Webinaarin yhteenveto osa 1 – Etätyön organisointimallit ja etäkehitystiimien tarpeet

Etätyötä pidettiin ennen harvinaisena työskentelytapana, joka oli varattu poikkeustilanteisiin. Nykyään asenteet etätyötä kohtaan ovat kuitenkin muuttumassa nopeasti, mikä johtuu suurelta osin viimeaikaisesta pandemiasta. Monilla yrityksillä on nyt jonkinlainen etätyöjärjestely, ja monet muut suunnittelevat etätyöntekijöiden ottamista osaksi työvoimaansa. Suuntaukset ennustavat, että etätyöstä tulee lähitulevaisuudessa ensisijainen työskentelytapa suurimmalle osalle maailmanlaajuisesta työvoimasta.

Järjestimme 6. syyskuuta webinaarin, jonka tarkoituksena oli auttaa yrityksiä valmistautumaan tähän uuteen työskentelytapaan. Webinaarissa, jonka otsikkona oli “How to expand your IT organization with top remote developers”, puhujat Søren Rosenmeier, Right People Groupin toimitusjohtaja, ja Allan Noer, Agreenan teknologiajohtaja, keskustelivat:

• Etätyön organisointimallit
• Etäkehitystiimien tarpeet
• Tärkeimmät opit etäkehitystiimien rakentamisesta
• Etätiimien käyttöönotto

Tässä ensimmäisessä kolmesta yhteenvetoblogista tarkastelemme tämän päivän työkulttuurin makrotrendejä, etätyön organisointimalleja ja keskustelemme siitä, mitä etätyötiimin perustamisessa tarvitaan.

Toisessa osassa käsittelemme Allan Noerin jakamaa keskeistä tietoa etäryhmien rakentamisesta.

Kolmannessa osassa Soren käsittelee kolmivaiheista etäryhmätyöskentelyn toteuttamissuunnitelmaa.

Webinaarin yhteenveto – osa 1

Työskentelytapojemme makrotrendit

Tapa, jolla hahmotamme työn ja työskentelytapamme, on muuttumassa, mikä käynnistää joitakin nykyisiä makrotrendejä.

Yksi makrotrendi on tietenkin etätyö. Siitä, mikä ennen oli harvinaista, tuli nykyään uusi normi COVID-19-pandemian ansiosta. Yritysten on syytä tarkastella vakavasti etätyötä ja sitä, miten ne suhtautuvat tähän suuntaukseen, joka tulee olemaan yhä hallitsevampi lähivuosina.

Toinen makrotason suuntaus on se, että yritykset ovat siirtymässä pois vakituisista työsuhteista ja siirtymässä palkkaamaan tilapäisiä työntekijöitä. Maailmanlaajuinen työvoima taas on kääntymässä kohti freelancerina ja itsenäisenä ammatinharjoittajana toimimista.

Tanskassa nämä suuntaukset ovat olleet nähtävissä jo vuosia, samoin kuin IT-alalla. Monet parhaista IT-alan ammattilaisista siirtyvät freelancereiksi Tanskaan, Itä-Eurooppaan, Etelä-Eurooppaan ja muualle maailmaan ja muodostavat etätyöntekijöistä koostuvan globaalin ohjelmistokehittäjien joukon.

COVID-19:llä oli suuri merkitys etätyön kehityksen vauhdittamisessa. Monilla yrityksillä on nyt käytössään prosessit ja välineet etätyöyhteistyötä varten. Työskentely hajautetuissa tiimeissä on nyt helpompaa kuin koskaan ennen.

Nyt on täydellinen tilaisuus rakentaa ohjelmisto- ja IT-organisaatioita globaalia työvoimaa hyödyntäen, ja toivomme, että tämä webinaari auttaa teitä siinä.

Etätyön organisointimallit

• Ei etätyötä Tämä oli normi ennen COVID-19:tä, ja nyt siitä on tulossa poikkeus. Yleensä yrityksillä on tämä malli, koska yritykset kokevat, että työntekijät eivät voi olla yhtä tehokkaita, jos he eivät ole paikan päällä.
• Etätyötä sietävä Etätyö sallitaan tietyin edellytyksin, ja sitä pidetään etuisuutena, mutta edelleen oletetaan, että etätyö ei ole yhtä tehokasta kuin paikan päällä työskentely. Prosessit ja viestintä eivät ole optimaalisia etätyön kannalta.
• Useita toimipaikkoja Sinulla on kaksi tai useampia toimipisteitä, joista voit rekrytoida työntekijöitä, mikä tarkoittaa, että työskentelet jossain määrin sellaisten ihmisten kanssa, jotka eivät ole samassa paikassa kuin sinä.
• Etätiimit Jotkut ihmiset työskentelevät ainakin osittain toimistolla paikan päällä ja toiset työskentelevät kokonaan etätyönä. Näin toimivilla yrityksillä on paremmat prosessit ja viestintäjärjestelyt etätyötä varten.
• Täysin etätyöntekijät Tällaiset yritykset ovat yleensä syntyneet kokonaan etätyönä, eikä niillä tyypillisesti ole toimistoa. Ne kokoontuvat vain sosiaalisiin tapahtumiin tai työpajoihin tai vastaaviin. Tunnettuja esimerkkejä ovat Gitlab ja Zapier.

Keskittyminen etäryhmämalliin

Tässä webinaarissa keskitymme etäryhmämalliin, jossa osa työntekijöistä työskentelee yhdessä toimistossa ja osa puhtaasti etätyössä.

Edut

• Et rajoitu palkkaamaan työntekijöitä, jotka asuvat tietyllä säteellä toimistostasi. Sen sijaan sinulla on mahdollisuus hyödyntää maailmanlaajuista lahjakkuusreserviä. Tämä voi vaikuttaa myönteisesti palkkaamiesi henkilöiden hintaan ja laatuun.
• Työntekijäsi kokevat joustavuuden lisääntyneen sekä paikan päällä että etätyöntekijöiden osalta. Se, että ihmiset voivat valita, mikä sopii heille parhaiten, esimerkiksi tehdä etätyötä työmatkojen lyhentämiseksi, voi vaikuttaa myönteisesti tehokkuuteen.
• Lisääntynyt joustavuus on nykyään entistä tärkeämpää työntekijöille, ja etätyöympäristön omaksuminen voi vaikuttaa myönteisesti työntekijöiden pysyvyyteen.

Haasteet

• Etätyöntekijät jäävät usein tahattomasti toimistossa käytävien ammatillisten ja sosiaalisten keskustelujen ulkopuolelle. On tärkeää pitää tämä mielessä ja pyrkiä hallitsemaan sitä.
• Vaarana on, että toimeksiantojen, tehtävien ja ylennysten suhteen suositaan tiedostamattaan tiimin paikan päällä työskenteleviä työntekijöitä etätyöntekijöiden sijaan, koska meillä on taipumus luottaa ihmisiin, joiden kanssa olemme fyysisesti tekemisissä joka päivä.

Oletko todella valmis etäryhmiin?

• Jos jotkut työntekijät työskentelevät täysin etätyönä ja samaan aikaan asetat rajoituksia sille, kuinka paljon muut voivat työskennellä etänä, sinun on mietittävä uudelleen.Onnistuaksesi sinun on todella hyväksyttävä etätyö ja rakennettava luottamuksen ja valtuuksien kulttuuri, jossa kaikki voivat työskennellä heille parhaiten sopivalla tavalla.

Jos aiot palkata ihmisiä, jotka työskentelevät täysin etätyönä, sinun on harkittava saman joustavuuden tarjoamista työntekijöille, jotka haluavat työskennellä paikan päällä. Anna paikan päällä työskentelevän tiimisi valita, mikä on heille tehokkainta.

Etätiimien tarpeiden hierarkia

Maslow’n tarvehierarkian innoittamana loimme tämän tarvehierarkian kuvaamaan joitakin asioita, jotka sinun on otettava käyttöön varmistaaksesi etätyötiimiesi menestyksen. Pyramidissa alempana olevat tarpeet ovat tärkeämpiä.

Etätiimien tarvehierarkia

Tehokas rekrytointi ja laadunvarmistus

Etätiimit eivät onnistu, jos et palkkaa etätiimin jäseniksi oikeita ihmisiä. Kun rekrytoit etäryhmän jäseniä, ota huomioon nämä kuusi tekijää:

1. Sinun on käytettävä aikaa ja resursseja tavoittaaksesi oikeat etätyöntekijämarkkinat, kun ehdokkaita on laajasti. Houkutellakseen parhaita etäkehittäjiä työnantajien on erotuttava muista työnantajista houkutellakseen parhaat ehdokkaat.
2. Parhaiden kehittäjien saaminen työskentelemään kanssasi riippuu yhtä lailla laadunvarmistus- ja valintaprosesseistasi.
3. Valitse oikea ehdokas nykyisten tiimisi jäsenten avulla. Koska he tulevat työskentelemään uusien etäryhmäläisten kanssa, heidän mielipiteensä ja hyväksyntänsä ovat olennaisen tärkeitä.
4. Aseta etusijalle ehdokkaat, joilla on kokemusta etätyöstä ja jotka haluavat työskennellä etänä.
5. Varmista, että etätyöntekijät noudattavat lakia ja tekevät oikeat sopimukset.
6. Dokumentointi- ja kirjoitustaitoja on korostettava. Nämä taidot ovat tärkeitä kaikille tiimin jäsenille, mutta niistä tulee entistä kriittisempiä, kun työskennellään hajautetuissa tiimeissä.

Tietotekniikka ja infrastruktuuri

Oikea teknologia on tärkeää, jotta tiimisi pystyy kommunikoimaan ja tekemään yhteistyötä tehokkaasti. Etätiimin jäsenillä pitäisi olla myös mahdollisuus käyttää hyvää internetyhteyttä sekä asianmukaisia työasemia tai pääsy omaan työtilaan.

Ota huomioon, että teillä on toisinaan fyysisiä tapaamisia, joten varmista, että toimistosi on varustettu tällaisia tapaamisia varten.

Etäviestintäystävällinen viestintä

Varmista, että etäryhmäsi jäsenet saavat yhtä paljon johdon huomiota kuin paikan päällä työskentelevät työntekijäsi. Vaikka työstä käytävät keskustelut ovat tärkeitä, muista, ettet saa laiminlyödä epävirallisia tai sosiaalisia keskusteluja etäryhmän jäsenten kanssa.

Saattaa olla hyvä ajatus tuoda etätyöntekijä toimipaikallesi perehdyttämisprosessia varten. Sen lisäksi, että etätyöntekijä saa tuntumaa tiimiin ja kulttuuriin, jossa hän tulee työskentelemään, se on myös tilaisuus teille tutustua toisiinne paremmin.

Perehdyttämisprosessiin tulisi sisällyttää pelikirjoja tai asiakirjoja, joissa kuvataan työprosesseja ja meneillään olevaa työtä.

Tietotekniikan tukema kehitysprosessi

On useita teknologioita, joiden käyttöönotto vie pidemmän aikaa, mutta jotka ovat pitkällä aikavälillä investoinnin arvoisia. Esimerkiksi 100-prosenttisesti pilvipohjainen kokoonpano, DevOps, CI ja testiautomaatio voivat helpottaa ja tehostaa työskentelyä hajautettujen tiimien kanssa.

Kulttuuri

Johdon hyväksyntä on ratkaisevan tärkeää oikeiden asenteiden ja kulttuurin luomisessa etäasennusta varten. Varmista, että johtoryhmäsi tukee täysin ja ymmärtää, mitä etätyökulttuuri edellyttää.

Dokumentoi yrityskulttuuri ja arvot ja käytä tätä asiakirjaa valinta- ja haastatteluprosessien ohjaamiseen. Kun käytät tätä asiakirjaa työhönottoprosessissasi, muista sisällyttää siihen konkreettisia esimerkkejä siitä, mikä on hyväksyttävää ja mikä ei, koska kulttuurin ja arvojen tulkinta voi olla hyvin erilainen työskenneltäessä kansainvälisten etäkehittäjien kanssa.

Ota käyttöön tehokkuusmenetelmiä, kuten Pomodoro-tekniikka tai Getting Things Done -lähestymistapa, jotta voit kannustaa tiimisi jäseniä tuottavuuteen.

Tarkoitus

Kun etäryhmän jäsenet tuntevat olevansa yhteydessä yrityksesi tarkoitukseen, he ovat todennäköisesti tuottavampia ja motivoituneempia työssään. Valitse haastatteluprosessin aikana ehdokkaita, joita tarkoituksesi motivoi.

Voit ohjata tiimiäsi saavuttamaan tarkoituksesi käyttämällä tavoitteiden asettamismenetelmiä, kuten OKR:ää (Objectives & Key Results), joka auttaa tiimiäsi asettamaan ja seuraamaan mitattavissa olevia tavoitteita.

_____________________________________________________________________

 

Lue webinaarin 2. ja 3. osan yhteenvedot, joissa Allan Noer Agreenasta kertoo, mikä voi mennä pieleen etätiimejä perustettaessa, ja Søren kertoo etätiimimallin käyttöönoton vaiheista.

Saat koko tarinan katsomalla tallenteen.