Hur man skapar en hybridarbetsplats: En guide i 7 steg

I och med den digitala tidsåldern har det blivit allt vanligare att arbeta på distans, och ett av alternativen är en hybrid arbetsmiljö, eller hybridkontor, en flexibel arbetsplatsmodell som är utformad för att stödja en distribuerad arbetsstyrka med både kontorsanställda och distansarbetare. En hybrid arbetsplatsmodell är det bästa sättet att hantera talanger och resurser för många organisationer eftersom medarbetarna kan välja den arbetsplats som är mest gynnsam för arbetet.

Om du håller på att skapa eller funderar på att byta till en hybrid arbetsplatsstrategi följer här sju steg som hjälper dig att komma igång:

1. Definiera dina mål

Det första steget för att skapa en hybrid arbetsplats är att definiera företagets specifika behov. Vilka affärsmål hoppas du kunna uppnå? Vill du öka produktiviteten? Minska allmänna kostnader? Öka arbetstillfredsställelsen för att attrahera och behålla topptalanger? När du har definierat företagets behov kan du börja fundera på vilken typ av hybridmodell som skulle passa bäst.

Om du funderar på att övergå till en hybridarbetsplats bör du ta hänsyn till dina nuvarande medarbetares behov. Vad vill de ha ut av en hybridarbetsplats? Se till att dina mål stämmer överens med deras behov för att skapa en framgångsrik övergång.

2. Utvärdera din personalstyrka

Det är inte alla medarbetare som passar för en hybridmodell. Vissa kanske föredrar strukturen och stödet på en arbetsplats på plats, medan andra kanske trivs bättre i en mer flexibel miljö på distans. Det är viktigt att genomföra medarbetarundersökningar så att du kan identifiera vilken modell som passar ditt team bäst.

Några frågor att ställa till ditt team:

• Känner du dig produktiv när du arbetar på distans?

• Tycker du att det är svårt att fokusera på arbetet när det finns distraktioner hemma?

• Föredrar du att ha fasta arbetstider eller ett mer flexibelt schema?

• Arbetar du bättre i team eller självständigt?

När du har samlat in den här feedbacken kan du börja formulera en plan för din hybridarbetsplats.

3. Utforma din egen hybrida arbetsplats

Det finns ingen modell för en hybridarbetsplats som passar alla. Den modell du väljer bör baseras på de specifika behoven i din organisation. Det finns dock tre vanliga hybridarbetsplatser:

1. Modellen med fjärrstyrning först

I den här typen av hybridarbetsplatsmodell får vissa medarbetare möjlighet att arbeta på distans på heltid och kommer mycket sällan in till kontoret vid behov. Andra anställda väljer att arbeta från kontoret på heltid. Den här modellen är lämplig för företag som anställer medarbetare som bor betydligt längre bort från kontoret, t.ex. i en annan delstat eller ett annat land, eller som helt enkelt föredrar att inte pendla till jobbet.

2. Modellen med flextid på distans

Flexschemamodellen gör det möjligt för anställda att arbeta på kontoret några dagar i veckan och arbeta hemifrån resten av arbetsveckan. Denna typ av hybridmodell för arbetsplatser används av organisationer som är öppna för att låta medarbetarna välja sina egna scheman, så länge de uppfyller minimikravet på antal timmar. Den här modellen passar bäst för organisationer med anställda som har oregelbundna scheman eller behöver mer flexibilitet.

3. Modellen med enbart distansarbete

I den här typen av hybridarbetsplatsmodell arbetar alla anställda på distans och det finns inga fysiska kontor att arbeta från. Denna modell är lämplig för företag med en helt distribuerad arbetsstyrka. Medarbetare i den här modellen tenderar att vara självgående och självständiga.

3. Överväg ett flexibelt schema

Du och dina medarbetare kan bli mer produktiva om ni har ett flexibelt schema. Det innebär att medarbetarna kan arbeta när de vill, så länge arbetet blir gjort. Det kan också gynna medarbetare som har svårt att fokusera hemma eller föredrar mer strukturerade arbetstider.

När du skapar ett flexibelt schema finns det några saker du bör tänka på:

• Börja med kärntimmar: Börja med att skapa kärntimmar, eller den tid då alla distansmedarbetare måste vara tillgängliga. På så sätt säkerställer du att det finns viss överlappning för samarbete och kommunikation.

• Tillåt flexibilitet: När kärntimmarna har fastställts kan du låta medarbetarna välja sina scheman inom dessa timmar. Detta kan göras med hjälp av ett schemaläggningsverktyg eller helt enkelt genom att kommunicera.

• Definiera tydliga förväntningar: Se till att kommunicera förväntningar för både kontorstid och distanstid. På så sätt vet medarbetarna vad som förväntas av dem och förvirring undviks.

• Smidig kontorsdesign: För att tillgodose en hybrid arbetsmiljö kan du överväga att implementera en agilt kontorsutrymme. Detta möjliggör mer flexibilitet och samarbete mellan medarbetarna.

4. Upprätta effektiva kommunikationskanaler

Med en hybrid arbetsstyrka är effektiv kommunikation nyckeln. Medarbetarna måste kunna kommunicera med varandra, oavsett om de är på eller utanför kontoret. Det finns några olika sätt:

• Installeraett chatt-system somSlack eller Microsoft Teams. Med dessa system kan medarbetarna kommunicera med varandra i realtid, oavsett var de befinner sig.

• Överväg videokonferenser: Använd videokonferensrum för teammöten, enskilda möten och annan kommunikation. På så sätt kan kontorsarbetarna se varandras ansikten och kroppsspråk, vilket gör kommunikationen mer effektiv.

• Skapa ett intranät: Skapa ett intranät där de anställda kan få tillgång till företagsinformation, dokument och policyhandböcker. Det här är ett bra sätt att hålla alla på samma sida och se till att alla har den information de behöver.

5. Främja samarbete

För att medarbetarna ska vara produktiva i en hybrid arbetsmodell måste de känna att de arbetar tillsammans som ett team - även om de inte befinner sig i samma fysiska utrymme. Det finns några sätt att främja samarbete mellan distansarbetare för att skapa en produktiv kontorsmiljö:

• Uppmuntra medarbetarna att ta "virtuella kaffepauser" där de kan prata med kollegorna online.

• Använd programvara för projekthantering för att hålla alla på samma sida

• Ordna regelbundna avstämningar med medarbetarna för att se hur det går för dem

6. Förbättra medarbetarnas upplevelse

En bra arbetsplats handlar inte bara om den fysiska miljön. Det handlar också om de människor som arbetar där och deras upplevelse. Att förbättra medarbetarnas upplevelse bör vara ett viktigt fokus för alla organisationer, oavsett om de arbetar helt på distans eller har en hybridmodell.

Det finns många sätt att förbättra medarbetarupplevelsen, men några av de viktigaste är

• Skapa en känsla av gemenskap: Detta kan göras genom initiativ som sociala evenemang, mentorskapsprogram och resursgrupper för anställda som arbetar på distans.

• Främja utveckling: Ge medarbetarna möjlighet att växa i karriären genom utbildnings- och utvecklingsprogram.

• Öka dendagliga produktiviteten: Se till att medarbetarna har de resurser som krävs för att utföra sina jobb på ett effektivt sätt, inklusive rätt teknik.

Genom att förbättra medarbetarupplevelsen kommer du inte bara att attrahera och behålla topptalanger, utan du kommer också att se en ökning av produktivitet och engagemang.

7. Utvärdera och justera

När du har implementerat din hybrida arbetsplatsmodell är det viktigt att utvärdera hur den fungerar och göra ändringar efter behov när det gäller personligt arbete eller distansarbete. Detta hjälper dig att säkerställa att din arbetsplats uppfyller behoven hos dina anställda och ditt företag. Några aktiviteter kan vara

• Regelbundna enkäter till medarbetarna för att få feedback på deras upplevelse

• Spåra mätvärden som produktivitet och engagemangsnivåer

• Analysera data från ditt HR-system

• Möte med chefer för att diskutera hur hybridmodellen fungerar i deras team

Att göra ändringar i din hybridmodell för arbetsplatsen är en pågående process. Genom att regelbundet utvärdera och justera kan du se till att din arbetsplats alltid utvecklas för att möta dina affärsbehov och medarbetarnas engagemang.

Slutsats

Nu när du vet hur du skapar en hybridarbetsplats är det dags att implementera din plan. Kom ihåg att det inte finns någon lösning som passar alla - det som fungerar för ett företag kanske inte fungerar för ett annat. Prova dig fram för att avgöra vilken kombination av distansarbete och arbete på plats som fungerar bäst för ditt företag. Och kom ihåg att vara flexibel - i takt med att världen fortsätter att förändras kommer även vårt sätt att arbeta att göra det.

Hybridarbetsplatsen är framtidens arbetsplats. Genom att kombinera de bästa aspekterna av både distansarbete och arbete på plats kan företag skapa en mer produktiv, engagerad och glad personalstyrka.

Har du några tips på hur man skapar en framgångsrik hybridarbetsplats? Dela med dig av dem till oss i kommentarerna.