Miten varmistat, että hybridikokouksesi on menestys alusta loppuun?

Hybridikokous on kokous, jossa yhdistyvät sekä henkilökohtaisen että etäkokouksen elementit. Hybridikokoukset ovat nykypäivän uusi normaali käytäntö, sillä ne mahdollistavat suuremman joustavuuden ja vastaavat monenlaisiin kokoustarpeisiin.

Voit tehdä muutamia asioita varmistaaksesi, että hybridikokous onnistuu alusta loppuun. Tässä on muutamia vinkkejä:

1. Varmista, että kaikki osallistujat ovat etukäteen tietoisia kokousmuodosta.

Ensimmäinen askel onnistuneen hybridikokouksen varmistamiseksi on varmistaa, että kaikki osallistujat ovat etukäteen tietoisia kokousmuodosta. Tämä tarkoittaa selkeän esityslistan lähettämistä ja ohjeiden antamista siitä, miten kokoukseen voi osallistua, olipa kyseessä videopuhelu, puhelin tai henkilökohtainen tapaaminen.

Jos järjestät kokouksen, varmista, että kaikilla on samat tiedot ja että he ovat samalla sivulla.

2. Määritä kullekin kokoustyypille oma vetäjä.

Jos järjestät hybridikokouksen, on tärkeää, että sinulla on nimetty johtaja kutakin kokoustyyppiä varten. Näin kukin kokoustyyppi voi toimia sujuvasti ja tehokkaasti. Jos järjestät esimerkiksi videokonferenssin, varmista, että joku vastaa videoneuvotteluohjelmiston käyttämisestä ja siitä, että kaikki pysyvät aikataulussa.

Vastaavasti jos pidätte fyysisen kokouksen, varmista, että joku on vastuussa siitä, että kaikki pysyvät mukana ja kokous etenee.

3. Varmista, että testaat tekniikan etukäteen.

Yksi onnistuneen hybridikokouksen tärkeimmistä osatekijöistä on varmistaa, että hybridikokoustekniikkasi on kunnossa ja toiminnassa ennen kokouksen alkua. Tämä tarkoittaa videoneuvotteluohjelmiston, äänentoiston ja muun kokouksen aikana käyttämäsi tekniikan testaamista.

Pyydä etäosallistujia tarkistamaan, että kaikki toimii myös heidän puoleltaan. Kun teet nopean testikäytön etukäteen, voit välttää kaikki mahdolliset tekniset ongelmat, joita virtuaalikokousten aikana voi esiintyä.

4. Ota huomioon kaikkien osallistujien tarpeet.

Tämä tarkoittaa aikavyöhykkeiden, aikataulujen ja kaikkien muiden tekijöiden huomioon ottamista, jotka voivat vaikuttaa jonkun kykyyn osallistua kokoukseen. Etäosallistujien mukauttamiseksi ja mahdollisimman suuren osallistumisen varmistamiseksi on parasta tarjota erilaisia kokousaikoja ja -tyyppejä. Voit esimerkiksi järjestää henkilökohtaisen kokouksen paikallisille, videokonferenssin eri aikavyöhykkeillä oleville ja puhelinkokouksen niille, jotka eivät pääse kumpaankaan edellisistä vaihtoehdoista.

5. Hanki kaikki näytölle.

Jos käytät videoneuvotteluohjelmistoa, on tärkeää saada kaikki näytölle kokouksen aikana. Näin kaikki näkevät toisensa ja tuntevat olevansa paremmin yhteydessä toisiinsa. Varmista, että ihmisillä on aikaa säätää ääni- ja videoasetuksiaan, jotta heidät nähdään ja kuullaan selvästi.

On väistämätöntä, että internet-yhteydet eivät aina ole täydellisiä, joten pidä mielessä, että joskus virtuaalisten osallistujien on kytkettävä video pois päältä paremman äänenlaadun saamiseksi.

Muistuta etätyöntekijöitä ja -osallistujia siitä, että jos ei ole mahdollista päästä ruudulle, kannattaa harkita chat-toiminnon käyttämistä viestintään. Voit haluta käyttää tätä toimintoa, vaikka kaikki olisivat ruudulla, jotta ihmiset voivat kirjoittaa mahdolliset kysymykset tai kommentit keskeyttämättä puhujaa.

6. Varmista, että kaikki muu kuin olennainen melu on mykistetty.

Aivan kuten fyysisissä kokouksissa, kokouksen pitäminen virtuaaliympäristössä edellyttää toimenpiteitä häiriötekijöiden minimoimiseksi. Tähän kuuluu puhelimien mykistäminen, lemmikkieläinten sijoittaminen toiseen huoneeseen ja kaikki muu, mikä voi aiheuttaa taustamelua ja häiritä kokousta. Vähentämällä häiriötekijöitä voit varmistaa, että kaikki pystyvät keskittymään ja osallistumaan kokoukseen.

7. Pidä kokous keskittyneenä.

Pahinta, mitä kokouksen aikana voi tapahtua, on, että kokous ei keskity ja suistuu raiteiltaan. Tämän välttämiseksi on tärkeää pitää kokous keskittyneenä. Tämä tarkoittaa selkeää esityslistaa ja siitä kiinni pitämistä. On myös tärkeää rajoittaa sivukeskusteluja ja sivupolkuja. Pitämällä kokous keskittyneenä voit varmistaa, että kaikki pysyvät kärryillä ja kokous on tuottava.

8. Älä unohda ihmisiä, jotka eivät ole samassa huoneessa.

Voi olla helppoa keskittyä henkilökohtaisesti paikalla oleviin osallistujiin ja unohtaa kokoukseen osallistuvat etäkollegat. On kuitenkin tärkeää varmistaa, että kaikki kokousalustat tuntevat olevansa mukana, varsinkin jos he eivät ole fyysisesti kokoushuoneessa.

Yksi tapa tehdä tämä on ottaa käyttöön “etäkokous ensin” -käytäntö, joka tarkoittaa, että kun ihmiset puhuvat, heidän on aina osoitettava puheensa koko ryhmälle, ei vain huoneessa oleville. Näin kaikki tuntevat olevansa osa keskustelua.

Voit myös käyttää visuaalisia keinoja, jotka auttavat ottamaan kaikki mukaan kokoukseen. Jos esimerkiksi esittelet diaesityksen, lähetä se kaikille etukäteen, jotta kaikki voivat seurata sitä.

Tarkista etäosallistujien vuorovaikutus virtuaalikokouksen keskustelukanavan kautta, jos sinulla on sellainen, tai kysy heiltä suoraan, onko heillä kysymyksiä tai kommentteja.

9. Pidä taukoja tarpeen mukaan.

Kun kokouksissa on pidempikestoisia tapaamisia, kuten esityksiä tai koulutusta, on tärkeää pitää taukoja tarpeen mukaan. Näin kaikki pysyvät keskittyneinä ja sitoutuneina kokouksen aikana. Tauot antavat ihmisille myös mahdollisuuden nousta ylös ja liikkua, mikä voi auttaa verenkiertoa ja energiatasoa. Tauot antavat ihmisille myös mahdollisuuden venytellä jalkojaan tai napata nopea välipala. Tauot voivat auttaa kaikkia keskittymään uudelleen ja pitämään kokouksen aikataulussa.

10. Varmista jatkotoimet.

Viimeinen askel onnistuneen hybridikokouksen varmistamiseksi on varmistaa jatkotoimet kokouksen jälkeen. Tämä tarkoittaa pöytäkirjan tai yhteenvedon lähettämistä siitä, mistä keskusteltiin. Tämä auttaa varmistamaan, että kaikki ovat samalla sivulla ja että mitään ei jäänyt huomaamatta. Jälkiseurannan avulla voit myös kerätä palautetta osallistujilta ja tehdä tarvittavia muutoksia tulevia kokouksia varten.

Viimeiset ajatukset

Hybridikokouksen pitäminen voi olla haastavaa, mutta noudattamalla näitä vinkkejä voit varmistaa, että kokous on menestys. Pienellä suunnittelulla ja valmistelulla voit varmistaa, että kaikki voivat osallistua ja että kokous on tuottava.