Come scrivere un ambito di lavoro

Quando si avvia un progetto e si coinvolgono esperti IT esterni, la stesura di un documento di portata del lavoro (SOW) è il primo grande compito.

Questo documento è il manuale per l’intero progetto. Fissa le aspettative, definisce i confini del progetto e stabilisce un’intesa chiara tra la vostra organizzazione e i consulenti.

Vediamo come costruire un ambito di lavoro che sia chiaro, completo e pronto a guidare il vostro progetto verso il successo.

Fase 1: Iniziare con una panoramica del progetto

Nella stesura dell’ambito di lavoro, la prima cosa da fare è definire la gestione del progetto. Questa parte deve indicare chiaramente il nome del progetto, specificare chi è coinvolto e delineare i principali obiettivi che si vogliono raggiungere.

È importante essere concisi ma esaustivi, assicurandosi che tutti, dai responsabili del progetto ai consulenti informatici, comprendano gli obiettivi principali del progetto.

Questa panoramica funge da base per il documento SOW, dando il tono alla pianificazione dettagliata e all’esecuzione che seguiranno.

Fase 2: Definire gli obiettivi specifici del progetto

Gli obiettivi del progetto devono essere chiari e dettagliati. Volete obiettivi di progetto che potete spuntare da una lista, che abbiano senso per la vostra azienda e che abbiano una scadenza.

In questo modo, i consulenti IT esterni possono vedere ciò che devono raggiungere, misurare i loro progressi e rimanere concentrati sulla fornitura di risultati importanti per voi.

Fase 3: dettagliare i deliverable del progetto

Quando arrivate alla parte relativa alle consegne del progetto, dovete essere chiari come una campana. Indicate esattamente cosa vi aspettate che facciano i consulenti IT. Ecco come si può suddividere il tutto:

• Sviluppo software: se il progetto prevede la creazione di una nuova funzione software, descrivete cosa farà la funzione e come dovrebbe funzionare. Indicare i linguaggi di programmazione e le tecnologie che devono essere utilizzate.
• Testing: spiegare che tipo di test è necessario. Ad esempio, potrebbero essere necessari test unitari, test di sistema e test di accettazione da parte dell’utente.
• Documentazione: specificare che è necessaria una documentazione completa per la funzione, che comprenda come installarla, come usarla e come risolvere i problemi più comuni.
• Scadenze: stabilite scadenze chiare per ogni deliverable. Se la nuova funzione deve essere pronta per il test entro una certa data, chiaritelo.

. Questo livello di dettaglio mantiene tutti sulla stessa lunghezza d’onda e aiuta a evitare qualsiasi malinteso su ciò che è incluso nell’ambito del progetto.

Inoltre, aiuta a prevenire lo scope creep, ovvero quando il progetto inizia a diventare più grande di quanto inizialmente previsto, causando spesso ritardi e costi aggiuntivi.

Fase 4: delineare il programma del progetto

La creazione di un calendario del progetto è un modo per tenere traccia di ciò che deve accadere e quando.

Ecco come creare una tabella di marcia in modo efficace:

• Elenco delle tappe del progetto: Identificare le fasi principali del progetto. Per un progetto informatico, questo potrebbe includere il completamento della fase di progettazione, la fine del periodo di codifica, le fasi di test e l’implementazione finale.
• Fissare scadenze chiare: Per ogni pietra miliare, assegnate una data specifica. Questo aiuta tutti, dai project manager ai consulenti IT, a rimanere concentrati e a lavorare verso una scadenza comune.
• Definire le dipendenze: Assicuratevi di annotare quali attività dipendono da altre prima di poter iniziare. Questo aiuta a pianificare la sequenza delle attività e assicura che il progetto scorra senza ritardi.

Fase 5: Specificare le metodologie di gestione del progetto

Specificare le metodologie di gestione del progetto metodologie nell’ambito del lavoro è importante perché assicura che tutti utilizzino lo stesso playbook.

Aiuta a mantenere il progetto in carreggiata, assicura che la comunicazione sia chiara e che il progetto sia gestito in modo da adattarsi al lavoro che si sta svolgendo.

Inoltre, significa che esistono gli strumenti software giusti per supportare questi metodi. In questo modo, è più probabile che il progetto venga portato a termine nei tempi, nei limiti del budget e con la qualità prevista.

In questa sezione del documento, si dovrebbe avere quanto segue:

• Metodologia: Indicate chiaramente se state seguendo Agile, Scrum, Waterfall o un altro framework di gestione del progetto. Questo permette ai consulenti di conoscere i processi e i principi che guideranno l’esecuzione del progetto.
• Software di gestione del progetto: Elencate gli strumenti che verranno utilizzati per il monitoraggio e la collaborazione del progetto. Se utilizzate JIRA per il tracciamento dei problemi e del progetto, Trello per organizzare i compiti su una lavagna Kanban o Asana per la gestione del flusso di lavoro, specificatelo. Aiuta tutti a capire dove e come comunicare sul progetto.
• Integrazione: spiegate come queste metodologie e strumenti saranno integrati nei vostri sistemi attuali. Questo assicura che i consulenti possano allineare il loro lavoro con le vostre operazioni fin dall’inizio.
• Formazione: se c’è bisogno di formazione su queste metodologie o strumenti, fatelo presente. Questo può essere fondamentale per i consulenti che potrebbero non avere familiarità con la vostra specifica configurazione.

Fase 6: Includere i termini di pagamento e il calendario

Quando si definisce l’ambito di lavoro, è necessario stabilire quando i consulenti IT saranno pagati, quanto e cosa deve accadere per ricevere il pagamento.

La definizione dei termini di pagamento assicura che tutti sappiano cosa aspettarsi dal punto di vista finanziario, il che aiuta a evitare problemi e a mantenere il progetto in carreggiata.

Dovrete occuparvi di:

• Pietre di pagamento: Elencate i punti specifici del progetto in cui verranno effettuati i pagamenti. Ad esempio, dopo il completamento dell’analisi iniziale del sistema o una volta completata una particolare fase del progetto.
• Costo del progetto: Indicare chiaramente il costo totale del progetto. Se il progetto è fatturato a ore o ha costi variabili, spiegate come questi saranno calcolati e riportati.
• Accordi finanziari: se ci sono altri costi o dettagli finanziari, come commissioni per ritardi di pagamento, commissioni di mantenimento o spese, questi devono essere inclusi qui.

Fase 7: affrontare le specifiche del progetto e i ruoli degli stakeholder

Questa sezione deve specificare le responsabilità specifiche degli stakeholder coinvolti, del team di progetto, del project manager e dei consulenti IT.

È importante delineare i ruoli di tutte le parti coinvolte per garantire che tutti siano sulla stessa pagina.

La definizione dei ruoli e delle responsabilità mantiene il progetto organizzato. .

Aiuta ad assicurarsi che i compiti non vengano duplicati e che tutti sappiano a chi rivolgersi per domande o aggiornamenti, il che può far risparmiare tempo ed evitare confusione.

Fase 8: Concludere con i requisiti di firma

Il SOW deve concludersi con una sezione per la firma del rappresentante aziendale, che lo rende un contratto legalmente vincolante.

In questo modo si formalizza l’accordo e l’impegno a rispettare i dettagli del progetto.

Conclusione

In conclusione, se vi assicurate che l’ambito di lavoro includa obiettivi chiari del progetto, un elenco dettagliato di ciò che deve essere fatto, di chi lo deve fare e di quando deve essere fatto, vi state preparando per il successo del progetto. Mantenete l’attenzione, evitate di aggiungere troppe cose che non sono necessarie e avrete un piano solido che tutti i partecipanti potranno seguire. In questo modo, è più probabile che il progetto venga portato a termine nei tempi previsti e che soddisfi tutte le vostre aspettative, con i vostri consulenti IT che sapranno esattamente cosa fare.