Myyjä on henkilö tai yritys, joka tarjoaa tavaroita tai palveluja toiselle yritykselle tai yksityishenkilölle. Myyjät voivat toimittaa erilaisia tuotteita tai palveluja, kuten raaka-aineita, valmiita tuotteita, markkinointipalveluja, IT-palveluja ja paljon muuta. He voivat olla itsenäisiä urakoitsijoita, freelancereita tai yrityksiä, jotka ovat erikoistuneet tiettyjen tuotteiden tai palvelujen tarjoamiseen.
Liiketoiminnan yhteydessä termiä “myyjä” käytetään usein rinnakkain termien “toimittaja” tai “palveluntarjoaja” kanssa. Myyjien tehokas hallinta on ratkaisevan tärkeää yrityksille, jotka tukeutuvat niihin saavuttaessaan liiketoimintatavoitteensa.
Myyjien hallinta voi kuitenkin olla monimutkaista ja haastavaa. Onnistuaksesi tarvitset hyvin määritellyn toimittajahallintaprosessin. Parhaita käytäntöjä ovat selkeät tavoitteet, tehokas viestintä ja myyjien suorituskyvyn jatkuva seuranta.
Tässä blogissa käsittelemme tehokkaan toimittajahallinnan 5 keskeistä vaihetta. Käsittelemämme vaiheet voivat auttaa optimoimaan toimittajien suorituskyvyn. Ne voivat myös vähentää riskejä ja parantaa liiketoiminnan tuloksia.
Vaihe 1: Määrittele myyjien tarpeet ja tavoitteet.
Tehokkaan toimittajahallinnan ensimmäinen askel on määritellä toimittajan tarpeet ja tavoitteet. Tämä edellyttää, että tunnistat tavaroita ja palveluja, joita tarvitset myyjiltä. Siihen kuuluu myös niiden tavoitteiden määrittäminen, jotka haluat saavuttaa toimittajasuhteiden avulla. Tätä varten sinun on tehtävä perusteellinen analyysi liiketoimintatarpeistasi ja tavoitteistasi.
Sinun tulisi tarkastella nykyisiä toimittajasuhteitasi ja toimittajiin liittyviä kustannuksia. Analysoimalla myyjätietojasi voit tunnistaa parannuskohteita. Lisäksi voit löytää mahdollisia kustannussäästöjä tämän analyysin avulla. Näiden tietojen avulla voit asettaa selkeät tavoitteet, jotka ovat linjassa liiketoimintasi tavoitteiden kanssa.
Vaihe 2: Valitse oikeat toimittajat
Kun olet määritellyt toimittajatarpeet ja -tavoitteet, seuraava vaihe on oikeiden toimittajien valinta. Tämä edellyttää mahdollisten toimittajien arviointia niiden valmiuksien perusteella. Voit tunnistaa potentiaalisia myyjiä käyttämällä erilaisia resursseja. Tällaisia resursseja ovat muun muassa toimittajahallintaohjelmistot, toimittajahallintapalvelut ja toimittajahakemistot.
Kun sinulla on luettelo potentiaalisista toimittajista, voit arvioida niitä käyttämällä erilaisia kriteerejä, kuten seuraavia:
- Kokemus ja saavutukset
- Referenssit ja suositukset
- Sääntelyvaatimusten noudattaminen
- taloudellinen vakaus
- palvelutasosopimukset
Analysoimalla näitä tekijöitä voit rajata luettelon liiketoimintasi tarpeisiin parhaiten sopiviin toimittajiin.
Vaihe 3: Neuvottele selkeät ja kattavat sopimukset.
Kun olet valinnut oikeat toimittajat, sinun on neuvoteltava selkeät ja kattavat sopimukset. Näissä sopimuksissa olisi hahmotettava myyjäsuhteen ehdot ja edellytykset. Niihin kuuluvat hinnoittelu, maksuehdot, palvelutasosopimukset ja riitojenratkaisumenettelyt. Tehokkaiden sopimusten neuvottelemiseksi sinun tulisi:
- Määriteltävä selkeästi työn laajuus ja suoritteet.
- Määritellä selkeät suorituskykymittarit ja keskeiset suorituskykyindikaattorit.
- Määritellä molempien osapuolten roolit ja vastuut
- Sisällyttää irtisanomista ja riitojenratkaisua koskevat määräykset.
- laatia menettelyt sopimukseen tehtävien muutosten hallintaa varten
Selkeiden ja kattavien sopimusten neuvotteleminen voi auttaa luomaan selkeät odotukset molemmille osapuolille. Tämä puolestaan voi vähentää riitojen ja väärinkäsitysten riskiä.
Vaihe 4: Myyjien käyttöönotto ja integrointi
Seuraava vaihe on toimittajien ottaminen palvelukseen ja integroiminen osaksi liiketoimintaasi. Tähän prosessiin kuuluu uusien toimittajasuhteiden luominen. Sinun on integroitava myyjän järjestelmät ja prosessit omiin järjestelmiisi. Lisäksi sinun on varmistettava, että myyjien henkilöstö on koulutettu ja valmistautunut työskentelemään organisaatiosi kanssa.
Myyjien tehokkaan käyttöönoton ja integroinnin varmistamiseksi sinun tulisi:
- Luoda selkeä sisäänottoprosessi.
- Varmistaa, että myyjän henkilöstö on koulutettu järjestelmiin ja prosesseihin.
- Määritellä molempien osapuolten roolit ja vastuut.
- viestiä säännöllisesti myyjän kanssa varmistaaksesi, että suhde on kunnossa.
Myyjien tehokas käyttöönotto ja integrointi voi minimoida häiriöt liiketoiminnassasi. Lisäksi näin voidaan varmistaa, että toimittajasuhteet ovat alusta alkaen onnistuneita.
Vaihe 5: Arvioi jatkuvasti myyjän suorituskykyä
Tehokas toimittajahallinta edellyttää toimittajan suorituskyvyn jatkuvaa arviointia. Arviointiin kuuluu liiketoiminnan tavoitteiden kannalta merkityksellisten keskeisten suorituskykyindikaattoreiden (KPI) seuranta. Näitä tunnuslukuja olisi seurattava ajan mittaan. Esimerkkejä seurattavista suorituskykyindikaattoreista ovat:
- Toimitusajat: Toimittavatko myyjät tavarat tai palvelut ajallaan?
- Laatu: Täyttävätkö toimittajasi toimittamat tuotteet tai palvelut laatuvaatimuksesi?
- Kustannussäästöt: Saavutatko kustannussäästöjä työskentelemällä tämän toimittajan kanssa?
- Reagointikyky: Vastaavatko myyjät tarpeisiisi ja pyyntöihisi?
- Viestintä: Saatko myyjiltäsi oikea-aikaista ja tehokasta viestintää?
Seuraamalla näitä keskeisiä tunnuslukuja ja muita asiaankuuluvia mittareita voit tunnistaa alueet, joilla toimittajasi ovat erinomaisia. Voit myös tunnistaa alat, joilla niiden on parannettava toimintaansa. Tämä voi auttaa sinua tekemään tietoon perustuvia päätöksiä siitä, minkä toimittajien kanssa jatkat yhteistyötä ja minkä kanssa vaihdat.
Vaihe 6: Vähennä myyjiin liittyviä riskejä.
Myyjien kanssa työskentelyyn liittyy aina jonkinasteinen riski. Myyjä voi esimerkiksi jättää tuotteen toimittamatta ajallaan, tarjota ala-arvoista palvelua tai jopa lopettaa toimintansa yllättäen. Näiden riskien vähentämiseksi on tärkeää, että käytössä on toimittajiin liittyvien riskienhallintastrategia.
Tähän strategiaan tulisi sisältyä riskien arviointi jokaiselle toimittajalle. Sen jälkeen on ryhdyttävä toimiin tunnistettujen riskien minimoimiseksi. Voit esimerkiksi vaatia myyjiä esittämään todistuksen vakuutuksesta. Lisäksi myyjien henkilökunnan taustat on tarkistettava. Neuvottele lopuksi sopimusehdot, jotka suojaavat organisaatiotasi toimittajiin liittyvien ongelmien varalta.
Vaihe 7: Hyödynnä teknologiaa myyjien hallinnan tehostamiseksi.
Lopuksi on tärkeää hyödyntää teknologiaa toimittajahallintaprosessien virtaviivaistamiseksi. Tähän sisältyy toimittajasuhteiden hallinta ja toimittajahallinnan parhaiden käytäntöjen käyttöönotto.
Myyjähallintajärjestelmäohjelmiston käyttö voi auttaa sinua automatisoimaan monia myyjien hallintaan liittyviä tehtäviä.
Myyjähallintajärjestelmän avulla voit helposti hoitaa myyjien sisäänoton, sopimusten hallinnan, suorituskyvyn seurannan ja viestinnän. Kun käytät teknologiaa näiden prosessien virtaviivaistamiseen, voit säästää aikaa ja vähentää virheitä. Voit myös varmistaa, että toimittajahallintastrategia on mahdollisimman tehokas ja vaikuttava.
Johtopäätös
Myyjien tehokas hallinta on ratkaisevan tärkeää liiketoiminnan menestyksen kannalta. Voit kehittää toimittajahallintaprosessin, jossa on viisi keskeistä vaihetta. On useita vaiheita, joiden avulla voit hallita myyjiä tehokkaasti. Ensimmäinen on oikeiden toimittajien tunnistaminen. Toinen vaihe on edullisten sopimusten neuvotteleminen. Kolmas vaihe on myyjien tehokas käyttöönotto. Neljäs vaihe on toimittajasuhteiden tehokas hallinta. Viidenneksi arvioidaan jatkuvasti toimittajien suorituskykyä. Lisäksi voit vähentää toimittajiin liittyviä riskejä ja hyödyntää teknologiaa toimittajahallintaprosessien virtaviivaistamiseksi. Tällä optimoinnilla varmistetaan, että toimittajahallintastrategia on menestyksekäs.
