Wie man einen Arbeitsumfang schreibt

Wenn Sie ein Projekt starten und externe IT-Experten hinzuziehen, ist das Verfassen eines Arbeitsumfangsdokuments (Scope of Work Document, SOW) Ihre erste große Aufgabe.

Dieses Dokument ist das Drehbuch für das gesamte Projekt. Es legt die Erwartungen fest, definiert die Projektgrenzen und schafft ein klares Verständnis zwischen Ihrem Unternehmen und den Beratern.

Im Folgenden wird erläutert, wie Sie einen klaren und gründlichen Arbeitsumfang erstellen, der Ihr Projekt zum Erfolg führt.

Schritt 1: Beginnen Sie mit einer Projektübersicht

Wenn Sie Ihren Arbeitsumfang erstellen, sollten Sie als erstes die Projektübersicht erstellen. In diesem Teil sollten der Name des Projekts, die beteiligten Personen und die Hauptziele, die Sie erreichen wollen, klar angegeben werden.

Es ist wichtig, sich kurz zu fassen und dennoch gründlich zu sein, um sicherzustellen, dass jeder, von den Projektmanagern bis zu den IT-Beratern, die Kernziele des Projekts versteht.

Dieser Überblick bildet die Grundlage Ihres SOW-Dokuments und gibt den Ton für die nachfolgende detaillierte Planung und Ausführung an.

Schritt 2: Konkrete Projektziele festlegen

Projektziele sollten klar und detailliert sein. Sie wollen Projektziele, die Sie auf einer Liste abhaken können, die für Ihr Unternehmen sinnvoll sind und für die es eine Frist gibt.

Auf diese Weise können externe IT-Berater sehen, was sie erreichen müssen, ihre Fortschritte messen und sich darauf konzentrieren, Ergebnisse zu liefern, die für Sie wichtig sind.

Schritt 3: Detaillierte Angaben zu den Projektergebnissen

Wenn Sie zu dem Teil kommen, in dem es um die zu erbringenden Projektleistungen geht, müssen Sie sich klar und deutlich ausdrücken. Geben Sie genau an, was Sie von den IT-Beratern erwarten. So können Sie es aufschlüsseln:

• Softwareentwicklung: Wenn das Projekt die Entwicklung einer neuen Softwarefunktion beinhaltet, beschreiben Sie, was die Funktion sein wird und wie sie funktionieren soll. Nennen Sie die Programmiersprachen und Technologien, die verwendet werden müssen.
• Tests: Erläutern Sie, welche Art von Tests erforderlich ist. Zum Beispiel könnten Sie Unit-Tests, Systemtests und Benutzerakzeptanztests benötigen.
• Dokumentation: Geben Sie an, dass Sie eine umfassende Dokumentation für die Funktion benötigen, einschließlich einer Anleitung zur Installation, zur Verwendung und zur Behebung häufiger Probleme.
• Fristen: Legen Sie klare Fristen für jede Leistung fest. Wenn die neue Funktion bis zu einem bestimmten Datum zum Testen bereit sein muss, sollten Sie dies deutlich machen.

Diese Detailgenauigkeit sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und hilft, Missverständnisse darüber zu vermeiden, was zum Projektumfang gehört.

Außerdem wird so verhindert, dass der Umfang des Projekts größer wird als ursprünglich geplant, was häufig zu Verzögerungen und zusätzlichen Kosten führt.

Schritt 4: Erstellung des Projektzeitplans

Die Erstellung eines Projektzeitplans ist eine Möglichkeit, den Überblick darüber zu behalten, was wann geschehen muss.

Hier erfahren Sie, wie Sie einen Zeitplan effektiv erstellen:

• Listen Sie die Meilensteine des Projekts auf: Bestimmen Sie die wichtigsten Phasen Ihres Projekts. Bei einem IT-Projekt könnte dies den Abschluss der Entwurfsphase, das Ende der Codierungsphase, Testrunden und die endgültige Implementierung umfassen.
• Setzen Sie klare Fristen: Legen Sie für jeden Meilenstein ein bestimmtes Datum fest. Dies hilft allen, von den Projektmanagern bis zu den IT-Beratern, sich zu konzentrieren und auf einen gemeinsamen Termin hinzuarbeiten.
• Bestimmen Sie Abhängigkeiten: Halten Sie fest, welche Aufgaben von anderen abhängen, bevor sie beginnen können. Dies hilft bei der Planung der Abfolge von Aktivitäten und stellt sicher, dass das Projekt reibungslos und ohne Verzögerungen abläuft.

Schritt 5: Festlegen von Projektmanagement-Methoden

Die Festlegung von Projektmanagement Methoden im Arbeitsumfang ist wichtig, weil dadurch sichergestellt wird, dass alle Beteiligten dasselbe Regelwerk verwenden.

Es hilft, das Projekt auf Kurs zu halten, stellt sicher, dass die Kommunikation klar ist und dass das Projekt auf eine Weise verwaltet wird, die der zu erledigenden Arbeit entspricht.

Außerdem bedeutet es, dass die richtigen Software-Tools zur Unterstützung dieser Methoden vorhanden sind. Auf diese Weise ist es wahrscheinlicher, dass das Projekt pünktlich, im Rahmen des Budgets und in der erwarteten Qualität abgeschlossen wird.

In diesem Abschnitt des Dokuments sollten Sie die folgenden Angaben machen:

• Methodik: Geben Sie klar an, ob Sie nach Agile, Scrum, Waterfall oder einem anderen Projektmanagement-Framework vorgehen. Auf diese Weise können die Berater die Prozesse und Prinzipien kennenlernen, die die Projektdurchführung leiten werden.
• Projektmanagementsoftware: Führen Sie die Tools auf, die für die Projektverfolgung und -zusammenarbeit verwendet werden sollen. Wenn Sie JIRA für die Problem- und Projektverfolgung, Trello für die Organisation von Aufgaben auf einer Kanban-Tafel oder Asana für das Workflow-Management verwenden, geben Sie dies an. So weiß jeder, wo und wie er über das Projekt kommunizieren kann.
• Integration: Erläutern Sie, wie diese Methoden und Tools in Ihre aktuellen Systeme integriert werden sollen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Berater ihre Arbeit von Anfang an mit Ihren Abläufen in Einklang bringen können.
• Schulung: Erwähnen Sie den Bedarf an Schulungen zu diesen Methoden oder Werkzeugen. Dies kann für Berater, die mit Ihren spezifischen Gegebenheiten nicht vertraut sind, entscheidend sein.

Schritt 6: Geben Sie die Zahlungsbedingungen und den Zeitplan an

Bei der Festlegung des Arbeitsumfangs müssen Sie festlegen, wann und in welcher Höhe die IT-Berater bezahlt werden und was geschehen muss, damit sie ihre Bezahlung erhalten.

Die Festlegung der Zahlungsbedingungen stellt sicher, dass jeder weiß, was er finanziell zu erwarten hat, was dazu beiträgt, Probleme zu vermeiden und das Projekt auf Kurs zu halten.

Sie müssen Folgendes abdecken:

• Zahlungsmeilensteine: Führen Sie die spezifischen Punkte im Projekt auf, an denen die Zahlungen erfolgen werden. Zum Beispiel nach Abschluss der ersten Systemanalyse oder wenn eine bestimmte Phase des Projekts abgeschlossen ist.
• Projektkosten: Geben Sie die Gesamtkosten des Projekts klar an. Wenn das Projekt nach Stunden abgerechnet wird oder variable Kosten hat, erklären Sie, wie diese berechnet und ausgewiesen werden.
• Finanzielle Vereinbarungen: Wenn es andere Kosten oder finanzielle Details gibt, wie z.B. Gebühren für verspätete Zahlungen, Vorschussgebühren oder Spesen, sollten diese hier angegeben werden.

Schritt 7: Projektspezifika und Rollen der Beteiligten

In diesem Abschnitt sollten die spezifischen Verantwortlichkeiten der beteiligten Akteure, des Projektteams, des Projektleiters und der IT-Berater aufgeführt werden.

Es ist wichtig, die Rollen aller beteiligten Parteien zu umreißen, um sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite stehen.

Durch die Festlegung von Rollen und Zuständigkeiten bleibt das Projekt organisiert.

Es wird sichergestellt, dass Aufgaben nicht doppelt ausgeführt werden und dass jeder weiß, an wen er sich mit Fragen oder Aktualisierungen wenden muss, was Zeit sparen und Verwechslungen verhindern kann.

Schritt 8: Schließen Sie mit Unterschriftsanforderungen

Der SOW sollte mit einem Abschnitt für die Unterschrift des Vertreters des Unternehmens enden, wodurch er zu einem rechtsverbindlichen Vertrag wird.

Damit werden die Vereinbarung und die Verpflichtung zu den skizzierten Projektdetails formalisiert.

Abschluss

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie den Projekterfolg sicherstellen, wenn Sie sicherstellen, dass Ihr Arbeitsumfang klare Projektziele, eine detaillierte Auflistung der zu erledigenden Aufgaben, der ausführenden Personen und der Fristen enthält. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche und fügen Sie nicht zu viel Unnötiges hinzu, damit Sie einen soliden Plan haben, dem alle Beteiligten folgen können. Auf diese Weise ist es wahrscheinlicher, dass Ihr Projekt pünktlich fertig wird und alle Ihre Erwartungen erfüllt, da Ihre IT-Berater genau wissen, was sie zu tun haben.