Le migliori pratiche per una gestione efficace dei fornitori nella vostra azienda

Sophie è un responsabile degli acquisti di servizi presso un’azienda tecnologica in crescita. Quando è entrata in azienda, la gestione di una manciata di fornitori era semplice. Ma con l’espansione dell’attività, è cresciuto anche l’elenco dei fornitori, ognuno con termini contrattuali, metriche di performance e fattori di rischio diversi.

Sophie si è resa conto che il suo tradizionale foglio di calcolo non era più sufficiente. La complessità era schiacciante e sapeva che era giunto il momento di adottare un approccio più strategico alla gestione dei fornitori.

Man mano che le organizzazioni, come quella di Sophie, crescono, la gestione delle relazioni con i fornitori, la garanzia di un risparmio sui costi e la riduzione dei rischi legati ai fornitori diventano sempre più complesse.

Implementare processi efficaci di gestione dei fornitori non è un lusso, ma una necessità per ottenere una gestione dei fornitori di successo.

Perché una gestione efficace dei fornitori è importante

Partnership di successo con i consulenti esterni

Costruire partnership solide con i consulenti esterni è una componente strategica per raggiungere il successo aziendale.

Implementare pratiche efficaci di gestione dei fornitori quando si tratta di consulenti può portare diversi vantaggi:

• Costruire partnership forti: Sviluppare relazioni durature e collaborative con i consulenti consente di comprendere a fondo le reciproche esigenze e aspettative. Questa comprensione reciproca diventa la chiave di volta per raggiungere obiettivi vantaggiosi per entrambe le parti.

• Assicurare la massima qualità: Mantenere un collegamento continuo con i consulenti garantisce che questi ultimi rispettino o superino costantemente gli impegni presi, fornendo in definitiva prodotti e servizi di alta qualità.

• Aumentare le prestazioni: Revisionare regolarmente le prestazioni dei consulenti e mantenere chiare linee di comunicazione motiva i consulenti a superare le aspettative di performance, con conseguenti impatti positivi sul risultato economico.

Mitigazione dei rischi

La gestione dei rischi è il fulcro della gestione dei fornitori.

Attraverso un’accurata valutazione dei rischi dei fornitori e una due diligence, le aziende possono:

• Identificare i rischi potenziali:

• Assicurare la conformità normativa: Garantire che i consulenti esterni soddisfino i requisiti legali e gli standard di settore riduce al minimo le potenziali complicazioni legali.

• Migliorare la sicurezza dei dati: Una valutazione e una supervisione diligente dei consulenti esterni possono prevenire e bloccare efficacemente le violazioni dei dati e altre violazioni della sicurezza, offrendo protezione alle informazioni sensibili.

• Salvaguardia della reputazione: Se c’è un intoppo con un consulente, questo potrebbe portare a ritardi o altri problemi che danneggiano la reputazione della vostra azienda. Avere un piano solido per gestire i rischi con i consulenti esterni può prevenire problemi che potrebbero interrompere la vostra catena di fornitura.

Sourcing strategico

La gestione strategica dei fornitori è l’adozione di un approccio deliberato all’approvvigionamento e alla gestione dei consulenti, in linea con gli obiettivi strategici dell’azienda.

Questo comporta:

• Allineamento agli obiettivi aziendali: Scegliere fornitori che si allineano con la missione, i valori e gli obiettivi dell’azienda garantisce una relazione più compatibile.

• Ottimizzare i costi: il sourcing strategico consente di migliorare le negoziazioni e il processo di selezione dei fornitori, consentendo di risparmiare sui costi senza compromettere la qualità.

• Migliorare l’efficienza della supply chain: Una catena di fornitura ben allineata riduce il rischio di ritardi e migliora l’efficienza complessiva.

• Promuovere l’innovazione: Impegnarsi con i fornitori come partner incoraggia la collaborazione e l’innovazione, spesso portando allo sviluppo di nuovi prodotti o a miglioramenti.

Migliori pratiche di gestione dei fornitori

Per assicurarsi che le relazioni con i fornitori siano solide e produttive, è necessario disporre di un processo di gestione dei fornitori efficace.

Ecco alcune delle migliori pratiche per ciascuna delle fasi del ciclo di vita della gestione dei fornitori.

Processo di selezione del fornitore

Scegliere il fornitore giusto, soprattutto quando si ha a che fare con consulenti esterni, è un primo passo fondamentale nel percorso di gestione del fornitore.

È essenziale disporre di una chiara politica di gestione dei fornitori che definisca i criteri di selezione.

Alcuni esempi di politiche che potrebbero essere incluse sono:

Pricing – Se un’azienda sta cercando un consulente di marketing, potrebbe ricevere preventivi che variano ampiamente in termini di prezzo.

Una politica chiara li aiuterà a soppesare il costo rispetto all’esperienza, alla reputazione e alla strategia proposta dal consulente, assicurando loro di trovare la soluzione migliore all’interno del loro budget.

Qualità – Nel caso di assunzione di un consulente IT per implementare un nuovo sistema software, l’esame dei progetti precedenti, il feedback dei clienti e la solidità della soluzione proposta possono fornire indicazioni sulla qualità del loro lavoro.

Una valutazione approfondita garantisce l’allineamento con gli standard e le aspettative dell’azienda.

Affidabilità – Quando si ingaggia un consulente aziendale per una revisione della strategia a lungo termine, può essere fondamentale esaminare i suoi precedenti in termini di rispetto delle scadenze, reattività e prestazioni costanti.

Tale valutazione garantisce che il consulente scelto sia affidabile e possa essere un partner affidabile nel raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Processo di onboarding del fornitore

Quando si inserisce un nuovo fornitore nel mix, è un momento critico che contribuisce a plasmare l’intero rapporto che si avrà con lui.

È davvero importante avere un processo di onboarding chiaro per iniziare con un nuovo fornitore. Un buon sistema di gestione dei fornitori può facilitare questo processo, fornendovi gli strumenti per verificare il background del fornitore, assicurarvi che abbia le giuste qualifiche e ottenere tutte le informazioni chiave di cui entrambi avete bisogno.

Fare questo nel modo giusto aiuta entrambi a sapere cosa aspettarsi e pone le basi per una collaborazione di successo.

Gestione dei contratti

Un’attiva gestione dei contratti è una parte vitale per far funzionare senza problemi i rapporti con i fornitori. È necessario monitorarli attivamente, controllarli regolarmente e talvolta rinegoziare i termini.

È molto importante specificare alcune cose fondamentali nei contratti. Assicuratevi che tutti sappiano come misurerete le prestazioni, che tipo di servizio vi aspettate, come affronterete i rischi e come manterrete i dati al sicuro.

Quando tutti sanno esattamente cosa ci si aspetta fin dall’inizio, si evitano disaccordi in seguito. Si crea fiducia e questo rende la collaborazione molto più facile e produttiva.

Stare al passo con i contratti aiuta tutti a capire le proprie responsabilità e può far risparmiare denaro evitando incomprensioni o disaccordi.

Monitoraggio delle prestazioni

Tenendo d’occhio le prestazioni del fornitoreè la chiave per una gestione di successo del fornitore e per una relazione reciprocamente vantaggiosa.

Questo comporta il monitoraggio continuo della fornitura di servizi, il rispetto dei contratti con i fornitori e la valutazione degli indicatori chiave di prestazione (KPI). Sfruttare i dati del fornitore e organizzare sessioni di feedback regolari aiuta a identificare le aree di miglioramento e incoraggia il fornitore a mantenere standard elevati.

Gestire le relazioni con i fornitori in questo modo consente anche di intervenire tempestivamente se le prestazioni iniziano a diminuire, assicurando che i rischi legati ai fornitori siano gestiti in modo efficace.

Gestione delle relazioni

Mantenere solide le relazioni con i fornitori è un must per il lungo periodo. In questa fase, la comunicazione e la collaborazione sono i vostri fidati compagni.

Le chiacchierate regolari e la collaborazione aiutano ad affrontare i problemi, a discutere i cambiamenti e ad assicurarsi che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda. La chiave è costruire un solido legame attraverso una comunicazione aperta che apra la strada alla fiducia reciproca e a un percorso più agevole.

Rinnovo o risoluzione del contratto

Quando i contratti sono prossimi alla scadenza, arriva la grande decisione: continuare a ballare con lo stesso fornitore o chiudere la questione?

Questa fase richiede un’immersione profonda nelle prestazioni del fornitore, verificando se ha mantenuto le promesse. È l’occasione per riflettere sul loro impatto ed esplorare altre opzioni.

L’obiettivo è fare scelte intelligenti che allineino le relazioni con i fornitori alle esigenze in evoluzione della vostra azienda.

Offboarding e transizione

Nei casi in cui ci si separa da un fornitore, si tratta di un addio organizzato. L’obiettivo? Fare in modo che la transizione avvenga senza intoppi, che si tratti di un nuovo fornitore o di una soluzione interna.

Pensate a questo passaggio come a un passaggio di testimone senza intoppi. Un’operazione di offboarding ben eseguita garantisce il minimo intoppo e mantiene viva la saggezza del fornitore precedente, in modo che le vostre operazioni scorrano senza intoppi.

Sistemi di gestione dei fornitori

Gestire i fornitori è un compito complesso e disporre degli strumenti giusti è fondamentale. I sistemi software di gestione dei fornitori sono fondamentali per aiutarvi a gestire le relazioni con i fornitori e a migliorare la vostra strategia generale di gestione dei fornitori.

Ecco cosa possono fornire questi sistemi:

• Tracciamento dei dettagli importanti: potete tenere sotto controllo tutto ciò che conta nella gestione delle relazioni con i fornitori, assicurandovi che i contratti e le metriche di performance non cadano nel dimenticatoio.

• Miglioramento della comunicazione: Una comunicazione aperta e chiara con i fornitori aiuta tutti a rimanere allineati e favorisce relazioni migliori.

• Allineamento strategico: Questi sistemi aiutano ad allineare la strategia dei fornitori con gli obiettivi aziendali, rafforzando gli sforzi di collaborazione con i fornitori.

• Gestione del rischio dei fornitori: Identificano e gestiscono i potenziali problemi in anticipo, rendendo le interazioni con i fornitori più sicure e affidabili.

• Efficienza di tempi e costi: L’automazione di molte attività fa risparmiare tempo e denaro, consentendovi di concentrarvi maggiormente sulla creazione e sul mantenimento di relazioni positive con i fornitori.

I sistemi di gestione dei fornitori svolgono un ruolo che va oltre il semplice tenere traccia dei fornitori. Assicurano che la gestione dei fornitori funzioni in modo efficace e contribuisca al successo della gestione dei fornitori.

Fai il passo successivo con Onsiter VMS

Il VMS di Onsiter viene ad allineare le vostre pratiche di gestione dei fornitori con gli standard del settore e offre soluzioni automatizzate per un controllo più efficiente.

Attraverso il VMS di Onsiter, otterrete preziose informazioni sulle prestazioni dei fornitori, consentendo ai vostri team interni di prendere decisioni solide e redditizie. Potrete gestire con sicurezza i rischi legati ai fornitori, garantendo la continuità aziendale e il risparmio sui costi.

Iscrivete oggi stesso Onsiter VMS. È una scelta pratica e intelligente che può fare la differenza nelle vostre operazioni.

Conclusione

La gestione dei fornitori è diventata una funzione aziendale fondamentale, cruciale per la gestione delle relazioni, dei contratti e dei rischi dei fornitori. Il successo in quest’area richiede una pianificazione strategica e gli strumenti giusti, come Onsiter VMS. L’implementazione delle best practice, il mantenimento di una chiara politica di gestione dei fornitori e l’allineamento con fornitori strategici possono creare relazioni reciprocamente vantaggiose che apportano un valore significativo alla vostra azienda. È una disciplina essenziale nell’odierno panorama aziendale.