Come assicurare l’adozione da parte degli utenti del suo sistema di gestione dei fornitori

I sistemi di gestione dei fornitori (VMS) sono diventati strumenti essenziali per le organizzazioni per gestire il processo di approvvigionamento, ridurre i costi e costruire solide relazioni con i fornitori.

Tuttavia, avere il miglior software di gestione dei fornitori non garantisce il successo. La vera sfida sta nel garantire l’adozione del sistema da parte degli utenti. Senza l’adozione da parte degli utenti (e le best practice post-implementazione), il VMS può diventare inefficace e inefficiente, con conseguente spreco di tempo e risorse.

In questo articolo, esploreremo cinque passi chiave per ottenere un’adozione di successo da parte degli utenti. Dall’identificazione degli utenti e lo sviluppo di una strategia di comunicazione, alla fornitura di un supporto continuo e alla misurazione del successo, forniremo consigli pratici e approfondimenti su come creare un piano di adozione completo che porti ai risultati desiderati.

Seguendo questi passaggi, le organizzazioni possono massimizzare i benefici del loro VMS e raggiungere i loro obiettivi di approvvigionamento.

Che cos’è un VMS e come beneficia un’organizzazione?

Un VMS è una piattaforma che gestisce l’approvvigionamento e le prestazioni dei fornitori. Automatizza i processi di gestione dei fornitori relativi all’inserimento, alla gestione dei contratti, alla gestione della conformità, all’elaborazione dei pagamenti e altro ancora. Il sistema offre anche funzionalità di analisi per monitorare le prestazioni dei fornitori nel tempo.

Inoltre, un VMS può anche aiutare le organizzazioni a mantenere la conformità con le politiche e le normative interne, oltre a fornire una migliore visibilità sulle prestazioni dei fornitori e sulla valutazione dei rischi. In definitiva, questo migliora la qualità complessiva delle relazioni con i fornitori e aumenta la capacità dell’organizzazione di prendere decisioni informate sulle proprie strategie di approvvigionamento.

Semplificando e automatizzando i processi, i sistemi software di gestione dei fornitori possono aiutare le organizzazioni a risparmiare tempo, ridurre i costi e aumentare l’efficienza nell’assunzione di consulenti, appaltatori e altri tipi di lavoro esterno.

Rischi di non avere una chiara strategia di adozione degli utenti

L’assenza di una chiara strategia di onboarding o di adozione degli utenti per un software di gestione dei fornitori può comportare diversi rischi per un’organizzazione. Questi rischi includono:

1. Basso coinvolgimento degli utenti: Gli utenti potrebbero non comprendere i benefici del sistema o come utilizzarlo in modo efficace, con conseguenti bassi livelli di coinvolgimento. Questo riduce il valore complessivo del sistema per i processi aziendali che supporta.
2. Utilizzo incoerente: Senza un approccio di adozione standardizzato, diversi segmenti di utenti possono utilizzare il sistema in modi diversi o non utilizzarlo affatto. Questo può portare a dati e processi incoerenti, che possono causare problemi.
3. Mancanza di supporto: Gli utenti che non si sentono supportati durante il processo di adozione possono diventare frustrati o disimpegnati, riducendo la loro soddisfazione complessiva nei confronti dell’organizzazione.
4. Aumento dei costi: Se l’adozione non è gestita in modo efficace, gli utenti potrebbero richiedere una maggiore formazione o assistenza per utilizzare correttamente il sistema, con conseguente aumento dei costi.
5. Opportunità mancate: I sistemi di gestione dei fornitori possono offrire benefici significativi alla gestione della forza lavoro esterna, come il risparmio sui costi e il miglioramento delle relazioni con i fornitori. Tuttavia, senza una chiara strategia di adozione, questi benefici potrebbero non essere pienamente realizzati, con conseguente perdita di opportunità per migliorare le operazioni.

Pertanto, è fondamentale che le organizzazioni sviluppino strategie complete di adozione da parte degli utenti, per garantire che il sistema venga utilizzato al massimo delle sue potenzialità.

5 passi per garantire l’adozione da parte degli utenti del suo sistema di gestione dei fornitori

L’assenza di un processo di adozione da parte dell’utente può portare a un uso meno efficiente del VMS. Per garantire un’adozione di successo, segua queste cinque fasi:

1 Identificare gli utenti

Il primo passo per garantire l’adozione da parte degli utenti è identificare i diversi tipi di utenti e le loro esigenze nel processo di adozione. È essenziale segmentare gli utenti in base ai loro ruoli e responsabilità, per adattare i contenuti alle loro esigenze in modo efficace.

Ad esempio, un responsabile degli acquisti può avere bisogno di un tipo di contenuto diverso da un responsabile delle relazioni con i fornitori.

Identificando i segmenti di utenti, può creare contenuti mirati che risuonino con ciascun tipo di utente e aumentino le possibilità di adozione.

2 Sviluppare una strategia di comunicazione

Il passo successivo consiste nello sviluppare una strategia di comunicazione che garantisca che gli utenti siano consapevoli del sistema e dei suoi benefici.

Una strategia di comunicazione deve includere una messaggistica che comunichi la proposta di valore del VMS e il motivo per cui è fondamentale che gli utenti adottino il sistema. Anche la tempistica e la frequenza della comunicazione sono considerazioni importanti. La comunicazione dovrebbe coincidere con il lancio del VMS e continuare regolarmente durante il processo di adozione.

Esempi di strategie di comunicazione efficaci sono le campagne e-mail, i social media e gli annunci a livello aziendale.

3 Creare contenuti formativi di alta qualità

Un contenuto formativo di alta qualità è essenziale per promuovere l’adozione da parte degli utenti. I contenuti formativi devono essere chiari e concisi, utilizzare elementi multimediali come video e immagini e fornire esperienze pratiche per rafforzare l’apprendimento.

È anche importante creare diversi tipi di contenuti formativi per soddisfare i diversi stili di apprendimento.

Ad esempio, i video e le esercitazioni interattive possono essere più efficaci per gli studenti visivi, mentre le guide scritte possono essere più efficaci per coloro che preferiscono imparare leggendo. 

4 Fornire un supporto continuo

Fornire un’assistenza continua durante il processo di adozione è fondamentale per promuovere l’adozione da parte degli utenti.

L’assistenza può presentarsi in varie forme, come forum in linea, assistenza via chat e sessioni di formazione di persona. È essenziale rendere il supporto facilmente accessibile agli utenti e rispondere alle loro esigenze.

Fornire un’assistenza continua non solo aiuta gli utenti ad adottare il sistema, ma aumenta anche la loro fiducia nell’utilizzo.

5 Misurare il successo e migliorare continuamente

Misurare il successo nella promozione dell’adozione da parte degli utenti è importante per capire cosa funziona e cosa no.

Metriche come il coinvolgimento degli utenti e l’utilizzo del sistema possono aiutarla a determinare l’efficacia delle sue strategie di adozione. Il feedback degli utenti può anche fornire indicazioni preziose su come migliorare continuamente il processo di adozione.

Utilizzi questo feedback per perfezionare la sua strategia di comunicazione, i contenuti di formazione e l’approccio di supporto per migliorare continuamente l’adozione da parte degli utenti.

Conclusione

In conclusione, l’adozione da parte degli utenti è un aspetto cruciale del successo dell’implementazione di un sistema di gestione dei fornitori. Trascurare di dare priorità all’adozione da parte degli utenti può portare a un uso meno efficace e inefficiente del sistema.

Seguendo i cinque passi descritti in questo articolo, le organizzazioni possono aumentare l’adozione da parte degli utenti, raggiungere gli obiettivi di approvvigionamento e, in definitiva, sbloccare il pieno potenziale del loro VMS.

Investire tempo ed energie nell’adozione da parte degli utenti può sembrare scoraggiante, ma i risparmi e le efficienze che ne derivano ne valgono la pena. Ricordiamo che il successo di qualsiasi tecnologia dipende in ultima analisi dalle persone che la utilizzano.