Cuando se pone en marcha un proyecto y se contrata a expertos externos en TI, la primera gran tarea consiste en redactar un documento de alcance del trabajo (SOW).

Este documento es el libro de jugadas para todo el proyecto. Fija las expectativas, define los límites del proyecto y establece un entendimiento claro entre su organización y los consultores.

Vamos a desglosar cómo construir un alcance del trabajo que sea claro, completo y listo para guiar su proyecto hacia el éxito.

Paso 1: Comience con una visión general del proyecto

Al redactar el alcance del trabajo, lo primero que hay que hacer es establecer la generalidades del proyecto. Esta parte debe indicar claramente el nombre del proyecto, detallar quién participa en él y esbozar los principales objetivos que pretende alcanzar..

Es importante ser conciso pero minucioso, asegurándose de que todo el mundo, desde los directores de proyecto hasta los consultores informáticos, comprenda los objetivos principales del proyecto..

Esta visión general actúa como la base de su documento SOW, estableciendo el tono para la planificación detallada y la ejecución que seguirá.

Paso 2: Establezca los objetivos específicos del proyecto

Los objetivos del proyectodeben ser claros y detallados. Desea objetivos de proyecto que pueda marcar en una lista, que tengan sentido para su empresa y que tengan una fecha límite..

De esta manera, los consultores externos de TI pueden ver lo que tienen que lograr, medir su progreso y mantenerse centrados en la entrega de resultados que le importan.

Paso 3: Detallar los entregables del proyecto

Cuando llegue a la parte de los entregables del proyecto, tiene que ser claro como el agua. Indique exactamente lo que espera que hagan los consultores informáticos. He aquí cómo puedes desglosarlo:

• Desarrollo de software: si el proyecto implica la creación de una nueva función de software, describa qué hará la función y cómo debería funcionar. Mencione los lenguajes de programación y las tecnologías que deben utilizarse.
• Pruebas: explique qué tipo de pruebas son necesarias. Por ejemplo, es posible que necesite pruebas unitarias, pruebas del sistema y pruebas de aceptación del usuario.
• Documentación: especifique que necesita una documentación exhaustiva de la función, que incluya cómo instalarla, cómo utilizarla y la resolución de problemas comunes.
• Fechas límite: establezca fechas límite claras para cada entregable. Si la nueva función tiene que estar lista para las pruebas en una fecha determinada, déjelo claro.

Este nivel de detalle mantiene a todos en la misma página y ayuda a evitar cualquier malentendido sobre lo que está incluido en el alcance del proyecto.

También ayuda a evitar la ampliación del alcance, que es cuando el proyecto comienza a ser más grande de lo previsto inicialmente, lo que a menudo conduce a retrasos y costes adicionales.

Paso 4: Esbozar el calendario del proyecto

Crear un cronograma del proyecto es una forma de hacer un seguimiento de lo que tiene que suceder y cuándo.

He aquí cómo crear un cronograma de forma eficaz:

• Lista de hitos del proyecto: Identifica las fases principales de tu proyecto. En el caso de un proyecto de TI, esto podría incluir la finalización de la fase de diseño, el final del período de codificación, las rondas de pruebas y la implementación final.
• Establezca plazos claros: Para cada hito, asigne una fecha concreta. Esto ayuda a que todos, desde los gestores de proyectos hasta los consultores de TI, se mantengan centrados y trabajen en pos de un plazo común.
• Defina las dependencias: Asegúrese de anotar qué tareas dependen de otras antes de que puedan comenzar. Esto ayuda a planificar la secuencia de actividades y garantiza que el proyecto fluya sin problemas y sin retrasos.

Paso 5: especificar las metodologías de gestión de proyectos

Especificar la gestión del proyecto metodologíasen el alcance del trabajo es importante porque garantiza que todos utilicen el mismo libro de jugadas.

Ayuda a mantener el proyecto en marcha, garantiza que la comunicación sea clara y que el proyecto se gestione de forma que se ajuste al trabajo que se está realizando.

Además, significa que se dispone de las herramientas de software adecuadas para apoyar estos métodos. De este modo, es más probable que el proyecto finalice a tiempo, dentro del presupuesto y con la calidad esperada.

En esta sección del documento, debe tener lo siguiente:

• Metodología: Indique claramente si está siguiendo Agile, Scrum, Waterfall u otro marco de gestión de proyectos. Esto permite que los consultores conozcan los procesos y principios que guiarán la ejecución del proyecto.
• Software de gestión de proyectos: Enumere las herramientas que se utilizarán para el seguimiento del proyecto y la colaboración. Si utilizas JIRA para el seguimiento de incidencias y proyectos, Trello para organizar tareas en un tablero Kanban o Asana para la gestión de flujos de trabajo, especifícalo. Ayuda a que todo el mundo entienda dónde y cómo comunicarse sobre el proyecto.
• Integración: explique cómo se integrarán estas metodologías y herramientas en sus sistemas actuales. Esto garantiza que los consultores puedan alinear su trabajo con sus operaciones desde el principio.
• Formación: si hay necesidad de formación sobre estas metodologías o herramientas, menciónelo. Esto puede ser crucial para los consultores que podrían no estar familiarizados con su configuración específica.

Paso 6: Incluya las condiciones de pago y el calendario

Cuando esté configurando su alcance de trabajo, necesita establecer cuándo se pagará a los consultores de TI, cuánto y qué debe suceder para que reciban su pago.

Determinar las condiciones de pago garantiza que todos sepan qué esperar desde el punto de vista financiero, lo que ayuda a evitar problemas y a mantener el proyecto en marcha.

Tendrás que cubrir:

• Hitos de pago: Enumere los puntos específicos del proyecto en los que se efectuarán los pagos. Por ejemplo, tras la finalización del análisis inicial del sistema o una vez que se haya completado una fase concreta del proyecto.
• Coste del proyecto: Indique claramente el coste total del proyecto. Si el proyecto se factura por horas o tiene costes variables, explique cómo se calcularán y notificarán.
• Acuerdos financieros: si hay otros costes o detalles financieros como tasas por demora en el pago, tasas de retención o gastos, deben incluirse aquí.

Paso 7: Abordar los detalles específicos del proyecto y las funciones de las partes interesadas

Esta sección debe detallar las responsabilidades específicas de las partes interesadas involucradas, el equipo del proyecto, el director del proyecto y los consultores de TI.

Es importante delinear los roles de todas las partes involucradas para asegurar que todos estén en la misma página.

La definición de funciones y responsabilidades mantiene el proyecto organizado.

Ayuda a asegurarse de que las tareas no se duplican y de que todo el mundo sabe a quién dirigirse en caso de preguntas o actualizaciones, lo que puede ahorrar tiempo y evitar confusiones.

Paso 8: Concluir con los requisitos de firma

El SOW debe terminar con una sección para la firma del representante de la empresa, convirtiéndolo en un contrato legalmente vinculante.

Esto formaliza el acuerdo y el compromiso con los detalles del proyecto según lo descrito.

Conclusión

Resumiendo, si se asegura de que el alcance del trabajo incluye objetivos claros del proyecto, una lista detallada de lo que hay que hacer, quién lo va a hacer y cuándo hay que hacerlo, estará preparando el terreno para el éxito del proyecto. Céntrate, evita añadir demasiado que no sea necesario y tendrás un plan sólido que todos los implicados podrán seguir. De este modo, es más probable que su proyecto finalice a tiempo y cumpla todas sus expectativas, con sus consultores de TI sabiendo exactamente qué hacer.