De grundlæggende principper for at afvikle et godt møde og holde dem produktive er velkendte. Udarbejd en dagsorden i forvejen, start og slut til tiden, og få et eller to teammedlemmer til at hjælpe til. Men der er detaljer inden for disse grundlæggende principper, som kan gøre en stor forskel. Her er syv tips til at holde dine møder på sporet:
1. Vælg deltagerne omhyggeligt
Ikke alle møder behøver at omfatte hele teamet. Faktisk er det nogle gange bedre at holde et mindre møde med kun de personer, der er direkte involveret i det emne, der drøftes. Når du inviterer folk til et møde, skal du være klar over, hvorfor de bliver inviteret, og hvilken rolle de forventes at spille. Dette hjælper møderne til at forblive superfokuserede, for når deltagerne spiller en hovedrolle i det pågældende emne, er de mere tilbøjelige til at bringe relevante punkter op.
Hvis du får deltagere til at fortælle dig, at de ikke ønsker at deltage, fordi de føler, at emnet ikke er relevant for dem, skal du lytte til dem. De har måske en pointe – og deres feedback kan hjælpe dig med at justere mødets formål eller deltagerne til næste gang.
2. Hav et formål med hvert punkt på dagsordenen
Mødedagsordener bør udarbejdes og distribueres før mødedagen, så deltagerne er klar over, hvad der skal drøftes. Men det er ikke nok bare at have en liste over emner – hvert punkt på dagsordenen bør have et formål. Formålet kan være at træffe en beslutning, at give opdateringer eller at brainstorme idéer. Et klart formål er med til at holde alle på samme side, og mødet vil være fokuseret.
Som deltager kan du hjælpe med at holde mødet produktivt ved at forberede de nøglepunkter, du vil tage op, eller de spørgsmål, du har til dagsordenspunkterne. På den måde kan du undgå at spilde tid på mødet med at forsøge at huske, hvad du ville sige.
Spar tid og kræfter på at finde den rigtige konsulent. Book en gratis konsultation hos os i dag.
3. Giv hvert punkt en tildelt tid
Hvis du giver hvert punkt på dagsordenen en tidsramme, er det med til at holde mødet i gang og forhindre, at et enkelt emne kommer ud af emnet eller monopoliserer mødetiden. Dette er især vigtigt, hvis du har meget at dække.
Du bør dog have en vis fleksibilitet med hensyn til den tid, der afsættes til hvert punkt. Hvis en diskussion går godt, og deltagerne er engagerede, er der ingen grund til at afslutte den, bare fordi tiden er gået. Sørg for at give plads til et par minutters samtale, hvis der er spørgsmål eller bekymringer.
Og hvis diskussionen ikke varer så længe som planlagt, er det ok at gå videre til det næste emne. Måske kan du endda afslutte mødet før tid.
4. Start mødet med en påmindelse om at holde dig på sporet
Hvis du blot starter mødet med en påmindelse om at fokusere på at nå målene i dagsordenen, kan det være med til at holde alle fokuseret. Det er en blid måde at forhindre folk i at blive ført ud på et sidespor eller komme væk fra emnet. Når du går videre til det næste punkt på dagsordenen, skal du gentage de ønskede resultater.
Du kan blot sige noget i stil med: “Til minde om, at formålet med dette dagsordenspunkt er at nå frem til en beslutning om X. Vi har 30 minutter til at drøfte dette punkt, så lad os fokusere på at nå dette mål og undgå at komme ud af emnet.”
5. Guide deltagerne tilbage til den rette vej
Hvis diskussionen begynder at bevæge sig væk fra emnet, skal du forsigtigt bringe den tilbage til det aktuelle emne. Hvis nogen har et spørgsmål, der ikke har noget med den aktuelle diskussion at gøre, skal du opfordre dem til at tage det op på et andet tidspunkt eller i en anden sammenhæng, eller henvise dem til den rette person.
Hold også øje med målet med dagsordenspunktet. Hold dig til formålet med dagsordenspunktet, og undgå at udvide det pågældende dagsordenspunkt. Hvis du f.eks. er ved at brainstorme idéer til et nyt projekt, skal du ikke begynde at drøfte detaljerne i forbindelse med gennemførelsen. Det er noget, der kan gemmes til et andet møde. Dette bringer os til vores næste punkt.
6. Hold separate møder til forskellige formål
Hvis du opdager, at dine møder bliver længere og mere ufokuserede, kan det være på tide at opdele dem i mindre møder med mere specifikke formål. På den måde kan hvert møde forblive fokuseret på sine mål, og deltagerne behøver ikke at sidde over et langt møde, der dækker emner, som ikke er relevante for dem.
Du kan også benytte denne mulighed til at invitere forskellige deltagere til hvert møde. På den måde sikrer du, at kun de personer, der skal være til stede, deltager, og at deres tid ikke går til spilde.
7. Gør rundbordssamtaler rigtigt
Rundbordssamtaler er en fantastisk måde at få input fra alle mødedeltagere, men de kan også være en kilde til frustration, hvis de ikke udføres korrekt. Undgå at lave rundbordssamtaler for at få opdateringer. Opdateringer kan skrives og distribueres via e-mail eller passende Slack-kanaler. Brug i stedet rundbordssamtaler til diskussioner eller brainstorming-sessioner.
Vær specifik med hensyn til, hvad du ønsker at vide fra hver enkelt person, og giv dem en tidsfrist til at svare. Hvis nogen overskrider den tildelte tid, skal du forsigtigt minde dem om tidsgrænsen. Når alle har haft mulighed for at komme til orde, kan du gå videre til det næste punkt på dagsordenen.
Konklusion
Det er ikke alle møder, der skal afvikles med total effektivitet og præcision. Men hvis du opdager, at for mange møder begynder at trække ud, eller at de ikke når deres mål, er det måske på tide at tage et skridt tilbage og revurdere, hvordan du leder dem.
Prøv at implementere nogle af disse tips, og se, om det gør en forskel i produktiviteten og fokuseringen af dine møder. Hvis ikke, skal du ikke være bange for at eksperimentere, indtil du finder det, der fungerer bedst for dig og dit team. Målet er trods alt at sikre, at dine møder er produktive og effektive, så alle kan fokusere på at udføre deres bedste arbejde.
