5 estrategias eficaces para implantar SAP con éxito

La implantación del software SAP puede transformar las operaciones de su empresa, mejorando la eficacia y la productividad. Pero no es una tarea sencilla; implica pasos intrincados y obstáculos potenciales. 

Esta guía ofrece a los responsables de TI cinco pasos claros para agilizar la implementación de SAP y realizar el cambio hacia mejores operaciones empresariales.

Estrategia 1: Alinearse con los objetivos empresariales desde el principio

Al iniciar una implantación de SAP, es fácil quedarse atrapado en los detalles técnicos.

Pero antes de seguir ese camino, dé un paso atrás y céntrese en sus objetivos empresariales.

Empezar centrándose en los objetivos empresariales no sólo guiará su implantación de SAP, sino que también garantizará que el nuevo sistema aporte valor a su organización.

• Establezca objetivos claros: Antes de nada, defina qué aspecto tiene el éxito para este proyecto. Ya se trate de mejorar la eficiencia operativa o de mejorar la experiencia del cliente, tener objetivos claros guiará sus decisiones a lo largo del proyecto.
• Consiga la opinión de las partes interesadas: hable con personas de distintos departamentos para comprender qué esperan obtener del nuevo sistema. Esto le ayudará a crear un conjunto de objetivos bien redondeados que sirvan a toda la organización.
• Mapee los objetivos con las funciones: Una vez que tenga sus objetivos, hágalos coincidir con las características o capacidades que ofrecen las diferentes soluciones SAP. Esto garantiza que el sistema que elija contribuya directamente a la consecución de sus objetivos.
• Revisar y ajustar: A medida que avance el proyecto, siga revisando sus objetivos para asegurarse de que va por buen camino. Si es necesario, haga ajustes para mantenerse alineado con sus objetivos de negocio.

Estrategia 2: cree un equipo de proyecto interfuncional

Para garantizar el éxito de la implementación de SAP, necesita un equipo bien equilibrado con una amplia gama de habilidades y conocimientos.

Entre las ventajas de un equipo de proyecto interfuncional se encuentran:

• Visión completa: Un equipo con diferentes habilidades se asegura de que se preste atención a todas las partes del proyecto, desde los detalles técnicos hasta las necesidades empresariales.
• Hacer las cosas más rápido: Cuando las personas son buenas en cosas diferentes, puedes asignar tareas a quienes pueden hacerlas mejor. Esto acelera todo el proyecto.
• Detección temprana de problemas: Un equipo equilibrado puede ver venir los problemas antes de que se conviertan en grandes quebraderos de cabeza. Esto es cierto tanto si hablamos de integrar procesos empresariales como de cambiar la forma en que se organiza la empresa.

He aquí a quién necesita con usted en su viaje de implementación de SAP:

Miembros del equipo interno

• Expertos en procesos empresariales: estas personas conocen muy bien las operaciones de su empresa. Ellos entienden cómo sus objetivos de negocio se pueden convertir en necesidades técnicas.
• Gestión de proyectos: Un gestor de proyectos mantiene a todo el mundo centrado y se asegura de que el proyecto sigue su curso. Se encarga de coordinar todas las tareas, los plazos y los recursos.
• Especialistas en TI: su equipo interno de TI trabajará estrechamente con el sistema SAP todos los días. Su aportación ayuda a garantizar que el sistema cumpla todas las especificaciones técnicas y funcione bien con lo que ya tiene.

Recursos externos

• Socio de implantación de SAP: Un socio SAP experimentado sabe mucho sobre el proceso de implementación de SAP. Pueden ofrecer habilidades especializadas que su equipo interno podría no tener.
• Consultores: si necesita conocimientos que ni su equipo interno ni su partner SAP pueden ofrecer, los consultores pueden intervenir.

Estrategia 3: Opte por la solución SAP que se adapte a sus necesidades específicas

El mercado ofrece una gran variedad de soluciones SAP, incluyendo SAP ERP, SAP S 4HANA y otro software ERP especializado. Su elección debe alinearse estrechamente con sus necesidades y objetivos empresariales. He aquí cómo tomar una decisión más informada:

Comprenda sus procesos empresariales

Haga un balance de sus procesos de negocio existentes para identificar lo que realmente necesita.

Hable con distintos departamentos para hacerse una idea completa de qué funcionalidades son esenciales.

Utilice esta información para crear una lista de comprobación de las funciones que debe tener su nuevo sistema ERP.

Investigue diferentes soluciones SAP

Busque las características y beneficios de varias soluciones SAP como SAP ERP y SAP S 4HANA.

Compare estas características con su lista de comprobación para ver qué software SAP se ajusta mejor a sus necesidades.

No olvide considerar cómo cada solución puede respaldar sus objetivos de transformación digital más amplios.

Consulte con un partner de implementación de SAP

Un partner de implementación de SAP puede ofrecerle asesoramiento experto sobre qué solución SAP se adapta mejor a su organización.

Pueden guiarle a través de las etapas clave del proceso de implementación, facilitando el trabajo de su equipo de proyecto.

Un buen socio también le ayudará a entender cómo alinear el nuevo sistema SAP con sus procesos de negocio existentes.

Factor de crecimiento futuro

Elija una solución SAP que satisfaga sus necesidades actuales pero que también sea escalable para futuros objetivos empresariales.

Los servicios en la nube pueden ofrecer esta escalabilidad y son especialmente beneficiosos para las grandes empresas.

Considere cómo el sistema SAP puede adaptarse a posibles cambios en su estructura organizativa y necesidades empresariales.

Consideraciones presupuestarias

Aunque es importante elegir la solución SAP más adecuada, también debe tener en cuenta su presupuesto.

Colabore con su equipo de proyecto y su socio de implementación de SAP para encontrar una solución que ofrezca un buen valor para su inversión.

Tenga en cuenta el coste total de propiedad, que incluye no sólo el software, sino también el mantenimiento continuo y las posibles actualizaciones.

Estrategia 4: Integre la gestión del cambio en la cultura de su empresa

Cuando está introduciendo sistemas SAP, también está introduciendo muchos cambios. Este cambio puede afectarlo todo, desde las tareas diarias hasta los procesos empresariales globales.

He aquí cómo gestionar estos cambios:

Formación y comunicación

• Líneas de comunicación abiertas: mantenga a su equipo informado sobre lo que está ocurriendo en cada fase del proceso de implantación de SAP. La transparencia ayuda a reducir la incertidumbre y la resistencia.
• Desarrollo de habilidades: dote a su equipo de las habilidades necesarias para utilizar el nuevo sistema SAP con eficacia. Esto se puede hacer a través de talleres, cursos en línea o sesiones de formación individuales.

Continuidad del negocio

• Evaluación de riesgos: identifique cualquier riesgo que pueda interrumpir su negocio durante la implantación de SAP. Una vez que sepa cuáles son, podrá desarrollar estrategias para mitigarlos.
• Planes de contingencia: Tenga siempre un plan de contingencia. Tanto si se trata de una pérdida de datos como de un tiempo de inactividad del sistema, sepa qué medidas tomará para garantizar que las operaciones empresariales continúen sin problemas.

Adaptabilidad organizativa

• Estructura flexible: es posible que su estructura organizativa necesite algunos ajustes para adaptarse al nuevo sistema SAP. Realice estos ajustes con antelación para garantizar una transición fluida.
• Participación de los empleados: implique a los empleados en el proceso de toma de decisiones. Cuando la gente se siente como

Estrategia 5: adopte un enfoque de pruebas continuas

En una implantación SAP, las pruebas continuasson fundamentales de principio a fin. Le ayuda a detectar problemas a tiempo, garantiza que su sistema SAP se integre bien con otros sistemas empresariales y le permite realizar ajustes sin problemas para que su empresa siga funcionando con eficacia.

Cómo implementar pruebas continuas de forma eficaz

1. Desarrolle un plan de pruebas: antes de empezar, esboce qué debe probarse, cómo se probará y cuándo. Este plan debe formar parte de su estrategia general de gestión de proyectos.
2. Involucre a las personas adecuadas: su equipo de implementación debe incluir a miembros expertos en garantía de calidad. Serán los responsables de llevar a cabo las pruebas y de garantizar que el sistema cumple todos los requisitos.
3. Utilice escenarios reales: Cuando configure sus pruebas, utilice escenarios que imiten lo más posible las condiciones del mundo real. Esto le permitirá comprender mejor cómo funcionará el sistema SAP en condiciones de funcionamiento reales.
4. Automatice siempre que sea posible: La automatización puede acelerar el proceso de pruebas y hacerlo más eficiente. Sin embargo, las pruebas manuales siguen siendo importantes para las áreas que requieren el juicio humano.
5. Revisar y ajustar: Después de cada fase de pruebas, revise los resultados y realice los ajustes necesarios en el sistema SAP o en su enfoque de pruebas.

Consideraciones adicionales

Las estrategias principales le ayudan a empezar, pero hay más cosas a tener en cuenta para una implantación de SAP realmente satisfactoria. Estos son algunos consejos adicionales que le ayudarán a poner los puntos sobre las íes en su proyecto.

Utilice los servicios en la nube para ampliar o reducir fácilmente

Los servicios en la nube son tus amigos cuando necesitas ajustar tus recursos. Esto es algo importante si eres una gran empresa con necesidades cambiantes durante tu proyecto SAP.

Mantenga un control estricto de la gestión del proyecto

No se limite a establecerlo y olvidarlo. Vigile cómo va su proyecto SAP con comprobaciones periódicas. Asegúrese de que sigue apuntando a lo que su empresa realmente necesita.

Cuente con expertos externos

Si encuentra lagunas en las habilidades de su equipo, está bien buscar ayuda externa. Los expertos externos pueden cubrir esas carencias y hacer que su proyecto SAP siga avanzando.

Asegúrese de que su nuevo sistema funciona bien con sus procesos actuales

Está añadiendo un nuevo sistema ERP para hacer las cosas mejor, no más difíciles. Por lo tanto, planifique cómo encajará este nuevo sistema en lo que ya está haciendo.

No escatime en mover y comprobar sus datos

Sus datos son la estrella del espectáculo en cualquier sistema ERP. Asegúrese de migrar los datos cuidadosamente a su nuevo sistema SAP. Y vuelva a comprobar que son precisos, porque afectarán a todo, desde los informes hasta la forma de hablar con sus clientes.

Conclusión

El éxito de la implantación de SAP es una iniciativa estratégica que puede transformar su empresa. Alinee sus objetivos, elija el equipo y la solución SAP adecuados, gestione bien el cambio y realice pruebas de forma continua para lograr una configuración satisfactoria y un negocio mejor.

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