Toimeksianto – Järjestelmäkonsultti, M-Files (Helsinki), julkaistu: 20.01.2020

Etsimme toimeksiantoon asiakirjahallintoon ja kirjaamotoimintaan erikoistunutta asiantuntijaa. Asiakkaalla on tavoitteena määritellä uuteen sähköiseen ympäristöön soveltuva tapa arkistoida ja rekisteröidä yhtiön asiakirjoja sekä ylläpitää kirjaamotoimintaa. Yhtiön dokumenttienhallinta on tällä hetkellä jaettu kahteen järjestelmään. Dokumentteja luodaan ja hallinnoidaan M-Files-järjestelmässä, mutta rekisteröinti ja arkistointi tehdään ProjectWise-järjestelmässä.

Tavoitteena on siirtää yhtiön dokumenttien- ja asianhallinta kokonaisuudessaan M-Files-järjestelmään, jossa asiakirjoja hallinnoidaan läpi koko niiden elinkaaren ajan. Uudistuksen lopputuloksena dokumenttien hallinta ja arkistointi yhdistyvät samaan järjestelmään. Tavoitteena on tunnistaa asiakirjahallinnon ja kirjaamotoiminnon nykytila, sen haasteet ja tavoitetila. Lisäksi tehdään suunnitelma uuden toimintatavan toteutuksesta, kustannuksista ja käyttöön otettavista prosesseista.

Projektissa tehtävä työ tarkennetaan ja suunnitellaan yhteistyössä asiakkaan ja järjestelmätoimittajan kanssa; alustava suunnitelma on kaksivaiheinen. Asiakas käsittelee hakemuksia helmikuussa.

Vaadittu osaaminen
Menestyäksesi tässä roolissa hallitset vastaat seuraaviin vaatimuksiin:
– Kyky tuottaa helposti ymmärrettävää dokumentaatiota ja prosessikuvauksia
– M-Files järjestelmätuntemus suotavaa. ProjectWise järjestelmätuntemus eduksi
– Kyky järjestää ja fasilitoida noin 2-6 asiantuntijan työpajoja
– Ymmärrys sähköisestä asiakirjahallinnosta ja kirjaamotoiminnan vaatimuksista ml. lainsäädännön asettamat vaatimukset
– Kokemusta asiakirjahallinnon ja kirjaamon kehityshankkeista

Työtehtävät
Konsultille on suunniteltu seuraavat tehtävät:
– Nykytilan läpikäynti ja arvio nykytilasta
– Nykyiset asiakokonaisuudet
– Kirjaamoprosessin nykytila
– Uuden järjestelmän ja prosessien määrittely
– Ehdotukset asiakokonaisuuksista uudessa järjestelmässä
– Kirjaamoprosessin konsultointi ja kehitysehdotukset
– Arkistoryhmittelyn ja asiatunnusten läpikäynti ja suunnittelu uuteen järjestelmään siirryttäessä
– Sähköisen arkistoinnin kehittäminen
– Tarvittavien työpajojen ja haastattelujen suunnittelu ja fasilitointi
– Dokumentaation tuottaminen
– Sisältää prosessikuvaukset täydentäviltä osin

Sijainti: Helsinki, Suomi
Työn muoto: Kokoaikainen, paikan päällä
Aloitus: Maaliskuu / Huhtikuu 2020
Kesto: 6 kk (ensimmäinen vaihe), jatko odotettavissa
Kieli: Suomi

Oletko kiinnostunut?
Jos tämä projekti kiinnostaa sinua ja haluat tietää lisää, niin pyydämme sinua lähettämään ansioluettelosi osoitteeseen [email protected].