Al automatizar y centralizar la información sobre proveedores, puede mejorar la eficacia de la gestión de proveedores, reducir el riesgo de problemas de cumplimiento y aumentar la productividad general.
Sin embargo, no todos los sistemas de gestión de proveedores son iguales, y elegir el adecuado para su empresa es crucial. En este artículo, exploraremos las principales características que debe buscar en los sistemas de gestión de proveedores para ayudarle a tomar decisiones informadas.
¿Qué es un sistema de gestión de proveedores?
Un sistema de gestión de proveedores (VMS) es una solución de software que ayuda a las empresas a gestionar el ciclo de vida de los proveedores y a agilizar sus procesos empresariales. El software de gestión de proveedores ofrece una serie de funciones, como la automatización de la incorporación de proveedores, el seguimiento del rendimiento o la gestión de contratos, entre otras.
Seleccionar el sistema de gestión de proveedores adecuado para su empresa es crucial, ya que puede afectar significativamente a sus operaciones. El sistema adecuado puede ayudarle a ahorrar tiempo, reducir costes y mejorar la eficacia general.
Característica nº 1: Base de datos de proveedores personalizable
Al seleccionar un software de gestión de proveedores, una característica clave a tener en cuenta es una base de datos de proveedores personalizable para una gestión eficaz de los datos de los proveedores. Esta característica permite a las empresas adaptar los campos de la base de datos a sus necesidades específicas.
Al personalizar los campos, las empresas pueden eliminar datos irrelevantes, lo que mejora la precisión y agiliza la introducción de datos. Con una base de datos personalizable, es más fácil acceder rápidamente a la información relevante sobre los proveedores.
Además, las empresas pueden garantizar la exactitud de la información de sus proveedores personalizando los campos según sus necesidades específicas. Esta función permite una gestión eficaz de los datos, proporcionando una visión global de todas las actividades relacionadas con los proveedores.
Característica nº 2: Incorporación automática de proveedores
Al buscar sistemas de software de gestión de proveedores, es importante buscar la función de incorporación automática de proveedores, que puede ahorrar a su empresa tiempo y recursos valiosos.
La incorporación de proveedores puede ser un proceso largo, pero con un sistema automatizado, su empresa puede dar de alta a nuevos proveedores de forma rápida y sencilla.
Esto es especialmente beneficioso para las empresas que incorporan nuevos proveedores con frecuencia, ya que el sistema puede gestionar automáticamente las comprobaciones de antecedentes, las comprobaciones de crédito, los contratos y otros documentos esenciales.
Al reducir el tiempo necesario para dar de alta a un nuevo proveedor, las empresas que cuentan con una función automatizada de incorporación de proveedores pueden avanzar más rápidamente y hacer crecer su red de proveedores de forma eficaz.
Función nº 3: Gestión de contratos
La gestión eficaz de los contratos es crucial para cualquier empresa, y una solución completa de gestión de proveedores debe incluir una función de gestión del cumplimiento. Estas funciones pueden ayudar a su empresa a gestionar los contratos con proveedores de forma más eficaz y a reducir el riesgo de problemas de cumplimiento.
Las funciones de gestión de contratos del software de gestión de proveedores deben incluir capacidades de firma electrónica, biblioteca de plantillas y recordatorios de contratos. Estas funciones permiten a su empresa gestionar los contratos de forma rápida y sencilla, al tiempo que garantizan la precisión y el cumplimiento.
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Característica nº 4: Gestión del rendimiento
La gestión del rendimiento de los proveedores es otra característica clave que hay que buscar en un software de gestión de proveedores. Mediante el seguimiento del rendimiento de los proveedores, puede identificar áreas de mejora y trabajar con ellos para realizar cambios.
Algunos ejemplos de funciones que debe buscar en un sistema de gestión del rendimiento son la posibilidad de realizar un seguimiento de los KPI de los proveedores, la posibilidad de establecer alertas en caso de rendimiento deficiente y la posibilidad de realizar un seguimiento del cumplimiento de los proveedores.
El seguimiento de los KPI permite identificar las áreas en las que los proveedores destacan y las áreas en las que necesitan mejorar. Las alertas de bajo rendimiento le permiten abordar los problemas rápidamente, reduciendo el riesgo de que surjan más problemas en el futuro.
Característica nº 5: Informes y análisis
La última característica de un sistema de gestión de proveedores que debe tener en cuenta son los informes y análisis. Esta característica es importante porque le permite generar informes y recopilar información sobre el rendimiento de sus proveedores y la eficacia general de su sistema de gestión de proveedores. He aquí algunos ejemplos de funciones que debe buscar en un sistema de informes y análisis:
- Informes personalizables: La capacidad de crear informes personalizados que se adapten a las necesidades de su empresa es crucial. Busque un sistema que le permita seleccionar los puntos de datos que desea incluir en su informe y organizarlos en un formato que tenga sentido para su empresa.
- Datos en tiempo real: Un sistema de informes y análisis que proporcione datos en tiempo real es ideal porque le permite tomar decisiones rápidamente basándose en la información más actualizada disponible.
- Visualización de datos: Busque un sistema que ofrezca herramientas de visualización de datos, como tablas y gráficos, que faciliten la comprensión de conjuntos de datos complejos.
- Análisis predictivo: Algunos sistemas ofrecen capacidades de análisis predictivo que utilizan algoritmos de aprendizaje automático para analizar datos y hacer predicciones sobre el rendimiento futuro del proveedor. Esto puede ser una herramienta valiosa para identificar posibles problemas antes de que se conviertan en problemas graves.
- Integración con otros sistemas: Busque un sistema que pueda integrarse con sus otros sistemas de software existentes, como su ERP o CRM. Esto facilitará la recopilación de datos de múltiples fuentes y la generación de informes completos.
Las ventajas de contar con un sistema completo de informes y análisis son numerosas. Algunas de las principales son
- Mayor visibilidad: Un buen sistema de informes y análisis proporciona visibilidad de todos los aspectos de su sistema de gestión de proveedores. Esto facilita la identificación de áreas en las que puede realizar mejoras y optimizar sus procesos.
- Mejor toma de decisiones: Los datos en tiempo real y el análisis predictivo le permiten tomar mejores decisiones basadas en datos sobre sus procesos de gestión de proveedores.
- Ahorro de costes: Al identificar ineficiencias y áreas en las que puede realizar mejoras, puede ahorrar dinero en costes de gestión de proveedores.
- Cumplimiento: Un sistema de informes y análisis puede ayudarle a garantizar que sus procesos de gestión de proveedores cumplen con las normativas y estándares aplicables.
Conclusión
En conclusión, al elegir un sistema de gestión de proveedores, es importante buscar un sistema que ofrezca bases de datos de proveedores personalizables, incorporación automatizada de proveedores, gestión de contratos, gestión del rendimiento y generación de informes y análisis.
Al seleccionar un sistema con estas características, puede mejorar la eficiencia y la eficacia de sus procesos de gestión de proveedores, ahorrar dinero y garantizar el cumplimiento de las normas y reglamentos aplicables.
Recuerde tomarse el tiempo necesario para elegir el mejor sistema de gestión de proveedores para su empresa y no dude en solicitar el asesoramiento de un consultor si necesita ayuda para tomar una decisión.
*Onsiter es la empresa hermana de Right People Group, una consultora de TI líder en Europa, y al probar el VMS de Onsiter, las empresas pueden beneficiarse de los conocimientos y la experiencia de ambas empresas para agilizar y optimizar la gestión de su personal eventual.
