Was ist die Beschaffung von Dienstleistungen, und wie kann sie einem Unternehmen nützen?

In der Wirtschaft ist die Beschaffung der Prozess des Erwerbs von Waren oder Dienstleistungen von einer externen Quelle. Dazu gehört in der Regel die Aushandlung von Verträgen mit Lieferanten und häufig auch Aktivitäten wie Beschaffung, Lieferantenauswahl und Preisverhandlungen. Aber was genau ist die Beschaffung von Dienstleistungen, und wie kann sie Ihrem Unternehmen nützen? In diesem Artikel gehen wir auf die Grundlagen der Dienstleistungsbeschaffung ein und erörtern, wie sie Ihrem Unternehmen zu mehr Wachstum verhelfen kann.

Definition der Dienstleistungsbeschaffung

Im Kern geht es bei der Dienstleistungsbeschaffung um den Prozess der Beschaffung und Auswahl von Dienstleistern. Übliche Geschäftsbereiche, die die Dienstleistungsbeschaffung nutzen, sind Facility Management, IT und HR. Sie beziehen und beschaffen Dienstleistungen von Drittanbietern.

Die Abteilung für die Beschaffung von Dienstleistungen ist in der Regel mit einem Team von Einkäufern besetzt, die für die Ermittlung von und die Verhandlungen mit externen Mitarbeitern oder Dienstleistern wie Beratungsdiensten, Marketingagenturen, Anwaltskanzleien usw. zuständig sind. Andernfalls kann die Aufgabe der Dienstleistungsbeschaffung an ein Beratungsunternehmen ausgelagert oder intern von Personalabteilungen oder Einstellungsleitern erledigt werden.

Die Vorteile der Dienstleistungsbeschaffung für Unternehmen

Es gibt 5 Hauptvorteile der Dienstleistungsbeschaffung für Unternehmen:

1. Kosteneinsparungen

Einer der Hauptvorteile der Dienstleistungsbeschaffung sind Kosteneinsparungen. Wenn Sie Dienstleister im Rahmen eines wettbewerbsorientierten Beschaffungsprozesses einkaufen, können Sie sicher sein, dass Sie den bestmöglichen Preis für die von Ihnen benötigten Dienstleistungen erhalten. Auf diese Weise können Sie bei Ihren Dienstleistungsausgaben Geld sparen und mehr Mittel für Reinvestitionen in anderen Bereichen Ihres Unternehmens freisetzen.

2. Bessere Qualität

Ein weiterer Vorteil der Dienstleistungsbeschaffung besteht darin, dass sie Ihnen helfen kann, die Qualität der ausgelagerten Dienstleistungen, die Sie erhalten, zu verbessern. Dies geschieht durch den Prozess der Ausschreibung, der die Anbieter zwingt, ihr Bestes zu geben, um Ihren Auftrag zu erhalten. Dies bedeutet, dass Sie mit größerer Wahrscheinlichkeit qualitativ hochwertige Dienstleistungen erhalten, die Ihren spezifischen Bedürfnissen und Anforderungen entsprechen.

3. Gesteigerte Effizienz

Die Beschaffung von Dienstleistungen kann auch dazu beitragen, die Effizienz Ihrer Arbeit zu steigern. Durch die Rationalisierung des Prozesses der Beschaffung, der Auswahl und der Verfolgung der Leistung von Lieferanten können Sie Zeit und Energie sparen, die Sie besser für andere Bereiche Ihres Unternehmens einsetzen können. Dies kann dazu beitragen, Ihre Gesamteffizienz und Produktivität zu verbessern.

4. Größere Flexibilität

Ein weiterer Vorteil der Dienstleistungsbeschaffung besteht darin, dass sie Ihnen eine größere Flexibilität bei Ihren Tätigkeiten bietet. Wenn Sie Dienstleister über einen Beschaffungsprozess einkaufen, können Sie aus einer Vielzahl von Anbietern wählen. So können Sie den Anbieter auswählen, der Ihren Anforderungen und Ihrem Budget am besten entspricht.

5. Bessere Beziehungen

Schließlich kann die Beschaffung von Dienstleistungen auch dazu beitragen, dass Sie bessere Beziehungen zu Ihren Dienstleistern aufbauen. Wenn Sie Dienstleister über einen Beschaffungsprozess auswählen, können Sie von Anfang an klare Erwartungen und Kommunikationskanäle schaffen. Dies kann dazu beitragen, eine positivere Beziehung zwischen Ihnen und Ihrem Dienstleister aufzubauen, was zu besseren Ergebnissen und einer angenehmeren Arbeitserfahrung führen kann.

Wie Sie Dienstleister finden

Wenn Sie mit der Beschaffung von Dienstleistungen für Ihr Unternehmen beginnen möchten, sollten Sie einige Dinge beachten. Zunächst ist es wichtig, die verschiedenen Arten von Dienstleistungen zu kennen, die beschafft werden können. Das reicht von Bürobedarf und Hausmeisterdiensten bis hin zu IT-Support und Personalberatung. Sobald Sie wissen, welche Arten von Dienstleistungen Sie benötigen, können Sie mit der Suche nach Anbietern beginnen.

Für die Suche nach Dienstleistern gibt es verschiedene Möglichkeiten. Eine Möglichkeit ist die Nutzung von Lösungen für die Beschaffung von Dienstleistungen, wie z. B. eine Online-Beschaffungsplattform, auch bekannt als Online-Marktplatz. Mit Hilfe von Beschaffungsplattformen können Sie Angebote von einer Vielzahl von Dienstleistern einholen und so auf einfache Weise Preise vergleichen und den besten Anbieter für Ihre Anforderungen finden. Ein Beispiel ist Onsiter, ein Online-Marktplatz, der Unternehmen mit IT- und Unternehmensberatern zusammenbringt.

Eine weitere Möglichkeit ist die Inanspruchnahme eines Beratungsunternehmens. Diese Firmen sind darauf spezialisiert, Unternehmen bei der Suche und Auswahl von Dienstleistern zu unterstützen. Sie können Ihnen eine Liste von geprüften Anbietern zur Verfügung stellen und Sie bei den Vertragsverhandlungen und der Abwicklung des Beschaffungsprozesses unterstützen. Right People Group ist ein Beispiel für ein Beratungsunternehmen, das sich auf die Beschaffung von Dienstleistungen spezialisiert hat, insbesondere für IT- und Unternehmensabteilungen in Europa. Es gibt auch Firmen, die strategische Beschaffungsdienste anbieten, die Ihnen bei der Entwicklung einer langfristigen Strategie für die Beschaffung von Dienstleistern helfen können.

Schließlich können Sie auch auf eigene Faust nach Dienstleistern suchen. Diese Option erfordert mehr Zeit und Aufwand, kann aber eine gute Möglichkeit sein, lokale Anbieter zu finden, die Sie auf anderem Wege nicht finden könnten.

Tipps für die optimale Nutzung Ihrer Strategie zur Beschaffung von Dienstleistungen

Wenn Sie sich für die Beschaffung von Dienstleistungen entschieden haben, können Sie einige Tipps befolgen, um das Beste aus Ihrer Strategie herauszuholen.

1. Definieren Sie Ihren Bedarf

Der erste Schritt besteht darin, Ihren Bedarf klar zu definieren. Dazu gehört, dass Sie die Arten von Dienstleistungen, die Sie benötigen, sowie die spezifischen Anforderungen für jede Dienstleistung ermitteln. Indem Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Bedürfnisse im Voraus zu definieren, können Sie sicherstellen, dass Sie die richtigen Anbieter auswählen und das bestmögliche Preis-Leistungs-Verhältnis erhalten.

2. Erstellen Sie ein Budget

Der nächste Schritt besteht darin, ein Budget für die Beschaffung von Dienstleistungen zu erstellen. Dies wird Ihnen helfen, Ihre Optionen einzugrenzen und Anbieter auszuwählen, die in Ihr Budget passen. Denken Sie daran, dass Sie Ihr Budget je nach den zu beschaffenden Dienstleistungen möglicherweise anpassen müssen. So kann es beispielsweise sein, dass Sie für IT-Support mehr ausgeben müssen als für Büromaterial.

3. Vergleichen Sie Anbieter

Sobald Sie Ihren Bedarf definiert und ein Budget erstellt haben, können Sie mit dem Vergleich von Dienstleistern beginnen. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten. Eine Möglichkeit ist die Nutzung eines Online-Marktplatzes, z. B. Onsiter. Eine andere Möglichkeit ist die Inanspruchnahme eines Beratungsunternehmens, wie z. B. Right People Group. Schließlich können Sie auch auf eigene Faust nach Anbietern suchen.

4. Verträge aushandeln

Sobald Sie einige Anbieter ausgewählt haben, müssen Sie mit ihnen Verträge aushandeln. Hier ist es von Vorteil, wenn Sie Ihre Bedürfnisse genau kennen. Wenn Sie wissen, was Sie wollen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Verträge Ihre Bedürfnisse widerspiegeln und Ihre Interessen schützen.

5. Verwalten Sie den Beschaffungsprozess

Sobald Sie die Verträge mit Ihren Dienstleistern unterzeichnet haben, ist es wichtig, den Beschaffungsprozess zu verwalten. Dazu gehören das Lieferantenmanagement und die Sicherstellung, dass die Anbieter ihre Versprechen einhalten und Ihre Gesamtziele erfüllen. Eine Lösung für die Beschaffung von Dienstleistungen, wie Onsiter, kann Ihnen bei der Verwaltung des Prozesses helfen und sicherstellen, dass alles reibungslos abläuft.

Fazit

Die Beschaffung von Dienstleistungen ist eine hervorragende Möglichkeit, bei der Beschaffung von Dienstleistern Zeit und Geld zu sparen. Bevor Sie beginnen, sollten Sie sich die Zeit nehmen, Ihren Bedarf zu definieren und ein Budget zu erstellen. Danach können Sie mit dem Vergleich von Anbietern und der Aushandlung von Verträgen beginnen. Schließlich sollten Sie den Beschaffungsprozess überwachen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos abläuft.