Come assicurarsi che la riunione ibrida sia un successo, dall’inizio alla fine

Una riunione ibrida è una riunione che combina elementi di riunioni in presenza e a distanza. Le riunioni ibride sono la nuova normalità di oggi, in quanto consentono una maggiore flessibilità e soddisfano diverse esigenze di riunione.

Ci sono alcune cose da fare per assicurarsi che la riunione ibrida sia un successo, dall’inizio alla fine. Ecco alcuni suggerimenti:

1. Assicuratevi che tutti i partecipanti siano a conoscenza del formato in anticipo.

Il primo passo per garantire il successo di una riunione ibrida è assicurarsi che tutti i partecipanti siano a conoscenza del formato in anticipo. Ciò significa inviare un ordine del giorno chiaro e fornire istruzioni su come partecipare alla riunione, sia che si tratti di una videochiamata, di un telefono o di una persona.

Se siete voi a organizzare la riunione, assicuratevi che tutti abbiano le stesse informazioni e siano sulla stessa pagina.

2. Avere un leader designato per ogni tipo di riunione.

Se state organizzando una riunione ibrida, è importante avere un leader designato per ogni tipo di riunione. In questo modo, ogni tipo di riunione può svolgersi in modo fluido ed efficiente. Ad esempio, se si tiene una videoconferenza, assicuratevi che ci sia qualcuno incaricato di gestire il software di videoconferenza e di tenere tutti sotto controllo.

Allo stesso modo, se si tratta di una riunione fisica, assicuratevi che ci sia qualcuno responsabile di tenere tutti in riga e di far procedere la riunione.

3. Assicuratevi di testare la tecnologia in anticipo.

Uno degli aspetti più importanti di una riunione ibrida di successo è assicurarsi che la tecnologia sia pronta e funzionante prima dell’inizio della riunione. Ciò significa testare il software di videoconferenza, l’audio e qualsiasi altra tecnologia che si intende utilizzare durante la riunione.

Chiedete ai partecipanti remoti di verificare che tutto funzioni anche da parte loro. Effettuando una rapida prova in anticipo, è possibile evitare qualsiasi potenziale problema tecnico che potrebbe verificarsi durante le riunioni virtuali.

4. Considerate le esigenze di tutti i partecipanti.

Ciò significa tenere conto dei fusi orari, degli orari e di qualsiasi altro fattore che possa influire sulla capacità di qualcuno di partecipare alla riunione. Per soddisfare i partecipanti remoti e massimizzare la partecipazione, è meglio offrire una varietà di orari e tipi di riunione. Ad esempio, si potrebbe organizzare una riunione di persona per coloro che si trovano in zona, una videoconferenza per coloro che si trovano in fusi orari diversi e una telefonata per coloro che non possono partecipare a nessuna delle due opzioni precedenti.

5. Mettete tutti sullo schermo.

Se si utilizza un software per videoconferenze, è importante che tutti siano sullo schermo durante la riunione. In questo modo, tutti possono vedersi e sentirsi più connessi. Assicuratevi di dare alle persone il tempo di regolare le impostazioni audio e video in modo che possano essere viste e sentite chiaramente.

È inevitabile che le connessioni Internet non siano sempre perfette, quindi tenete presente che a volte i partecipanti virtuali dovranno disattivare il video per ottenere una qualità audio migliore.

Ricordate ai dipendenti e ai partecipanti remoti che, se non è possibile collegarsi allo schermo, è possibile utilizzare una funzione di chat per comunicare. Si consiglia di utilizzare questa funzione anche se tutti sono sullo schermo, in modo che le persone possano digitare qualsiasi domanda o commento senza interrompere chi sta parlando.

6. Assicuratevi di disattivare tutti i rumori non essenziali.

Proprio come le riunioni fisiche, la gestione di una riunione in un ambiente virtuale richiede l’adozione di misure per ridurre al minimo le distrazioni. Ciò include l’esclusione dei telefoni, la collocazione degli animali domestici in un’altra stanza e qualsiasi altra cosa che possa creare rumore di fondo e interferire con la riunione. Riducendo le distrazioni, si può garantire che tutti siano in grado di concentrarsi e partecipare alla riunione.

7. Mantenere la riunione concentrata.

La cosa peggiore che possa accadere durante una riunione è che questa non venga focalizzata e deragli. Per evitare che ciò accada, è importante mantenere l’attenzione sulla riunione. Ciò significa avere un ordine del giorno chiaro e rispettarlo. È anche importante limitare le conversazioni secondarie e le tangenti. Mantenendo l’attenzione sulla riunione, si può garantire che tutti rimangano in carreggiata e che la riunione sia produttiva.

8. Non dimenticare le persone che non sono nella stessa stanza

Può essere facile concentrarsi sui partecipanti di persona e dimenticare i colleghi remoti che partecipano alla riunione. Tuttavia, è importante assicurarsi che tutte le piattaforme di riunione si sentano incluse, soprattutto se non sono fisicamente presenti nella sala riunioni.

Un modo per farlo è quello di adottare una politica di “remote first”, ovvero quando si parla, ci si deve sempre rivolgere all’intero gruppo, non solo a chi è presente in sala. In questo modo, tutti si sentono parte della conversazione.

Per coinvolgere tutti i partecipanti alla riunione si possono usare anche immagini. Ad esempio, se state presentando una diapositiva, assicuratevi di inviarla a tutti in anticipo, in modo che tutti possano seguirla.

Controllate le interazioni dei partecipanti remoti attraverso il canale di chat della riunione virtuale, se ne avete uno, o chiedete loro direttamente se hanno domande o commenti.

9. Fate delle pause, se necessario.

Quando si tratta di riunioni che richiedono tempi di attenzione più lunghi, come le presentazioni o la formazione, è importante fare delle pause quando necessario. Questo permette a tutti di rimanere concentrati e impegnati durante la riunione. Le pause danno anche la possibilità di alzarsi e muoversi, il che può aiutare la circolazione del sangue e i livelli di energia. Inoltre, danno la possibilità di sgranchirsi le gambe o di fare uno spuntino veloce. Le pause possono aiutare a riorientare i partecipanti e a mantenere la riunione in carreggiata.

10. Assicuratevi di dare un seguito.

L’ultimo passo per garantire il successo di una riunione ibrida è assicurarsi di dare seguito alla riunione. Ciò significa inviare un verbale o un riassunto di ciò che è stato discusso. Questo aiuta a garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda e che non si sia perso nulla. Il follow-up consente inoltre di raccogliere il feedback dei partecipanti e di apportare le modifiche necessarie per le riunioni future.

Riflessioni finali

La gestione di una riunione ibrida può essere impegnativa, ma seguendo questi consigli potrete assicurarvi che la riunione sia un successo. Con un po’ di pianificazione e preparazione, potete assicurarvi che tutti possano partecipare e che la riunione sia produttiva.