Mikä on hakijaseurantajärjestelmä?

Hakijaseurantajärjestelmän (ATS) avulla suuret yritykset voivat nopeuttaa, virtaviivaistaa ja automatisoida rekrytointiprosessiaan. Kun lähetät ansioluettelosi, ATS toimii portinvartijana, joka päättää, välitetäänkö hakemuksesi palkkaavalle johtajalle vai poistetaanko se. Jos ansioluettelosi hylätään, voi olla turhauttavaa, kun et tiedä miksi.

Tässä oppaassa esitellään hakijaseurantajärjestelmät ja niiden toiminta. Saat tietoa siitä, mitä hyötyä siitä on yrityksille ja työnhakijoille, mitkä ovat sen ominaisuudet ja haittapuolet. Aloitetaan.

Mikä on hakijaseurantajärjestelmä?

Hakijaseurantajärjestelmä (ATS) on ohjelmistosovellus, joka mahdollistaa rekrytointitarpeiden sähköisen käsittelyn. Sitä voivat käyttää kaikkien toimialojen yritykset, mutta yleisimmin sitä hyödyntävät yritykset, joilla on paljon hakijoita. Automatisoimalla toistuvia ja aikaa vieviä tehtäviä ATS voi nopeuttaa ja yksinkertaistaa rekrytointiprosessia työnantajien ja työnhakijoiden kannalta.

Se voi julkaista avoimia työpaikkoja yrityksen verkkosivustolla tai ilmoitustaululla, seuloa ansioluetteloita, seurata hakijoita ja ajoittaa haastatteluja. Jotkin hakijaseurantajärjestelmät voivat olla yhteydessä myös sosiaalisen median sivustoihin, kuten LinkedIniin, jolloin työnantajien on helpompi löytää potentiaalisia hakijoita ja ottaa heihin yhteyttä.

Miten ATS toimii?

ATS:n vaiheet, joiden avulla rekrytoijat voivat löytää parhaat ehdokkaat työpaikkaan, ovat seuraavat:

Tietojen tallentaminen: Ensimmäinen vaihe on tietojen tallentaminen. ATS tallentaa kaikki kuhunkin työnhakijaan liittyvät tiedot keskustietokantaan. Tähän sisältyvät ansioluettelot, yhteystiedot, työhistoria ja muut asiaankuuluvat tiedot.

Esiseulonta: Kun kaikki tiedot on kerätty, ATS seuloo ehdokkaat tiettyjen työnantajan asettamien kriteerien perusteella. Tällaisia kriteerejä voivat olla esimerkiksi vähimmäispätevyys tai tiettyihin tehtäviin liittyvät avainsanat.

Automaattinen luokittelu tehtäväkuvausten perusteella: ATS asettaa hakijat automaattisesti paremmuusjärjestykseen sen perusteella, miten hyvin heidän pätevyytensä vastaa työnkuvaa.

Ansioluetteloiden pisteytys avainsanahakujen avulla: ATS pisteyttää jokaisen ansioluettelon sen perusteella, kuinka usein tietyt avainsanat esiintyvät. Tämä auttaa tunnistamaan, mitkä ehdokkaat sopivat parhaiten tehtävään.

ATS:n käytön edut yrityksille

Joitakin etuja, joita hakijaseurantajärjestelmän käytöstä yrityksille koituu, ovat seuraavat:

Automaatio: Se voi auttaa automatisoimaan ja virtaviivaistamaan yritysten rekrytointiprosessia, mikä säästää aikaa ja rahaa. ATS:n avulla yritykset voivat automaattisesti julkaista avoimia työpaikkoja verkossa, seuloa ja seurata hakijoita sekä aikatauluttaa haastattelut.

Parempi organisointi: ATS voi auttaa järjestämään ja seuraamaan hakijatietoja tehokkaammin kuin perinteiset menetelmät, kuten paperihakemukset ja taulukot. Parempi organisointi voi helpottaa parhaiden hakijoiden löytämistä tehtävään.

Tehokkuuden lisääminen: Paranna rekrytointiprosessin tehokkuutta käyttämällä ATS:ää automatisoimaan tehtäviä, kuten työpaikkailmoituksia, hakijoiden seulontaa ja haastattelujen aikatauluttamista. Näin yritykset voivat säästää aikaa ja rahaa.

Palkattujen työntekijöiden laadun parantaminen: Käyttämällä ATS:ää hakijoiden perusteellisempaan seulontaan yritykset voivat parantaa palkkaamiensa työntekijöiden laatua. ATS voi auttaa tunnistamaan parhaat hakijat tehtävään seulomalla taitoja, kokemusta ja muita pätevyyksiä.

Ehdokkaiden parempi saatavuus: Yritykset voivat tavoittaa suuremman joukon ehdokkaita. Ne voivat julkaista avoimia työpaikkoja useilla työpaikkatauluilla ja verkkosivustoilla yhdellä painikkeella. Näin yritykset voivat heittää laajemman verkon etsiessään ehdokkaita.

Lyhyempi aika palkkaamiseen: Rekrytointiprosessin automatisointi lyhentää palkkaukseen kuluvaa aikaa. Tämä voi säästää yritysten aikaa ja rahaa ja auttaa niitä täyttämään paikat nopeammin.

Parempi asiakaspalvelu: ATS voi parantaa asiakaspalvelua tarjoamalla hakijoille itsepalveluportaalin. Sen avulla hakijat voivat tarkistaa hakemustensa tilan, tarkastella avoimia työpaikkoja ja esittää kysymyksiä sähköisesti.

Miten rekrytointipäälliköt voivat käyttää ATS:ää hyödykseen?

Kun on kyse palkkaamisesta, hakijaseurantajärjestelmän (ATS) käyttö voi olla suuri etu. Automatisoimalla ja virtaviivaistamalla rekrytointiprosessia ATS voi auttaa säästämään aikaa ja resursseja sekä parantamaan rekrytointien laatua.

Seuraavassa on muutamia vinkkejä siitä, miten voit käyttää ATS:ää hyödyksesi:

1. Käytä avainsanojen optimointia varmistaaksesi, että oikeat hakijat näkevät työpaikkailmoituksesi.

2. Käytä Boolen hakuja löytääksesi parhaiten sopivia ehdokkaita avoimiin työpaikkoihin.

3. Hyödynnä ansioluettelon jäsentelyä, jotta voit nopeasti ja helposti tunnistaa ehdokkaiden avaintiedot.

4. Käytä arviointityökaluja ehdokkaiden seulomiseen ja niiden tunnistamiseen, jotka sopivat parhaiten avoimiin tehtäviin.

5. Käytä referenssien tarkistustyökaluja, jotta voit nopeasti ja helposti kerätä tietoja ehdokkaista heidän referensseistään.

6. Käytä haastattelujen aikataulutustyökaluja, jotta voit säästää aikaa ehdokkaiden haastattelujen koordinoinnissa.

ATS:n käytön haittapuolet työnhakijoille ja yrityksille

Työnhakijoille suurin haittapuoli hakijaseurantaohjelmistojen käytössä on se, että ansioluetteloa voi olla vaikea saada huomioitua. Kun valittavana on niin paljon ansioluetteloita, työnantajat luottavat usein hakijaseurantajärjestelmiin, jotta he voivat karsia hakijoita. Jos ansioluetteloasi ei ole muotoiltu ATS-järjestelmiä varten, se saatetaan hylätä automaattisesti ilman, että ihminen on koskaan nähnyt sitä.

Yrityksille haittapuolena on, että järjestelmän perustaminen ja ylläpito voi olla kallista ja aikaa vievää. ATS-ohjelmistot voivat olla monimutkaisia, ja niiden asianmukainen käyttöönotto vaatii huomattavia resursseja. Koska hakijaseurantajärjestelmät on suunniteltu automatisoimaan rekrytointiprosessia, on lisäksi olemassa riski, että pätevät hakijat jäävät huomiotta, jos heidän ansioluettelonsa eivät sisällä oikeita avainsanoja rekrytointiprosessin aikana.

Johtopäätös

Hakijaseurantajärjestelmä on tärkeä kaikille yrityksille, jotka rekrytoivat ja palkkaavat uusia työntekijöitä. Se voi auttaa säästämään aikaa ja resursseja ja varmistaa samalla, että parhaat ehdokkaat otetaan huomioon avoimiin työpaikkoihin automatisoimalla työnhakijoiden seurannan ja hallinnan. Vaikka markkinoilla on useita erilaisia vaihtoehtoja, niillä kaikilla on sama perustavoite eli rekrytointiprosessin tehostaminen. Jos harkitset ATS:n käyttöönottoa yrityksessäsi, muista tehdä tutkimusta löytääksesi tarpeisiisi sopivan vaihtoehdon.