5 strategie efficaci per un’implementazione SAP di successo

Implementare il software SAP può trasformare le operazioni aziendali, migliorando l’efficienza e la produttività. Ma non è un compito semplice: comporta fasi complesse e potenziali ostacoli. 

Questa guida fornisce ai responsabili IT cinque passi chiari per semplificare l’implementazione di SAP e passare a una migliore operatività aziendale.

Strategia 1: allinearsi agli obiettivi aziendali fin dall’inizio

Quando si inizia un’implementazione SAP, è facile farsi prendere dai dettagli tecnici.

Ma prima di intraprendere questa strada, fate un passo indietro e concentratevi sugli obiettivi aziendali.

Iniziare concentrandosi sugli obiettivi aziendali non solo guiderà l’implementazione di SAP, ma garantirà anche che il nuovo sistema apporti valore alla vostra organizzazione.

• Stabilite obiettivi chiari: prima di ogni altra cosa, definite cosa si intende per successo di questo progetto. Che si tratti di migliorare l’efficienza operativa o l’esperienza del cliente, avere obiettivi chiari guiderà le vostre decisioni durante il progetto.
• Raccogliete i contributi degli stakeholder: parlate con le persone dei diversi reparti per capire cosa sperano di ottenere dal nuovo sistema. Questo vi aiuterà a creare una serie di obiettivi a tutto tondo che servano l’intera organizzazione.
• Mappate gli obiettivi con le caratteristiche: Una volta definiti gli obiettivi, è necessario farli coincidere con le funzionalità o le capacità offerte dalle diverse soluzioni SAP. Questo assicura che il sistema scelto contribuisca direttamente al raggiungimento dei vostri obiettivi.
• Rivedere e regolare: Man mano che il progetto procede, rivedete gli obiettivi per assicurarvi di essere sulla buona strada. Se necessario, apportate le modifiche necessarie per rimanere allineati con gli obiettivi aziendali.

Strategia 2: Creare un team di progetto interfunzionale

Per garantire il successo dell’implementazione di SAP, è necessario un team ben bilanciato con una gamma diversificata di abilità e competenze.

Tra i benefici di un team di progetto interfunzionale ci sono:

• Vista completa: Un team con competenze diverse si assicura che tutte le parti del progetto ricevano attenzione, dai dettagli tecnici alle esigenze di business.
• Fare le cose più velocemente: Quando le persone sono brave a fare cose diverse, è possibile assegnare i compiti a chi li sa fare meglio. In questo modo si velocizza l’intero progetto.
• Individuare i problemi in anticipo: Un team equilibrato può vedere i problemi prima che si trasformino in grossi grattacapi. Questo vale sia che si tratti di integrare i processi aziendali sia che si tratti di cambiare l’organizzazione dell’azienda.

Ecco chi deve accompagnarvi nel vostro viaggio di implementazione di SAP:

Membri del team interno

• Esperti di processi aziendali: queste persone conoscono molto bene le operazioni della vostra azienda. Capiscono come gli obiettivi aziendali possano essere trasformati in esigenze tecniche.
• Gestione del progetto: Un project manager mantiene tutti concentrati e si assicura che il progetto rimanga in linea. Si occupa di coordinare tutte le attività, le scadenze e le risorse.
• Specialisti IT: il team IT interno lavorerà ogni giorno a stretto contatto con il sistema SAP. Il loro contributo aiuta a garantire che il sistema soddisfi tutte le specifiche tecniche e che funzioni bene con ciò che già avete.

Risorse esterne

• Partner di implementazione SAP: Un partner SAP esperto conosce molto bene il processo di implementazione SAP. Può offrire competenze specialistiche che il vostro team interno potrebbe non possedere.
• Consulenti: se avete bisogno di conoscenze che né il team interno né il partner SAP possono offrire, i consulenti possono intervenire.

Strategia 3: Optate per la soluzione SAP che si adatta alle vostre esigenze specifiche

Il mercato offre una varietà di soluzioni SAP, tra cui SAP ERP, SAP S 4HANA e altri software ERP specializzati. La scelta deve essere in linea con le esigenze e gli obiettivi aziendali. Ecco come prendere una decisione più consapevole:

Comprendere i processi aziendali

Fate il punto sui vostri processi aziendali esistenti per identificare ciò di cui avete realmente bisogno.

Parlate con i diversi reparti per avere un quadro completo delle funzionalità essenziali.

Utilizzate queste informazioni per creare una lista di controllo delle funzionalità che il vostro nuovo sistema ERP deve avere.

Ricerca di diverse soluzioni SAP

Esaminate le caratteristiche e i benefici di varie soluzioni SAP come SAP ERP e SAP S 4HANA.

Confrontate queste caratteristiche con la vostra lista di controllo per capire quale software SAP si allinea meglio alle vostre esigenze.

Non dimenticate di considerare come ogni soluzione può supportare i vostri obiettivi più ampi di trasformazione digitale.

Consultare un partner di implementazione SAP

Un partner di implementazione SAP può offrire una consulenza esperta sulla soluzione SAP più adatta alla vostra organizzazione.

Può guidarvi attraverso le fasi chiave del processo di implementazione, rendendo più semplice il lavoro del vostro team di progetto.

Un buon partner vi aiuterà anche a capire come allineare il nuovo sistema SAP con i processi aziendali esistenti.

Fattore di crescita futura

Scegliete una soluzione SAP che soddisfi le vostre esigenze attuali ma che sia anche scalabile per gli obiettivi aziendali futuri.

I servizi cloud possono offrire questa scalabilità e sono particolarmente vantaggiosi per le grandi imprese.

Considerate come il sistema SAP possa adattarsi a potenziali cambiamenti nella struttura organizzativa e nelle esigenze aziendali.

Considerazioni sul budget

Se da un lato è importante scegliere la soluzione SAP più adatta, dall’altro è necessario tenere presente il budget.

Collaborate con il vostro team di progetto e con il partner di implementazione SAP per trovare una soluzione che offra un buon valore per il vostro investimento.

Tenete conto del costo totale di proprietà, che non comprende solo il software, ma anche la manutenzione continua e i potenziali aggiornamenti.

Strategia 4: Inserire la gestione del cambiamento nella cultura aziendale

Quando si introducono i sistemi SAP, si introducono anche molti cambiamenti. Questi cambiamenti possono riguardare tutto, dalle attività quotidiane ai processi aziendali più ampi.

Ecco come gestire questi cambiamenti:

Formazione e comunicazione

• Aprire le linee di comunicazione: Tenete il vostro team informato su ciò che sta accadendo in ogni fase del processo di implementazione di SAP. La trasparenza aiuta a ridurre l’incertezza e la resistenza.
• Sviluppo delle competenze: fornite al vostro team le competenze necessarie per utilizzare efficacemente il nuovo sistema SAP. Questo può essere fatto attraverso workshop, corsi in linea o sessioni di formazione individuale.

Continuità aziendale

• Valutazione dei rischi: identificare tutti i rischi che potrebbero interrompere l’attività durante l’implementazione di SAP. Una volta che si sa quali sono, si possono sviluppare strategie per mitigarli.
• Piani di emergenza: Disponete sempre di un piano di backup. Sia che si tratti di una perdita di dati o di un’interruzione del sistema, sappiate quali sono le misure che adotterete per garantire che le operazioni aziendali continuino senza intoppi.

Adattabilità organizzativa

• Struttura flessibile: la vostra struttura organizzativa potrebbe richiedere alcune modifiche per adattarsi al nuovo sistema SAP. Fate questi aggiustamenti in anticipo per garantire una transizione senza intoppi.
• Coinvolgimento dei dipendenti: coinvolgete i dipendenti nel processo decisionale. Quando le persone si sentono come

Strategia 5: Adottare un approccio di testing continuo

In un’implementazione SAP, il testing continuoè fondamentale dall’inizio alla fine. Vi aiuta a individuare tempestivamente i problemi, garantisce che il vostro sistema SAP si integri bene con gli altri sistemi aziendali e vi permette di apportare modifiche senza intoppi per mantenere l’azienda efficiente.

Come implementare efficacemente il continuous testing

1. Sviluppare un piano di test: prima di iniziare, delineate cosa deve essere testato, come e quando. Questo piano dovrebbe far parte della strategia generale di gestione del progetto.
2. Coinvolgete le persone giuste: il vostro team di implementazione dovrebbe includere membri esperti in assicurazione della qualità. Saranno responsabili dell’esecuzione dei test e della garanzia che il sistema soddisfi tutti i requisiti.
3. Utilizzare scenari reali: Quando impostate i test, utilizzate scenari che imitino il più possibile le condizioni del mondo reale. Questo vi permetterà di capire meglio come si comporterà il sistema SAP in condizioni operative reali.
4. Automatizzare dove possibile: L’automazione può accelerare il processo di test e renderlo più efficiente. Tuttavia, i test manuali sono ancora importanti per le aree che richiedono il giudizio umano.
5. Rivedere e regolare: Dopo ogni fase di test, rivedete i risultati e apportate le modifiche necessarie al sistema SAP o al vostro approccio di test.

Considerazioni aggiuntive

Le strategie principali vi permettono di iniziare, ma c’è molto altro da considerare per un’implementazione SAP di vero successo. Ecco alcuni suggerimenti aggiuntivi per aiutarvi a mettere i puntini sulle i nel vostro progetto.

Utilizzare i servizi cloud per scalare facilmente verso l’alto o verso il basso

I servizi cloud sono i vostri amici quando avete bisogno di modificare le vostre risorse. Questo è un aspetto importante se siete una grande azienda con esigenze mutevoli durante il vostro progetto SAP.

Mantenere la gestione del progetto

Non limitatevi a impostare e dimenticare. Tenete d’occhio l’andamento del progetto SAP con controlli regolari. Assicuratevi di puntare ancora a ciò che serve davvero alla vostra azienda.

Inserire esperti esterni

Se trovate delle lacune nelle competenze del vostro team, è giusto cercare aiuto dall’esterno. Gli esperti esterni possono colmare queste lacune e far progredire il vostro progetto SAP.

Assicuratevi che il nuovo sistema sia compatibile con i vostri processi attuali

State aggiungendo un nuovo sistema ERP per migliorare le cose, non per renderle più difficili. Quindi, pianificate il modo in cui il nuovo sistema si inserirà in ciò che state già facendo.

Non lesinate sullo spostamento e sul controllo dei dati

I vostri dati sono la stella dello spettacolo in qualsiasi sistema ERP. Assicuratevi di migrare i dati con attenzione nel vostro nuovo sistema SAP. E controllate due volte che siano accurati, perché influiranno su tutto, dai rapporti al modo in cui parlate con i vostri clienti.

Conclusione

Un’implementazione SAP di successo è un’iniziativa strategica che può trasformare la vostra azienda. Allineate i vostri obiettivi, scegliete il team e la soluzione SAP giusta, gestite bene il cambiamento e fate continui test per un’implementazione di successo e un’azienda migliore.

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