Webinar recapitulatie deel 1 – Organisatiemodellen voor werken op afstand en de behoeften van ontwikkelteams op afstand

Op 6 september organiseerden wij een webinar om bedrijven te helpen zich voor te bereiden op deze nieuwe manier van werken. In het webinar met de titel “Hoe uw IT-organisatie uit te breiden met topontwikkelaars op afstand”, bespraken de sprekers Søren Rosenmeier, CEO van Right People Group, en Allan Noer, Chief Technology Officer van Agreena:

• Organisatiemodellen voor werk op afstand
• Behoeften van ontwikkelteams op afstand
• Belangrijkste lessen uit het bouwen van teams op afstand
• Het implementeren van teams op afstand

In deze eerste van 3 samenvattende blogs onderzoeken we de macrotrends in de hedendaagse werkcultuur, de organisatiemodellen voor werken op afstand en bespreken we wat er nodig is bij het opzetten van een team op afstand.

In deel 2 behandelen we Allan Noer’s delen van de belangrijkste lessen uit het bouwen van teams op afstand.

In deel 3 bespreekt Soren het 3-stappenplan voor het opzetten van teams op afstand.

Webinar samenvatting – Deel 1

Macro trends in de manier waarop we werken

De manier waarop we tegen werk aankijken en hoe we werken verandert, waardoor een aantal macrotrends in gang worden gezet.

Eén macrotrend is natuurlijk werken op afstand. Wat vroeger zeldzaam was, is vandaag een nieuwe norm geworden, dankzij de COVID-19 pandemie. Bedrijven moeten serieus kijken naar werk op afstand en hoe ze deze trend, die de komende jaren steeds dominanter zal worden, gaan aanpakken.

Een andere macrotrend is dat bedrijven afstappen van vast werk en overgaan op het inhuren van tijdelijke werknemers. Terwijl de wereldwijde beroepsbevolking zich richt op freelancers en zelfstandigen.

Denemarken ziet deze trends al jaren, evenals de IT-industrie. Veel van de beste IT-mensen gaan freelancen in Denemarken, Oost-Europa, Zuid-Europa en elders in de wereld en vormen zo een wereldwijd personeelsbestand van softwareontwikkelaars op afstand.

COVID-19 heeft een grote rol gespeeld bij het versnellen van de ontwikkelingen op het gebied van werk op afstand. Veel bedrijven beschikken nu over de processen en hulpmiddelen om op afstand samen te werken. Werken in gedistribueerde teams is nu gemakkelijker dan ooit tevoren.

Dit is de perfecte gelegenheid om software- en IT-organisaties op te bouwen met behulp van de wereldwijde beroepsbevolking, en we hopen dat dit webinar u daarbij zal helpen.

Organisatiemodellen voor werken op afstand

• Geen werk op afstand Dit was de norm vóór COVID-19, en wordt nu een uitzondering. Normaal gesproken hebben bedrijven dit model omdat ze vinden dat werknemers niet zo effectief kunnen zijn als ze niet ter plaatse zijn.
• Remote-tolerant Werken op afstand is onder bepaalde voorwaarden toegestaan en wordt gezien als een extraatje, nog steeds in de veronderstelling dat werken op afstand niet zo efficiënt is als ter plaatse. Processen en communicatie zijn niet optimaal voor werken op afstand.
• Meerdere locaties Je hebt twee of meer locaties van waaruit je kunt werven, wat betekent dat je tot op zekere hoogte samenwerkt met mensen die zich niet op dezelfde locatie bevinden als jijzelf.
• Teams op afstand Sommige mensen werken ten minste gedeeltelijk op een kantoor op locatie en anderen werken volledig op afstand. Bedrijven die dit doen hebben betere processen en communicatie opgezet voor werk op afstand.
• Volledig op afstand Dergelijke bedrijven zijn meestal all-remote geboren en hebben meestal geen kantoor. Ze komen alleen bijeen voor sociale evenementen of workshops, of iets dergelijks. Bekende voorbeelden zijn Gitlab en Zapier.

Focus op het Remote Teams model

Onze focus in dit webinar is het remote teams model, waarbij sommige werknemers samenwerken in een kantoor en anderen puur op afstand werken.

Voordelen

1. U beperkt zich niet tot het aannemen van werknemers die binnen een bepaalde straal van uw kantoor wonen. In plaats daarvan hebt u de mogelijkheid om de wereldwijde talentenpool aan te boren. Dit kan een positief effect hebben op de prijs en de kwaliteit van de mensen die u inhuurt.
2. Uw personeel ervaart een grotere flexibiliteit voor zowel uw werknemers op locatie als uw werknemers op afstand. Mensen laten kiezen wat voor hen het beste werkt, bijvoorbeeld op afstand werken om de reistijden te verkorten, kan een positief effect hebben op de efficiëntie.
3. Meer flexibiliteit is tegenwoordig belangrijker geworden voor werknemers, en het omarmen van de werkomgeving op afstand kan een positief effect hebben op het behoud van werknemers.

Uitdagingen

1. Werknemers op afstand worden vaak ongewild buitengesloten van professionele en sociale gesprekken die op kantoor plaatsvinden. Het is essentieel dit in gedachten te houden en een inspanning te leveren om dit in goede banen te leiden.
2. Het risico bestaat dat onbewust de voorkeur wordt gegeven aan onsite teamleden boven telewerkers voor opdrachten, taken en promoties, omdat we geneigd zijn mensen te vertrouwen die we dagelijks fysiek om ons heen hebben.

Bent u echt klaar voor teams op afstand?

Als u sommige mensen volledig op afstand laat werken, en tegelijkertijd beperkingen oplegt aan hoeveel andere mensen op afstand kunnen werken, moet u opnieuw nadenken. Om succesvol te zijn moet je remote werken echt omarmen en een cultuur van vertrouwen en empowerment opbouwen, waarin iedereen kan werken op de manier die voor hem of haar het beste is.

Als u van plan bent mensen aan te nemen die volledig op afstand werken, moet u overwegen dezelfde flexibiliteit te bieden aan uw werknemers die ervoor kiezen ter plaatse te werken. Laat uw team op locatie kiezen wat voor hen het meest efficiënt is.

De behoeftenhiërarchie voor teams op afstand

Geïnspireerd door de behoeftenhiërarchie van Maslow hebben we deze behoeftenhiërarchie opgesteld om een aantal zaken te beschrijven die u nodig hebt om het succes van uw teams op afstand te garanderen. Behoeften die lager op de piramide staan, zijn belangrijker.

De behoeftenhiërarchie van teams op afstand

Efficiënte werving en kwaliteitsborging

Remote teams zullen niet slagen als u niet de juiste mensen aanneemt voor uw remote teamleden. Houd bij het werven van teamleden op afstand rekening met deze zes factoren:

1. U moet tijd en middelen besteden om de juiste markt van telewerkers te bereiken als u een breed kandidatenbereik heeft. Om de beste ontwikkelaars op afstand aan te trekken, moeten werkgevers zich onderscheiden van andere werkgevers om de beste kandidaten aan te trekken.
2. De beste ontwikkelaars bij u laten werken hangt evenzeer af van uw kwaliteitsborging en selectieprocessen.
3. Selecteer de juiste kandidaat met behulp van uw bestaande teamleden. Aangezien zij met de nieuwe teamleden op afstand zullen werken, zijn hun meningen en acceptatie essentieel.
4. Geef voorrang aan kandidaten met ervaring op afstand die liever op afstand werken.
5. Zorg voor juridische naleving en correcte contractering voor werknemers op afstand.
6. Documentatie- en schrijfvaardigheden moeten worden benadrukt. Deze vaardigheden zijn belangrijk voor alle teamleden, maar worden nog belangrijker wanneer u in gedistribueerde teams werkt.

IT en infrastructuur

De juiste technologie is belangrijk om ervoor te zorgen dat uw team effectief kan communiceren en samenwerken. Uw teamleden op afstand moeten ook toegang hebben tot een goede internetverbinding, evenals goede werkstations of toegang tot een speciale werkruimte.

Houd er rekening mee dat u af en toe fysieke ontmoetingen zult hebben, dus zorg ervoor dat uw kantoor is ingericht voor dergelijke bijeenkomsten.

Communicatie op afstand

Zorg ervoor dat uw teamleden op afstand evenveel aandacht krijgen als uw werknemers ter plaatse. Hoewel gesprekken over werk belangrijk zijn, mag u niet vergeten om informele of sociale gesprekken met uw teamleden op afstand niet te verwaarlozen.

Het kan een goed idee zijn om het teamlid op afstand naar uw locatie te halen voor het inwerkproces. Naast het helpen van de medewerker op afstand om een gevoel te krijgen voor het team en de cultuur waarmee hij/zij zal werken, is het ook een kans voor jullie om elkaar beter te leren kennen.

Playbooks of documenten die uw werkprocessen en lopende werkzaamheden beschrijven, zouden deel moeten uitmaken van uw inwerkproces.

IT-ondersteund ontwikkelingsproces

Er zijn verschillende technologieën die meer tijd vergen om op te zetten, maar die op de lange termijn de investering waard zijn. Een 100% cloud-based set-up, DevOps, CI en testautomatisering, bijvoorbeeld, kunnen het werken met gedistribueerde teams gemakkelijker en efficiënter maken.

Cultuur

De buy-in van het management is cruciaal om de juiste houding en cultuur in te stellen voor een opstelling op afstand. Zorg ervoor dat uw managementteam volledig achter u staat en begrijpt wat een cultuur van werken op afstand inhoudt.

Documenteer uw bedrijfscultuur en waarden, en gebruik dit document als leidraad voor uw selectie- en sollicitatieprocessen. Wanneer u dit document gebruikt in uw inwerkproces, zorg er dan voor dat u specifieke voorbeelden opneemt van wat aanvaardbaar en onaanvaardbaar is, omdat de interpretatie van cultuur en waarden zeer verschillend kan zijn bij het werken met internationale ontwikkelaars op afstand.

Introduceer efficiëntie technieken zoals de Pomodoro techniek of de Getting Things Done aanpak om de productiviteit van uw teamleden aan te moedigen.

Doel

Wanneer uw teamleden op afstand zich verbonden voelen met het doel van uw bedrijf, zullen ze waarschijnlijk productiever en gemotiveerder zijn in hun werk. Kies tijdens het sollicitatieproces kandidaten die gemotiveerd zijn door uw doel.

Om uw team te begeleiden bij het bereiken van uw doel, gebruikt u doelstellingsmethoden zoals Objectives & Key Results (OKR) die uw team kunnen helpen meetbare doelen te stellen en te volgen.

_____________________________________________________________________

Lees de herhaling van deel 2 en deel 3 van het webinar, waar Allan Noer van Agreena deelt wat er mis kan gaan bij het opzetten van teams op afstand, respectievelijk Søren terugkomt met de stappen om een model voor teams op afstand te implementeren.

Bekijk het volledige verhaal door de opname te bekijken.