Projektstyrningsstöd

Att hitta rätt projektassistent för ert team

En skicklig projektassistent är ofta den osjungna hjälten i ett framgångsrikt projekt. Det är den person som agerar som navet i hjulet, säkerställer att kommunikationen flödar, att tidsplaner hålls och att projektledaren kan fokusera på strategiska beslut. När behovet av att anlita en projektassistent uppstår, står företag inför flera val: Ska man genomföra en permanent rekrytering, eller är det mer fördelaktigt att hyra in en projektassistent som konsult för en specifik period? Valet beror helt på era unika behov, projektets längd och den kompetens som krävs.

Oavsett om ni planerar att anställa en projektassistent på heltid eller behöver en flexibel lösning genom bemanning, är målet detsamma: att hitta en person som inte bara har rätt tekniska färdigheter utan också passar in i er företagskultur och kan bidra från dag ett. Processen att hitta denna nyckelperson kan vara både tidskrävande och utmanande, men med rätt strategi blir det en investering som betalar sig mångfalt i form av effektivitet och projektframgång.

Vad gör en projektassistent?

Rollen som projektassistent är mångfacetterad och kan variera kraftigt beroende på bransch, företag och projektets komplexitet. I grunden handlar det om att ge administrativt och operativt stöd till projektledaren och teamet. Många företag som söker projektassistent letar efter en person som kan hantera en bredd av uppgifter.

Vanliga ansvarsområden inkluderar:

• Administration och koordinering: Schemaläggning av möten, bokning av resurser, förberedelse av mötesmaterial och förande av protokoll.
• Dokumenthantering: Organisera och underhålla projektdokumentation, se till att allt är uppdaterat och tillgängligt för teamet.
• Kommunikation: Agera som en central kontaktpunkt för interna och externa intressenter, distribuera information och följa upp på uppgifter.
• Uppföljning och rapportering: Assistera projektledaren med att följa upp projektets framdrift, samla in data och förbereda statusrapporter.
• Resurshantering: Hjälpa till med att hålla koll på budget, tidrapportering och andra projektresurser.

I tekniktunga IT-projekt kan en projektassistent även behöva en grundläggande teknisk förståelse för att kunna kommunicera effektivt med utvecklare och andra specialister. Flexibilitet och en proaktiv inställning är därför avgörande egenskaper.

Anställa eller anlita en konsult?

När behovet av en projektassistent uppstår är en av de första frågorna om man ska välja en traditionell rekrytering eller om en konsult är ett bättre alternativ. Båda modellerna har sina fördelar.

En permanent anställning, där ni genomför en fullständig process för att rekrytera projektassistent, är idealisk när behovet är långsiktigt och ni vill bygga upp intern kompetens. En fast anställd blir en integrerad del av teamet och företagskulturen över tid. En rekryteringsprocess kan dock vara lång och resurskrävande, och det är inte alltid det finns ett kontinuerligt behov som motiverar en heltidstjänst.

Att hyra in en projektassistent som konsult erbjuder en helt annan flexibilitet. Det är en utmärkt lösning för tidsbegränsade projekt, för att täcka upp under en föräldraledighet eller sjukskrivning, eller när ni snabbt behöver specialistkompetens. En interim projektassistent är van vid att snabbt sätta sig in i nya miljöer och kan vara produktiv nästan omedelbart. Detta alternativ minskar den administrativa bördan och den finansiella risken som en anställning innebär.

Fördelarna med en interim projektassistent

Att välja bemanning med en projektassistent, eller att ta in en resurskonsult, blir allt vanligare. Modellen med en interim projektassistent är särskilt värdefull i dagens snabbrörliga affärsklimat. Den största fördelen är snabbheten och flexibiliteten. När ett projekt startar eller en oväntad lucka uppstår finns det sällan tid för en utdragen rekryteringsprocess. Genom att hyra projektassistent kan ni ha en kvalificerad person på plats inom några dagar istället för månader.

En projektassistent som konsult har ofta en bred erfarenhet från olika branscher och projekt. Denna erfarenhet gör att de kan bidra med nya perspektiv och beprövade metoder som kan effektivisera era processer. De är resultatorienterade och fokuserade på att leverera värde under sin uppdragstid. Att arbeta med ett konsultbolag specialiserat på projektassistent konsulttjänster ger er tillgång till ett nätverk av professionella som är granskade och redo för nya utmaningar.

Hur hittar man den bästa projektassistenten?

Oavsett om ni bestämt er för att anställa eller hyra in, så återstår utmaningen: att hitta rätt person. Marknaden är stor och det kan vara svårt att veta var man ska börja. Ett rekryteringsbolag kan sköta processen för en fast anställning, medan ett bemanningsföretag kan erbjuda projektassistent bemanning på mer traditionellt vis.

En modern partner, som arbetar med en nätverksbaserad modell, erbjuder ofta det bästa av två världar. Istället för att ha konsulter på lönelistan fokuserar de på att ha ett stort, kvalitativt nätverk av oberoende specialister. Det innebär att de kan matcha ert specifika behov med den konsult som har exakt rätt profil och erfarenhet, utan att vara begränsade till en intern personalpool. Denna modell möjliggör en snabb och träffsäker matchning där ni ofta kan få förslag på kvalificerade kandidater inom ett par dagar. Eftersom en sådan partner är beroende av att göra en lyckad matchning för att få betalt, ligger deras fokus helt på kvalitet och att förstå era verkliga behov.

Att anlita projektassistent via en sådan partner innebär att ni får tillgång till expertis på begäran, anpassad för just ert projekt, utan långa bindningstider eller komplicerade processer.

Viktiga kompetenser hos en projektassistent

När ni utvärderar kandidater, oavsett om det är för en anställning eller ett konsultuppdrag, finns det några nyckelkompetenser att hålla utkik efter. En bra projektassistent besitter en blandning av hårda och mjuka färdigheter.

• Struktur och organisation: Förmågan att skapa ordning i kaos, hantera flera uppgifter samtidigt och prioritera effektivt.
• Kommunikativ förmåga: Tydlig och professionell kommunikation i både tal och skrift, samt förmågan att anpassa budskapet till olika mottagare.
• Proaktivitet: Förmågan att se vad som behöver göras innan någon ber om det, och att ta egna initiativ för att driva projektet framåt.
• Problemlösning: Ett lösningsorienterat tankesätt och förmågan att hantera oväntade problem på ett lugnt och metodiskt sätt.
• Noggrannhet: Ett öga för detaljer är avgörande vid hantering av dokumentation, scheman och rapportering.
• Verktygskunskap: Goda kunskaper i vanliga verktyg som MS Office-paketet (särskilt Excel och PowerPoint) och erfarenhet av projektledningsverktyg som Jira, Asana, Trello eller liknande.

Den ideala kandidaten är en person som kan balansera dessa färdigheter och snabbt bli en oumbärlig del av ert projektteam. Att hitta denna person är en avgörande pusselbit för att nå era projektmål. Om ni står inför utmaningen att hitta en projektassistent, oavsett om det är för en fast anställning eller ett interimsuppdrag, kan vi hjälpa er. Kontakta oss för att diskutera era behov och få förslag på kvalificerade kandidater från vårt nätverk av specialister, helt utan förpliktelser.