tietotekniikkatukeen ja henkilöstökonsultointiin. Kun ymmärrät, millaisia palveluja tarvitset, voit alkaa etsiä palveluntarjoajia.

Palveluntarjoajien hankkimiseen on muutamia eri tapoja. Yksi vaihtoehto on käyttää palvelujen hankintaratkaisuja, kuten verkkohankinta-alustaa, joka tunnetaan myös verkkomarkkinapaikkana. Hankinta-alustojen avulla voit pyytää tarjouksia useilta eri palveluntarjoajilta, jolloin hintoja on helppo vertailla ja löytää tarpeisiisi parhaiten sopiva palveluntarjoaja. Yksi esimerkki on Onsiter, verkkomarkkinapaikka, joka yhdistää yritykset IT- ja yrityskonsultteihin.

Toinen vaihtoehto on käyttää konsulttiyritystä. Nämä yritykset ovat erikoistuneet auttamaan yrityksiä palveluntarjoajien hankinnassa ja valinnassa. Ne voivat tarjota sinulle luettelon ennalta testatuista palveluntarjoajista sekä auttaa sinua sopimusneuvotteluissa ja hankintaprosessin hallinnassa. Right People Group on esimerkki konsulttiyrityksestä, joka on erikoistunut palvelujen hankintaan erityisesti Euroopan IT- ja liiketoimintaosastoille. On myös yrityksiä, jotka tarjoavat strategisia hankintapalveluja, jotka voivat auttaa sinua kehittämään pitkän aikavälin strategian palveluntarjoajien hankintaa varten.

Voit myös hankkia palveluntarjoajia itse. Tämä vaihtoehto vaatii enemmän aikaa ja vaivaa, mutta se voi olla hyvä tapa löytää paikallisia palveluntarjoajia, joita et ehkä löydä muilla keinoin.

Vinkkejä palvelujen hankintastrategian hyödyntämiseen parhaalla mahdollisella tavalla

Kun olet päättänyt ryhtyä käyttämään palvelujen hankintaa, voit noudattaa muutamia vinkkejä, jotta saat strategiastasi kaiken irti.

1. Määrittele tarpeesi

Ensimmäinen askel on määritellä tarpeesi selkeästi. Tähän sisältyy tarvitsemiesi palvelutyyppien sekä kunkin palvelun erityisvaatimusten määrittäminen. Kun käytät aikaa tarpeidesi määrittelyyn etukäteen, voit varmistaa, että hankit oikeat palveluntarjoajat ja saat parhaan mahdollisen vastineen rahoillesi.

2. Luo budjetti

Seuraava vaihe on luoda budjetti palveluhankinnoillesi. Tämä auttaa sinua rajaamaan vaihtoehtoja ja valitsemaan palveluntarjoajat, jotka sopivat budjettiisi. On tärkeää muistaa, että saatat joutua joustamaan budjetistasi hankkimistasi palveluista riippuen. Saatat esimerkiksi joutua käyttämään enemmän rahaa IT-tukeen kuin toimistotarvikkeisiin.

3. Vertaile palveluntarjoajia

Kun olet määritellyt tarpeesi ja laatinut budjetin, voit alkaa vertailla palveluntarjoajia. Tähän on muutamia eri tapoja. Yksi vaihtoehto on käyttää verkkomarkkinapaikkaa, kuten Onsiteria. Toinen vaihtoehto on käyttää konsulttiyritystä, kuten Right People Groupia. Voit myös etsiä palveluntarjoajia itse.

4. Neuvottele sopimuksista

Kun olet valinnut muutaman palveluntarjoajan, sinun on neuvoteltava heidän kanssaan sopimuksista. Tässä vaiheessa tarpeidesi selkeä ymmärtäminen on hyödyksi. Kun tiedät, mitä haluat, voit varmistaa, että sopimukset vastaavat tarpeitasi ja suojaavat etujasi.

5. Hallitse hankintaprosessia

Kun olet allekirjoittanut sopimukset palveluntarjoajien kanssa, on tärkeää hallita hankintaprosessia. Tähän kuuluu toimittajahallinta ja sen varmistaminen, että palveluntarjoajat pitävät lupauksensa ja täyttävät yleiset tavoitteesi. Palvelujen hankintaratkaisu, kuten Onsiter, voi auttaa sinua hallitsemaan prosessia ja varmistamaan, että kaikki sujuu ongelmitta.

Johtopäätös

Palvelujen hankinta on loistava tapa säästää aikaa ja rahaa palveluntarjoajien hankinnassa. Ennen kuin aloitat, on tärkeää käyttää aikaa tarpeiden määrittelyyn ja budjetin luomiseen. Kun olet tehnyt tämän, voit alkaa vertailla palveluntarjoajia ja neuvotella sopimuksista. Muista lopuksi hallita hankintaprosessia, jotta kaikki sujuu ongelmitta.