Hur du ser till att ditt hybridmöte blir en succé, från början till slut

Ett hybridmöte är ett möte som kombinerar delar av både personliga möten och distansmöten. Hybridmöten är dagens nya normalitet, eftersom de ger större flexibilitet och tillgodoser en mängd olika mötesbehov.

Det finns några saker du kan göra för att se till att ditt hybridmöte blir en succé, från början till slut. Här är några tips:

1. Se till att alla deltagare är medvetna om formatet i förväg.

Det första steget för att säkerställa ett lyckat hybridmöte är att se till att alla deltagare är medvetna om formatet i förväg. Detta innebär att skicka ut en tydlig dagordning och ge instruktioner om hur man deltar i mötet, oavsett om det sker via videosamtal, telefon eller personligen.

Om det är du som organiserar mötet ska du se till att alla har samma information och är på samma sida.

2. Ha en utsedd ledare för varje mötestyp.

Om du anordnar ett hybridmöte är det viktigt att ha en utsedd ledare för varje mötestyp. På så sätt kan varje mötestyp löpa smidigt och effektivt. Om ni till exempel har en videokonferens, se till att det finns någon som ansvarar för att sköta videokonferensprogrammet och hålla alla på rätt spår.

Om ni har ett fysiskt möte, se till att det finns någon som ansvarar för att hålla alla på rätt spår och för att mötet går framåt.

3. Se till att testa din teknik i förväg.

En av de viktigaste aspekterna av ett lyckat hybridmöte är att se till att tekniken för ditt hybridmöte är igång innan mötet börjar. Detta innebär att du måste testa din videokonferensprogramvara, ditt ljud och all annan teknik som du planerar att använda under mötet.

Be dina distansdeltagare att kontrollera att allt fungerar även på deras sida. Genom att göra en snabb testkörning i förväg kan du undvika eventuella tekniska problem som kan uppstå under virtuella möten.

4. Tänk på alla deltagares behov.

Detta innebär att du måste ta hänsyn till tidszoner, scheman och andra faktorer som kan påverka någons möjlighet att delta i mötet. För att tillgodose distansdeltagare och för maximalt deltagande är det bäst att erbjuda en mängd olika mötestider och mötestyper. Du kan till exempel ha ett personligt möte för dem som befinner sig lokalt, en videokonferens för dem som befinner sig i olika tidszoner och ett telefonsamtal för dem som inte kan delta i något av de två tidigare alternativen.

5. Få alla på skärmen.

Om du använder videokonferensprogramvara är det viktigt att få alla på skärmen under mötet. På så sätt kan alla se varandra och känna sig mer sammankopplade. Se till att ge folk tid att justera sina ljud- och videoinställningar så att de kan ses och höras tydligt.

Det är oundvikligt att internetanslutningar inte alltid är perfekta, så tänk på att virtuella deltagare ibland måste stänga av videon för att få bättre ljudkvalitet.

Påminn distansanställda och deltagare om att om det inte är möjligt att komma upp på skärmen kan du överväga att använda en chattfunktion för att kommunicera. Du kanske vill använda den här funktionen även om alla är på skärmen så att folk kan skriva ut frågor eller kommentarer utan att avbryta någon som talar.

6. Se till att stänga av alla icke väsentliga ljud.

Precis som vid fysiska möten krävs det för att genomföra ett möte i en virtuell miljö att du vidtar åtgärder för att minimera distraktioner. Detta inkluderar att stänga av telefoner, placera husdjur i ett annat rum och allt annat som kan skapa bakgrundsbrus och störa mötet. Genom att minska distraktionerna kan du se till att alla kan fokusera och delta i mötet.

7. Håll mötet fokuserat.

Det värsta som kan hända under ett möte är att det blir ofokuserat och spårar ur. För att undvika detta är det viktigt att hålla mötet fokuserat. Detta innebär att ha en tydlig dagordning och hålla sig till den. Det är också viktigt att begränsa sidosamtal och tangenter. Genom att hålla mötet fokuserat kan du se till att alla håller sig på rätt spår och att mötet blir produktivt.

8. Glöm inte de personer som inte är i samma rum

Det kan vara lätt att fokusera på deltagare på plats och glömma bort kollegor på distans som deltar i mötet. Det är dock viktigt att se till att alla mötesplattformar känner sig inkluderade, särskilt om de inte befinner sig fysiskt i mötesrummet.

Ett sätt att göra detta är att ha en policy om att “distansmedlemmar först”, vilket innebär att när folk talar ska de alltid vända sig till hela gruppen, inte bara till dem som är i rummet. På så sätt känner alla att de är en del av samtalet.

Du kan också använda visuella element för att hjälpa till att inkludera alla i mötet. Om du till exempel ska presentera en bildspelskiva, se till att skicka den till alla i förväg så att alla kan följa med.

Kontrollera om det finns interaktioner från fjärrdeltagare via chattkanalen i ditt virtuella möte om du har en sådan, eller fråga dem direkt om de har några frågor eller kommentarer.

9. Ta pauser vid behov.

När du har möten som kräver längre uppmärksamhet, till exempel presentationer eller utbildning, är det viktigt att ta pauser vid behov. På så sätt kan alla hålla sig fokuserade och engagerade under mötet. Pauser ger också människor en chans att resa sig upp och röra på sig, vilket kan hjälpa till med blodcirkulationen och energinivåerna. Det ger också människor en chans att sträcka på benen eller ta ett snabbt mellanmål. Pauserna kan hjälpa till att fokusera alla och hålla mötet på rätt spår.

10. Se till att följa upp.

Det sista steget för att säkerställa ett lyckat hybridmöte är att se till att följa upp efter mötet. Detta innebär att skicka ut ett protokoll eller en sammanfattning av vad som diskuterades. Detta hjälper till att se till att alla är på samma sida och att inget har missats. Uppföljningen gör det också möjligt för dig att samla in feedback från deltagarna och göra nödvändiga ändringar inför framtida möten.

Avslutande tankar

Att genomföra ett hybridmöte kan vara en utmaning, men genom att följa dessa tips kan du se till att mötet blir en framgång. Med lite planering och förberedelser kan du se till att alla kan delta och att mötet blir produktivt.