Per l’insegnante Agile, Rainer Henrichs, quest’insegnamento è qualcosa di più di un semplice lavoro – è la ragione d’essere della sua esistenza professionale e una sfida che gli piace affrontare ogni giorno. È evidente che per un’azienda non è facile trasformare i flussi di lavoro e sopprattuto l’intera cultura organizzativa; Rainer Henrichs, comunque, sostiene che valga la pena in ogni modo di provare. In questa intervista, vogliamo condividere con voi le esperienze di Rainer Henrichs durante la sua lunga carriera nel mondo Agile.
Dopo aver completato il master in informatica a California, Rainer Henrichs ha lavorato per diversi anni come sviluppatore Java, dove conseguentemente assunse responsabilità nel ruolo di project manager in cui ha iniziato a conoscere i vantaggi del modo di lavorare Agile. Dal 2011 supporta i suoi clienti internazionali come Scrum Master e Insegnante Agile nella realizzazione di idee innovative di prodotto.
1. Come sei diventato un insegnante agile?
Per molto tempo ho lavorato nel settore della gestione di progetti nella maniera tradizionale. In quel periodo avevo già un atteggiamento molto iterativo nella pianificazione dettagliata dei compiti che mi erano stati assegnati, mentre lasciavo in attesa la pianificazione dettagliata delle fasi successive del lavoro, senza tener conto dell’importanza dello sviluppo e dei cambiamenti, che si verificano in ogni caso. Già durante la tradizionale gestione dei progetti, questo modo di pensare mi ha aiutato, per poi, intorno al 2006 entrare in contatto con il modo di lavorare Agile. Immediatamente, questo ha attirato la mia attenzione perché incarnava tutti gli elementi in cui credo.
Da allora, non voglio fare nient’altro tranne che lavorare nel modo agile e lo voglio fare con tutto il cuore. E non perché io sia una sorta di idealista che vuole salvare il mondo, ma perché credo che questo porterà i migliori risultati. È solo più efficiente, più divertente e ci sono meno cose che verranno poi scartate.
2. È un modo di lavorare utile per tutti o c’è qualcuno a cui non consiglieresti questo percorso di carriera?
Ci sono aree in cui è difficile lavorare in modo agile. Aree che sono molto regolamentate o progetti che devi semplicemente pianificare in dettaglio prima di iniziare, ad es. penso che sia difficile costruire una casa con un approccio agile. Se dopo aver finito la costruzione del seminterrato, ti rendi conto che qualcosa doveva essere fatto in modo diverso per supportare il quinto piano che devi costruire, diventa complicato intervenire. È molto più semplice lavorare con il software perché posso modificare e adattare le cose una volta che so cosa dev’essere costruito.
“Non si tratta di organizzare ogni giorno una breve riunione stand up o dividere il lavoro in due settimane“
– Insegnante Agile, Rainer Henrichs
3. Come spiegheresti il tuo lavoro da Insegnante Agile ad un bambino di 5 anni?
Sarebbe abbastanza difficile! Fondamentalmente, l’insegnamento, incluso quello agile, si basa sul fare molte domande. Un insegnante agile mette sempre in discussione lo status quo con l’obiettivo di migliorare il lavoro. Perché lo facciamo in questo modo e non in un altro? È possibile risolverlo in un modo diverso?. L’insegnante deve fornire assistenza al team, in modo che la squadra possa svilupparsi nella giusta direzione. L’insegnante Agile si fida sempre dei suoi dipendenti perché sono più bravi a progettare soluzioni tecniche, in questo modo, lui ci aiuterà a raggiungere gli obiettivi, abbattere le barriere o rimuovere gli ostacoli.
4. Come si svolge la classica giornata di lavoro dell’insegnante agile?
La giornata trascorre come se non avessi idea di cosa succederà nel corso del giorno. Per prima cosa, vado dal mio team e chiedo come stanno andando le cose, mi offro disponibile per eventuale bisogno d’aiuto e chiarimento. Di conseguenza, le persone vengono da me dicendomi: “Questo è appena successo. Come dovrei procedere? Hai un’idea? oppure “Puoi prendere tu l’iniziativa?” Fondamentalmente, mi metto sempre a disposizione del mio team. Questo può essere visto come: Management come un Servizio oppure Leadership come un Servizio.
A volte emergono anche argomenti banali come per esempio: “Puoi organizzare un incontro per questo e quello – e puoi moderarlo?”. Oppure argomenti più impegnativi come: “Ho un problema con quest’altra squadra. Non fanno mai ciò che chiediamo loro di fare. Puoi parlare con loro?” A questo punto assegno il compito a me stesso e lo eseguo personalmente.
“Per alcuni manager questo approccio sembra dire così: noi facciamo ciò che vogliamo. Ma non è affatto così!“
– Insegnante Agile, Rainer Henrichs
5. Quali mansioni svolgeresti come insegnante agile? E cosa esula dalle tue competenze?
Farei quasi ogni tipo di lavoro, ma continuo a dare la priorità dove il mio aiuto è più utile. Per esempio, se qualcuno venisse a dirmi: “Ho una grande idea! Dobbiamo cambiare il framework in qualche modo, ma le altre persone del team non lo vogliono fare.” Ovviamente, dovrei prima chiedere: “Hai parlato con le altre persone?” oppure “Perché non lo vogliono fare? oppure “Hai ricevuto qualche feedback dal resto del team?” – e solo dopo consiglierei di risolvere il problema da soli. Se questo viene rifiutato dagli altri membri del team, allora forse c’è una ragione per questo.
Quando succede che non si riesce a sviluppare all’interno del team è utile che intervenga io, dando uno sguardo più da vicino alle dinamiche della squadra per vedere se tutti i membri sono presi in considerazione. Ecco perché ascolto sempre per poter affrontare il problema nel miglior modo possibile. Chiedo sempre in modo critico di trovare il motivo per cui la squadra ha bisogno del mio aiuto e, naturalmente, valuto chi ritengo sia la persona giusta per un determinato compito.
6. In che modo un insegnante agile lavora insieme al scrum master? Svolgi anche tu il ruolo di scrum master?
Questo varia molto. In passato, in qualità di insegnante agile, ho assunto personalmente il ruolo di scrum master nelle squadre e poi ho moderato da solo tutte le procedure, come le recensioni e le retrospettive. Ma come insegnante agile, ho anche assunto l’incarico di insegnare ai scrum master e di introdurre il scrum master nelle squadre. Dipende molto dalla situazione nella quale stai attualmente lavorando.
7. Lo vedi come un obiettivo del tuo lavoro contare sull’appoggio degli altri?
Sì, lo vedrei generalmente in questo modo. C’è sempre molto da fare all’inizio di un progetto, quando questo inizia a svilupparsi e le persone che ho istruito possono assumersi la piena responsabilità. Da lì in poi, fondamentalmente resto solo la persona di contatto che può prendere il sopravvento quando sorgono nuovi progetti e squadre.
8. Quando credi che questo stato sia raggiunto? Come lavorerà la squadra dopo che tale stato sarà raggiunto?
Direi che è semplicemente quando il team inizia ad organizzare le riunioni da solo e tutti si sentono responsabili al suo interno. In questo modo mi rendo conto che si sono assunti la responsabilità non soltanto dello sviluppo del prodotto, ma anche della sua continua evoluzione. Tutti i membri del team stanno ora pensando a come possano migliorare e sviluppare insieme come una squadra, quando ciò accade penso che questo sia stato reso possibile grazie all’insegnante agile.
“Se non impari dai tuoi errori,
li farai due volte“
– Insegnante Agile, Rainer Henrichs
9. Quali sono le sfide più comuni che affronti come insegnante?
In molti casi, è l’Amministrazione a non essere molto d’accordo con l’approccio agile. In Agile proponiamo gruppi auto-organizzati e per alcuni manager, questo suona come: noi facciamo ciò che vogliamo. Ma non è affatto vero. C’è sempre un Product Owner che ci dice cosa fare e un insegnante agile che garantisce un lavoro fatto in modo efficiente.
Ma c’è in qualche modo una mancanza di controllo. I risultati parziali non vengono più controllati, non si misura più se un dipendente ha fatto questo o quello, ma ci si concentra solo sul valore aggiunto finale. Questo è ciò che rende molti manager sospetti e alcuni hanno il problema di trovare il loro ruolo in esso. Qual è il ruolo di un manager quando i team lavorano in modo indipendente? Nel caso di un leader agile, la gestione è più di una semplice leadership dei dipendenti. Invece di dirigere e controllare il lavoro, dobbiamo chiaramente comunicare le aspettative e gli obiettivi e poi supportare i team nel conseguirli.
Dev’essere accettabile commettere errori, perché solo così le squadre possono imparare e progredire ulteriormente. Dovresti prima provare e poi assicurarti che gli errori possano essere risolti rapidamente, in modo che non si verifichi alcun disastro. Tutti imparano da piccoli errori ed è per questo motivo che non posso permettermi di punire le persone. Al contrario dovrei dire: “Fare un errore non è un problema, l’importante è non farli due volte”. Dobbiamo sempre imparare dall’errore commesso! Quando la cultura vissuta diventa parte dell’azienda, tutto viene effettivamente realizzato. La grande sfida è quella di far credere in questo a tutti e di coinvolgere tutti, non solo il team, ma anche il management e il top management.
10. Come riesci a farlo?
Prima di tutto, devo chiarire che lavorare agile non è qualcosa che abbiamo appena inventato. È qualcosa che le aziende di maggior successo nel mondo praticano da anni ed è proprio per questo motivo che hanno successo. Per dimostrare alle persone che lavorare in modo agile funziona, ho bisogno di un piccolo atto di fede. Per questo, bisogna lavorare duro con una presenza affidabile, consegnando in maniera continuativa ed esponenziale.
11. Come gestisci i dipendenti che hanno lavorato con l’approccio “waterfall” per anni e ora devono improvvisamente adattarsi al modo di lavorare agile?
La cosa più importante è che tutti capiscano il motivo per cui lavoriamo con la metodologia agile e quanto sia importante per uno sviluppo intensivo della squadra. Non si tratta di organizzare un breve incontro stand-up ogni giorno o di dividere il lavoro in due settimane. Al contrario, comincio sempre spiegando i valori fondamentali del mondo agile: Rispetto, Apertura, Concentrazione, Impegno e Coraggio! Poi chiarisco con il team se sono valori comunemente accettati ed infine definiamo la strategia per implementarli nel team.
La squadra dovrebbe essere composta solo da persone che vogliono seguire questi valori e io sostengo chiunque voglia imparare. A seconda del compito del team, introduco delle procedure appropriate come Scrum e Kanban ed insieme al team decidiamo come iniziare il lavoro. A volte capita che ci siano persone che semplicemente non vogliono imparare il modo di lavorare agile, in questo caso, sono impotente e l’unica possibilità è escludere questa persona dal team agile ed assegnargli altri compiti.
“Sei in grado di ottenere motiviazione solo attraverso lo scopo”
– Insegnante Agile, Rainer Henrichs
12. Frederic Laloux descrive nel suo libro “Reinventare l’organizzazione” 3 elementi essenziali delle aziende moderne: Autogestione, Scopo ed Integrità. Lo scopo ha un ruolo nel modo di lavorare agile?
Assolutamente! Per quanto riguarda lo scopo, la prima cosa che faccio con ogni squadra che istruisco è parlare di questo. Tutti i membri del team devono sapere per che cosa, lui o lei, è lì e lo stesso vale per la squadra in generale. Qual è la visione dell’azienda e quale parte della visione è la mission del nostro team? Chiarire questo aspetto è molto importante per la motivazione dei dipendenti.
Discuto questo con il Product Owner ed è lui a spiegarmi perché facciamo queste cose. Invece di dire: “dobbiamo sviluppare questa nuova funzionalità perché l’amministratore delegato mi ha detto così” lui dovrebbe dirlo nel seguente modo: “perché vogliamo attirarre nuovi clienti ed è per questo che abbiamo bisogno di questa nuova funzionalità.” Passando a questo approccio, ogni singolo dipendente ha una relazione completamente diversa rispetto al compito e anche una diversa visione nel trovare una soluzione. Si viene motivati solo attraverso uno scopo.
