Tietosuojavastaavan tärkeimmät ominaisuudet + opas

Tietosuoja on olennainen osa organisaation tietohallintoa, etenkin kun päivittäin käsiteltävien tietojen määrä kasvaa.

Yleisessä tietosuoja-asetuksessa (GDPR) hahmotellaan tietosuojan noudattamista koskevia erityisvaatimuksia, ja organisaatioiden on varmistettava, että ne noudattavat asetusta välttääkseen tuntuvat rangaistukset.

Tietosuojalainsäädännön noudattamiseksi yritysten on nimitettävä tietosuojavastaava tai GDPR-konsultti, joka valvoo ja hallinnoi tietosuojatoimia organisaatiossa.

Tietosuojavastaavalla on ratkaiseva rooli rekisteröityjen henkilötietojen suojan varmistamisessa, ja hän on vastuussa tietosuojan noudattamisen valvonnasta organisaatiossa.

Tässä artikkelissa käsittelemme tietosuojavastaavan tärkeimpiä ominaisuuksia ja annamme käytännön neuvoja pätevän tietosuojakonsultin palkkaamiseen.

Tietosuojavastaavan rooli

Tietosuojavastaava on ammattilainen, jonka tehtävänä on valvoa organisaation tietosuojatoimia. Tietosuojavastaavan vastuualueet keskittyvät sen varmistamiseen, että organisaation tietojenkäsittelytoiminnot noudattavat tietosuojalakeja ja -asetuksia, erityisesti tietosuoja-asetusta.

Lisäksi tietosuojavastaavan tehtävänä on viestiä rekisteröidyille, valvontaviranomaisille ja muille sidosryhmille tietosuojan noudattamiseen liittyvistä asioista.

GDPR:ssä määritellään tietosuojavastaavan erityiset roolit ja vastuut, joita ovat muun muassa seuraavat:

• Organisaation ja sen työntekijöiden neuvominen tietosuojaa koskeviin lakeihin ja asetuksiin liittyvissä asioissa sekä säännöllisen ja järjestelmällisen seurannan toteuttaminen sen varmistamiseksi, että organisaatio noudattaa tietosuojaa.
• Säännöllisten tietosuojaa koskevien vaikutustenarviointien tekeminen tietojenkäsittelytoimiin liittyvien riskien tunnistamiseksi ja hallitsemiseksi.
• Yhteistyö valvontaviranomaisten kanssa tietosuojaan liittyvissä asioissa.
• Toimiminen yhteyspisteenä organisaation tietosuojasta huolestuneille rekisteröidyille ja sen varmistaminen, että he saavat hyödyllistä opastusta ja ovat helposti tavoitettavissa.
• Tietosuojasäädöksiä ja -määräyksiä koskevan asiantuntijatiedon tarjoaminen ja erityisesti säännöllisten tietoturvatarkastusten tekemistä koskevien tarkkojen ohjeiden määrittely.

Hyvän tietosuojavastaavan ominaisuudet

Tietosuojalainsäädännön asiantuntijatietämys

TVH:lla on oltava perusteellinen tietämys tietosuojalaeista, kuten GDPR:stä, sekä muista asiaankuuluvista tietosuojasäännöksistä. Tämän tietämyksen ansiosta hän voi ohjata organisaatiota noudattamaan tietosuojalakeja, välttämään sakkoja ja rangaistuksia sekä suojelemaan rekisteröityjen tietoja.

Tekniset ja analyyttiset taidot

TVH:lla on oltava tekniset ja analyyttiset taidot, jotta hän voi ymmärtää tietojenkäsittelytoimintoja ja tunnistaa riskejä. Hänellä on myös oltava asiantuntemusta tietosuojaa koskevien vaikutustenarviointien tekemisestä, tietoturvaloukkausten hallinnasta ja säännöllisten tietoturvatarkastusten tekemisestä.

Viestintätaidot

TVH:lla on oltava erinomaiset viestintätaidot, jotta hän voi pitää tehokkaasti yhteyttä rekisteröityihin, tietosuojaviranomaisiin ja muihin sidosryhmiin. Hänen on myös kommunikoitava monimutkaiset tietosuojaan liittyvät käsitteet yksinkertaisin termein organisaation muille kuin asiantuntijoille, kuten ylimmälle johdolle ja henkilöstölle.

Riskien arviointi- ja hallintataidot

Tietosuojavastaavan on kyettävä tekemään riskinarviointeja ja hallitsemaan tietojenkäsittelytoimiin liittyviä riskejä. Hänen on kyettävä tunnistamaan, arvioimaan ja lieventämään rekisteröityjen oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvia riskejä.

Eettiset ja ammatilliset ominaisuudet

TVH:lla on oltava korkea eheyden ja ammattietiikan taso, jotta hän voi varmistaa luottamuksellisuuden ja puolueettomuuden säilymisen. Hänen on myös oltava luotettava ja vastuuntuntoinen tehtäviään hoitaessaan.

Tietosuojakonsulttien palkkaaminen

Kun on kyse tietosuojavastaavan palkkaamisesta, pätevien ehdokkaiden löytäminen on olennaista sen varmistamiseksi, että organisaatiosi noudattaa tietosuojalakeja. Mutta mistä aloitat ja mitä ehdokkaalta pitäisi etsiä? Tässä artikkelissa annamme käytännön vinkkejä pätevien tietosuojavastaavaehdokkaiden löytämiseen ja arviointiin sekä tarjoamme haastattelukysymyksiä, joiden avulla voit tehdä oikean palkkauspäätöksen.

Pätevien konsulttien löytäminen

Tietosuojakonsultteja etsiessään organisaatiot voivat harkita erilaisia vaihtoehtoja, kuten seuraavia:

1. Suosittelut: Yksi luotettavimmista tavoista löytää pätevä tietosuoja-asiantuntija on luotettavien lähteiden suositukset. Kysy suosituksia toimialasi muilta organisaatioilta, ammatillisista verkostoista tai lakimiehiltä.
2. Ammatilliset yhdistykset: Tietosuojakonsultit ovat usein ammattiyhdistysten, kuten International Association of Privacy Professionals (IAPP) tai Information Systems Security Association (ISSA), jäseniä. Nämä yhdistykset voivat tarjota arvokkaita resursseja pätevien konsulttien löytämiseen ja yhteydenpitoon.
3. Verkkomarkkinapaikat: Onsiterin kaltaiset alustat tarjoavat yrityksille markkinapaikan, jolla ne voivat löytää ja palkata freelance-tietosuojakonsultteja. Nämä markkinapaikat tarjoavat kätevän tavan ottaa yhteyttä suureen joukkoon päteviä konsultteja ja vertailla heidän hintojaan ja asiantuntemustaan.
4. Konsulttien välittäjät: Right People Groupin kaltaiset yritykset toimivat välittäjinä, jotka yhdistävät organisaatioita ennalta seulottuihin ja tarkistettuihin konsultteihin, joilla on tietosuojaan liittyvää erityisosaamista. Right People Group hoitaa haku- ja tarkastusprosessin, mikä helpottaa yritysten mahdollisuuksia löytää tarpeisiinsa sopiva konsultti.

Konsultin pätevyyden arviointi

Tietosuojavastaavaehdokkaita arvioitaessa on tärkeää ottaa huomioon seuraavat seikat:

• asiaankuuluva pätevyys ja kokemus tietosuojasta ja yksityisyyden suojaa koskevista laeista
• tekniset ja analyyttiset taidot
• viestintätaidot
• riskien arviointi- ja hallintataidot
• eettiset ja ammatilliset ominaisuudet

Jos harkitset konsultin palkkaamista tietosuojavastaavaksesi, varmista, että arvioit hänen kokemuksensa toimialasi organisaatioiden kanssa työskentelystä ja hänen kykynsä antaa räätälöityä ohjausta erityistarpeisiisi. Etsi konsultti, jolla on todistetusti kokemusta siitä, että hän on auttanut yrityksiä saavuttamaan ja ylläpitämään tietosuojalakien noudattamista, ja harkitse referenssien tarkistamista tai tapaustutkimusten pyytämistä heidän asiantuntemuksensa arvioimiseksi.

Haastattelukysymykset

Kun haastattelet tietosuojakonsultteja, on tärkeää esittää kohdennettuja kysymyksiä, joiden avulla voit arvioida heidän pätevyyttään ja kokemustaan. Seuraavassa on esimerkkejä haastattelukysymyksistä, joiden avulla voidaan arvioida konsultin asiantuntemusta:

1. Minkälaisten tietosuoja- ja yksityisyydensuojalakien kanssa olet työskennellyt aiemmin ja miten olet varmistanut, että asiakkaasi noudattavat niitä?
2. Voisitteko kuvailla konkreettisen tapauksen, jossa tunnistitte ja lievensitte tietosuojariskiä asiakkaalle? Miten lähestyitte tilannetta ja millaisia tuloksia saavutitte?
3. Miten pysyt ajan tasalla tietosuojalakien ja -määräysten uusista kehityssuuntauksista ja muutoksista ja miten otat nämä muutokset huomioon konsultointityössäsi?
4. Oletko koskaan työskennellyt organisaation kanssa kattavan tietosuojastrategian kehittämiseksi ja toteuttamiseksi? Voisitteko kertoa, miten laaditte tällaisen strategian?
5. Miten arvioitte organisaation tietoturvatarpeet ja -riskit ja mitä toimia toteutatte näiden tarpeiden täyttämiseksi?
6. Voisitko kuvailla tilannetta, jossa sinun on pitänyt kertoa monimutkaisista tietosuojaa koskevista käsitteistä muille kuin asiantuntijoille organisaatiossa? Miten lähestyit asiaa ja mitkä strategiat olivat mielestäsi tehokkaimpia?
7. Miten asetat tietosuojaan liittyvät huolenaiheet ja riskit tärkeysjärjestykseen ja miten tasapainotat nämä huolenaiheet muiden organisaation päämäärien ja tavoitteiden kanssa?
8. Oletko koskaan työskennellyt tietosuojaviranomaisen tai sääntelyelimen kanssa? Jos olette, voisitteko kuvailla kokemuksianne ja sitä, miten selvisitte mahdollisista haasteista?
9. Miten suhtaudutte työntekijöiden kouluttamiseen ja perehdyttämiseen tietosuojakäytäntöihin ja -menettelyihin, ja mitkä strategiat ovat osoittautuneet tehokkaimmiksi?
10. Voisitteko lopuksi antaa esimerkin erityisen haastavasta tietosuojaan liittyvästä konsultointitoimeksiannosta, jonka parissa olette työskennelleet, ja miten voititte mahdolliset esteet onnistuneen lopputuloksen saavuttamiseksi?

Päätelmät

Yhteenvetona voidaan todeta, että pätevien tietosuojavastaavien palkkaaminen on tärkeää, jotta organisaatiot voivat noudattaa tietosuojalakeja ja suojella rekisteröityjen tietoja.

Hyvällä tietosuojavastaavan konsultilla on oltava yhdistelmä teknisiä ja pehmeitä taitoja, kuten tietosuojalakien asiantuntijatietämys, tekniset ja analyyttiset taidot, viestintätaidot, riskien arviointi- ja hallintataidot sekä eettiset ja ammatilliset ominaisuudet. Noudattamalla edellä esitettyä rekrytointiopasta henkilöstö- ja palveluhankintojen ammattilaiset voivat löytää oikean ehdokkaan valvomaan organisaationsa tietosuojatoimia.