Le basi per gestire una riunione senza intoppi e mantenerla produttiva sono ben note. Preparare un ordine del giorno in anticipo, iniziare e terminare in tempo e chiedere l’aiuto di uno o due membri del team. Ma ci sono dettagli che possono fare la differenza. Ecco sette consigli per mantenere le riunioni in regola:
1. Scegliete con cura i partecipanti
Non è necessario che tutte le riunioni includano l’intero team. Anzi, a volte è meglio organizzare una riunione più ristretta con le sole persone direttamente coinvolte nell’argomento in discussione. Quando si invitano le persone a una riunione, bisogna essere chiari sul motivo dell’invito e sul ruolo che ci si aspetta che svolgano. Questo aiuta le riunioni a rimanere super focalizzate, perché quando i partecipanti hanno un ruolo principale nell’argomento in questione, sono più propensi a sollevare punti rilevanti.
Se i partecipanti vi dicono che non vogliono partecipare perché ritengono che l’argomento non sia rilevante per loro, ascoltateli. Potrebbero avere ragione e il loro feedback può aiutarvi a modificare lo scopo della riunione o i partecipanti per la prossima volta.
2. Avere uno scopo per ogni punto dell’ordine del giorno
Gli ordini del giorno delle riunioni devono essere preparati e distribuiti prima del giorno della riunione, in modo che i partecipanti siano a conoscenza di ciò che verrà discusso. Ma non basta avere un elenco di argomenti: ogni punto dell’ordine del giorno deve avere uno scopo. Lo scopo potrebbe essere quello di prendere una decisione, fornire aggiornamenti o fare un brainstorming di idee. Un obiettivo chiaro aiuta a mantenere tutti sulla stessa lunghezza d’onda e a focalizzare l’attenzione sulla riunione.
I partecipanti possono contribuire a mantenere la riunione produttiva preparando i punti chiave che desiderano sollevare o le domande da porre sui punti all’ordine del giorno. In questo modo, eviterete di perdere tempo durante la riunione cercando di ricordare ciò che volevate dire.
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3. Assegnare a ogni punto un tempo determinato
Assegnare a ogni punto dell’ordine del giorno un periodo di tempo aiuta a far procedere la riunione e a evitare che un argomento vada fuori tema o monopolizzi il tempo della riunione. Questo è particolarmente importante se le questioni da trattare sono molte.
Tuttavia, è necessario avere una certa flessibilità per quanto riguarda il tempo assegnato a ciascun argomento. Se una discussione sta andando bene e i partecipanti sono coinvolti, non è necessario terminarla solo perché il tempo è scaduto. Assicuratevi di prevedere qualche minuto di conversazione in caso di domande o dubbi.
Se la discussione non si protrae come previsto, è bene passare all’argomento successivo. Potreste anche concludere la riunione in anticipo.
4. Iniziare la riunione con un promemoria per rimanere in carreggiata
Iniziare la riunione con un semplice promemoria che ricorda di concentrarsi sul raggiungimento degli obiettivi dell’ordine del giorno può aiutare a mantenere la concentrazione di tutti. È un modo delicato per evitare che le persone si distraggano o vadano fuori tema. Quando si passa al punto successivo dell’ordine del giorno, ribadire i risultati desiderati.
Potete semplicemente dire: “Come promemoria, lo scopo di questo punto dell’ordine del giorno è di giungere a una decisione su X. Abbiamo a disposizione 30 minuti per discutere questo punto, quindi concentriamoci sul raggiungimento di questo obiettivo ed evitiamo di andare fuori tema”.
5. Guidare i partecipanti a tornare sulla retta via
Se la discussione inizia ad andare fuori tema, riportatela delicatamente all’argomento in questione. Se qualcuno ha un problema che non riguarda la discussione in corso, incoraggiatelo a sollevarlo in un altro momento o in un altro contesto, oppure indirizzatelo alla persona appropriata.
Tenete d’occhio anche l’obiettivo del punto all’ordine del giorno. Attenetevi allo scopo del punto all’ordine del giorno ed evitate di ampliarlo. Ad esempio, se state facendo un brainstorming di idee per un nuovo progetto, non iniziate a discutere i dettagli dell’implementazione. È un argomento che può essere conservato per un’altra riunione. Questo ci porta al prossimo punto.
6. Riunioni separate per scopi diversi
Se vi accorgete che le vostre riunioni diventano sempre più lunghe e poco mirate, potrebbe essere il momento di suddividerle in riunioni più piccole con scopi più specifici. In questo modo, ogni riunione può rimanere concentrata sui suoi obiettivi e i partecipanti non dovranno assistere a una lunga riunione che tratta argomenti che non sono rilevanti per loro.
Potete anche sfruttare questa opportunità per invitare partecipanti diversi a ogni riunione. In questo modo, si assicura che siano presenti solo le persone che devono essere presenti e che il loro tempo non venga sprecato.
7. Fare bene le tavole rotonde
Le tavole rotonde sono un ottimo modo per ottenere input da tutti i partecipanti alla riunione, ma possono anche essere fonte di frustrazione se non vengono svolte correttamente. Evitate di fare tavole rotonde per ottenere aggiornamenti. Gli aggiornamenti possono essere scritti e distribuiti tramite e-mail o canali Slack appropriati. Utilizzate invece le tavole rotonde per le discussioni o le sessioni di brainstorming.
Siate specifici su ciò che volete sapere da ogni persona e date loro un limite di tempo per rispondere. Se qualcuno supera il tempo a disposizione, ricordateglielo gentilmente. Una volta che tutti hanno avuto la possibilità di parlare, passate al punto successivo dell’ordine del giorno.
Conclusione
Non tutte le riunioni devono essere gestite con totale efficienza e precisione. Tuttavia, se vi accorgete che troppe riunioni iniziano a trascinarsi o che non raggiungono gli obiettivi prefissati, potrebbe essere il momento di fare un passo indietro e rivalutare il modo in cui le gestite.
Provate a mettere in pratica alcuni di questi suggerimenti e verificate se la produttività e la concentrazione delle vostre riunioni cambiano. In caso contrario, non abbiate paura di sperimentare fino a trovare ciò che funziona meglio per voi e per il vostro team. Dopo tutto, l’obiettivo è assicurarsi che le riunioni siano produttive ed efficienti, in modo che tutti possano concentrarsi sul loro lavoro migliore.
