Buenas prácticas para una gestión eficaz de los proveedores en su empresa

Sophie es directora de adquisición de servicios en una empresa tecnológica en expansión. Cuando se incorporó a la empresa, la gestión de un puñado de proveedores era sencilla. Pero a medida que la empresa crecía, también lo hacía la lista de proveedores, cada uno con unas condiciones contractuales, unas métricas de rendimiento y unos factores de riesgo diferentes.

Sophie se dio cuenta de que su tradicional hoja de cálculo de seguimiento ya no era suficiente. La complejidad era abrumadora y supo que había llegado el momento de adoptar un enfoque de gestión de proveedores más estratégico.

A medida que las organizaciones, como la de Sophie, crecen, la gestión de las relaciones con los proveedores, la garantía del ahorro de costes y la reducción de los riesgos relacionados con los proveedores se vuelven más complejas.

Implantar procesos eficaces de gestión de proveedores no es un lujo, sino una necesidad para lograr una gestión de proveedores satisfactoria.

Por qué es importante una gestión eficaz de proveedores

Alianzas exitosas con consultores externos

Construir alianzas sólidas con consultores externos es un componente estratégico para lograr el éxito empresarial.

Aplicar prácticas eficaces de gestión de proveedores al tratar con consultores puede aportar varias ventajas:

• Construir asociaciones sólidas: Desarrollar relaciones duraderas y de colaboración con los consultores permite comprender en profundidad las necesidades y expectativas de cada uno. Este entendimiento mutuo se convierte en la piedra angular para lograr objetivos que beneficien a ambas partes.
• Garantizar una calidad de primera: Mantener una conexión continua con los consultores garantiza que cumplan o superen sus compromisos de forma constante y, en última instancia, ofrezcan productos y servicios de alta calidad.
• Incrementar el rendimiento: Revisar periódicamente el rendimiento de los consultores y mantener líneas claras de comunicación motiva a los consultores a superar las expectativas de rendimiento, lo que se traduce en un impacto positivo en los resultados finales.

Mitigación de riesgos

La gestión de riesgos es el núcleo de la gestión de proveedores.

A través de evaluaciones exhaustivas de los riesgos de los proveedores y la diligencia debida, las empresas pueden:

• Identificar los riesgos potenciales:
• Identificar los riesgos potenciales:Un conocimiento exhaustivo de los riesgos potenciales relacionados con los consultores externos permite aplicar estrategias proactivas para minimizar dichos riesgos.
• Asegurar el cumplimiento de la normativa:Asegurar que los consultores externos cumplen los requisitos legales y las normas del sector minimiza las posibles complicaciones legales.
• Mejorar la seguridad de los datos: Una evaluación y supervisión diligentes de los consultores externos pueden prevenir y detener eficazmente las violaciones de datos y otras infracciones de seguridad, ofreciendo protección para la información sensible.
• Proteger la reputación: Si hay un contratiempo con un consultor, podría provocar retrasos u otros problemas que perjudiquen el prestigio de su empresa. Contar con un plan sólido para gestionar los riesgos con consultores externos puede evitar problemas que podrían interrumpir su cadena de suministro.

Abastecimiento estratégico

La gestión estratégica de proveedores consiste en adoptar un enfoque deliberado para el abastecimiento y la gestión de consultores, alineado con los objetivos estratégicos de la empresa.

Esto implica:

• Alinearse con los objetivos empresariales: Elegir proveedores que se alineen con la misión, los valores y los objetivos de la empresa garantiza una relación más compatible.
• Optimizar costes: El aprovisionamiento estratégico permite mejorar el proceso de negociación y selección de proveedores, lo que se traduce en un ahorro de costes sin comprometer la calidad.
• Mejorar la eficiencia de la cadena de suministro: Una cadena de suministro bien alineada reduce el riesgo de retrasos y mejora la eficiencia global.
• Promover la innovación: Comprometerse con los proveedores como socios fomenta la colaboración y la innovación, lo que a menudo conduce al desarrollo de nuevos productos o mejoras.

Mejores prácticas de gestión de proveedores

Para asegurarse de que sus relaciones con los proveedores son sólidas y productivas, debe contar con un proceso de gestión de proveedores eficaz.

Veamos algunas de las mejores prácticas para cada una de las etapas del ciclo de vida de la gestión de proveedores.

Proceso de selección de proveedores

La elección del proveedor adecuado, especialmente cuando se trata de consultores externos, es un primer paso fundamental en el viaje hacia la gestión de proveedores.

Es esencial contar con una política clara de gestión de proveedores que dicte los criterios de selección.

Algunos ejemplos de políticas que podrían incluirse son:

Precios– Si una empresa busca un consultor de marketing, es posible que reciba presupuestos con precios muy dispares.

Una política clara les ayudará a sopesar el coste con la experiencia del consultor, su reputación y la estrategia propuesta, asegurándose de encontrar la mejor opción dentro de su presupuesto.

Calidad – En el caso de contratar a un consultor de TI para implementar un nuevo sistema de software, el examen de proyectos anteriores, los comentarios de los clientes y la solidez de la solución propuesta pueden proporcionar información sobre la calidad de su trabajo.

Una evaluación exhaustiva garantiza la alineación con las normas y expectativas de la empresa.

Fiabilidad – Cuando se contrata a un consultor de negocios para una revisión de la estrategia a largo plazo, revisar su historial de cumplimiento de plazos, capacidad de respuesta y rendimiento constante puede ser vital.

Esta evaluación garantiza que el consultor elegido es fiable y puede ser un socio fiable en la consecución de los objetivos de negocio.

Proceso de incorporación de proveedores

Cuando se incorpora un nuevo proveedor, es un momento crítico que ayuda a dar forma a toda la relación que se tendrá con él.

Es realmente importante tener un proceso de incorporación claro para empezar con un nuevo proveedor. Un buen sistema de gestión de proveedores puede hacer esto más fácil al darle las herramientas para comprobar los antecedentes del proveedor, asegurarse de que tienen las calificaciones adecuadas, y obtener toda la información clave que ambos necesitan.

Hacer esto de la manera correcta ayuda a que ambos sepan qué esperar y prepara el escenario para trabajar juntos con éxito.

Gestión de contratos

Una gestión de contratos activa es una parte vital para que sus relaciones con los proveedores funcionen sin problemas. Debe supervisarlos de forma activa, realizar comprobaciones periódicas y, en ocasiones, renegociar las condiciones.

Es muy importante que especifique algunos aspectos clave en sus contratos. Debes asegurarte de que todo el mundo sabe cómo vas a medir el rendimiento, qué tipo de servicio esperas, cómo vas a afrontar los riesgos y cómo vas a proteger los datos.

Cuando todo el mundo sabe exactamente lo que se espera desde el principio, se evitan desacuerdos posteriores. Genera confianza, y eso hace que trabajar juntos sea mucho más fácil y productivo.

Estar al tanto de los contratos ayuda a que todos comprendan sus responsabilidades y puede ahorrar dinero al evitar malentendidos o desacuerdos.

Seguimiento del rendimiento

Estar al tanto de desempeño del proveedores clave para una gestión exitosa del proveedor y una relación mutuamente beneficiosa.

Esto implica un seguimiento continuo de la prestación de servicios, el cumplimiento de los contratos con los proveedores y la evaluación de los indicadores clave de rendimiento (KPI). Aprovechar los datos de los proveedores y celebrar sesiones periódicas de feedback ayuda a identificar áreas de mejora y anima a los proveedores a mantener un alto nivel de calidad.

Gestionar las relaciones con los proveedores de este modo también permite intervenir con rapidez si el rendimiento empieza a bajar, garantizando que los riesgos relacionados con los proveedores se gestionan de forma eficaz.

Gestión de relaciones

Mantener unas relaciones sólidas con los proveedores es imprescindible a largo plazo. Durante esta fase, la comunicación y la colaboración son sus compañeros de confianza.

Las charlas periódicas y el trabajo conjunto ayudan a abordar los problemas, discutir los cambios y asegurarse de que todo el mundo está en la misma sintonía. La clave está en crear un vínculo sólido a través de una comunicación abierta que allane el camino hacia la confianza mutua y un viaje más fluido.

Renovación o rescisión del contrato

Cuando los contratos están cerca de su fecha de finalización, llega la gran decisión: ¿debería seguir bailando con el mismo proveedor o darlo por terminado?

Este paso requiere una inmersión profunda en el rendimiento del proveedor, comprobando si ha cumplido sus promesas. Es su oportunidad de reflexionar sobre su impacto y explorar otras opciones.

El objetivo es tomar decisiones inteligentes que alineen sus relaciones con el proveedor con las necesidades cambiantes de su negocio.

Despedida y transición

En aquellos casos en los que se separa de un proveedor, se trata de una despedida organizada. ¿El objetivo? Que la transición sea fluida, ya sea a un nuevo proveedor o a una solución interna. Esto podría implicar la transferencia de datos, conocimientos y recursos al siguiente jugador.

Una despedida bien ejecutada garantiza unos baches mínimos y mantiene viva la sabiduría del proveedor anterior, para que sus operaciones fluyan sin contratiempos.

Sistemas de gestión de proveedores

La gestión de proveedores es una tarea compleja, y contar con las herramientas adecuadas es clave. Los sistemas de software de gestión de proveedores son vitales para ayudarle a manejar las relaciones con los proveedores y mejorar su estrategia general de gestión de proveedores.

Esto es lo que estos sistemas pueden proporcionar:

• Seguimiento de detalles importantes: Puede controlar todo lo que importa en la gestión de las relaciones con los proveedores, asegurándose de que los contratos y las métricas de rendimiento no se pierdan.
• Mejora de la comunicación: La comunicación abierta y clara con sus proveedores ayuda a todos a mantenerse alineados y fomenta mejores relaciones.
• Alineación estratégica: Estos sistemas le ayudan a alinear su estrategia de proveedores con sus objetivos empresariales, reforzando los esfuerzos de colaboración con sus proveedores.
• Gestión de riesgos de proveedores: Identifique y gestione los posibles problemas con antelación, haciendo que sus interacciones con los proveedores sean más seguras y fiables.
• Eficiencia en tiempo y costes: La automatización de muchas tareas ahorra tiempo y dinero, lo que le permite centrarse más en crear y mantener relaciones positivas con los proveedores.

Los sistemas de gestión de proveedores desempeñan un papel que va más allá del simple seguimiento de los proveedores. Garantizan que su gestión de proveedores funcione eficazmente y contribuyen al éxito de la gestión de proveedores.

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A través del VMS de Onsiter, obtendrá información valiosa sobre el rendimiento de los proveedores, lo que permitirá a sus equipos internos tomar decisiones acertadas y rentables. Podrá gestionar los riesgos de los proveedores con confianza, garantizando tanto la continuidad del negocio como el ahorro de costes.

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Conclusión

La gestión de proveedores se ha convertido en una función empresarial fundamental, crucial para gestionar las relaciones con los proveedores, los contratos y los riesgos. El éxito en este ámbito exige una planificación estratégica y las herramientas adecuadas, como Onsiter VMS. La aplicación de las mejores prácticas, el mantenimiento de una política clara de gestión de proveedores y la alineación con proveedores estratégicos pueden crear relaciones mutuamente beneficiosas que aporten un valor significativo a su empresa. Es una disciplina esencial en el panorama empresarial actual.