Thomas Tøth, consultant voor Right People Group, expert in IT-uitbesteding
Het uitbesteden van IT-diensten, vooral aan offshore experts, is een complexe taak. Hoewel de verleiding van kostenreductie en gespecialiseerde softwareontwikkelingsvaardigheden groot is, missen veel bedrijven het doel op het gebied van kwaliteit en besparingen. Om de fijne kneepjes van offshore outsourcing succesvol te doorlopen, heb je een goed doordachte strategie en een nauwgezette uitvoering nodig.
Hier zijn tien essentiële factoren die je moet afwegen als je offshore outsourcing van IT en softwareontwikkeling overweegt:
1. De juiste outsourcingbestemming, partner en het juiste model kiezen
Je wordt geconfronteerd met een heleboel keuzes als het gaat om outsourcingbestemmingen en -partners. Een verkeerde beslissing kan leiden tot verspilling van middelen en een slechte kwaliteit van de dienstverlening.
De oplossing? Om de juiste IT-serviceproviders te kiezen, moet je de politieke stabiliteit, taalvaardigheid en technische expertise in je gekozen bestemming evalueren.
Zorg ervoor dat het bedrijfsmodel van het outsourcingbedrijf aansluit op uw behoeften voor een naadloze samenwerking.
2. Identificeer taken die geschikt zijn voor outsourcing
Niet elke taak in uw IT-activiteiten moet worden overgedragen aan externe leveranciers. Het probleem ontstaat wanneer u een taak uitbesteedt die te complex of slecht gedefinieerd is, wat leidt tot fouten en inefficiëntie.
Om dit te voorkomen, ontleed je elke taak op basis van complexiteit, documentatie en fouttolerantie.
Kies ervoor om taken uit te besteden die goed passen bij de mogelijkheden van de outsourcingdiensten.
3. Bedrijfsdoelen op één lijn brengen met je IT-outsourcingpartner
Het aangaan van een outsourcingcontract zonder dat de bedrijfsdoelen op één lijn liggen, kan leiden tot een eenzijdige relatie. Deze onbalans kan leiden tot ontevredenheid en mislukte doelstellingen. De sleutel is het creëren van een duurzame win-winrelatie. Breng je bedrijfsdoelen in evenwicht met die van de outsourcingbedrijven om wederzijdse voordelen en succes op lange termijn te garanderen.
4. Effectieve kennisoverdracht
Een veel voorkomend probleem bij outsourcing is de kloof in kennisoverdracht.
Je interne team kent misschien de ins en outs van je IT-systemen, maar als deze kennis niet effectief wordt overgedragen, zal het outsourcingbedrijf het moeilijk krijgen.
Pak dit aan door een gestructureerd proces voor kennisoverdracht op te zetten, zodat het toegewijde team van het outsourcingbedrijf goed is uitgerust om uw IT-services te beheren.
5. Bestuur en beheer
Slecht beheer kan leiden tot misverstanden en slechte prestaties.
Het ontbreken van duidelijke SLA’s en KPI’s kan het moeilijk maken om succes te meten en verbeteringen door te voeren.
De oplossing is om uw interne team en processen aan te passen om efficiënt samen te werken met externe dienstverleners. Stel duidelijke SLA’s en KPI’s op voor proactieve probleemoplossing en voortdurende verbetering.
6. Volwassenheid en standaardisatie van processen
Je interne team heeft misschien een manier om dingen te doen, maar weerstand bieden aan de bewezen processen van volwassen outsourcingdiensten kan leiden tot inefficiëntie.
Omarm standaardisatie en gebruik het als een kans om je eigen processen te verbeteren en waarde toe te voegen aan je outsourcing bedrijfsmodel.
7. Taal- en cultuurverschillen
Het negeren van taal- en cultuurverschillen kan leiden tot communicatiestoornissen. Deze barrières kunnen de effectiviteit van je outsourcingmodel aanzienlijk beïnvloeden.
Investeer in cultuur- en taaltraining voor je interne personeel om deze kloven effectief te overbruggen.
8. Virtuele communicatie onder de knie
Virtuele communicatie is een dagelijkse bezigheid, maar als het aankomt op samenwerking op afstand, hebben veel teams het moeilijk. Dit kan leiden tot misverstanden en inefficiëntie.
Om dit op te lossen, moet je investeren in het trainen van je team in de nuances van effectieve virtuele communicatie, vooral wanneer je te maken hebt met offshore outsourcing.
9. Het moreel van de werknemers op peil houden
.
Uitbesteding kan vaak leiden tot een daling van het moreel van je interne personeel. Ze kunnen zich bedreigd of ondergewaardeerd voelen, wat leidt tot verminderde productiviteit.
Open en eerlijke communicatie over de voordelen en redenen van uitbesteding kan helpen om een positieve werkomgeving te behouden.
10. Zoek professionele begeleiding
Er alleen op uit trekken in de complexe wereld van IT-outsourcing kan leiden tot kostbare fouten. Deze kunnen moeilijk te herstellen zijn en kunnen je bedrijf op de lange termijn schade berokkenen.
Zoek professionele begeleiding in projectmanagement en outsourcingcontracten. Dit kan je helpen bij het navigeren door de complexiteit en ervoor zorgen dat je uitbestedingsinspanningen in lijn zijn met je belangrijkste bedrijfsdoelstellingen.
Conclusie
Het uitbesteden van IT-activiteiten kan aanzienlijke voordelen bieden op het gebied van kostenbesparing, toegang tot gespecialiseerde vaardigheden en nog veel meer. Het is echter geen beslissing die lichtvaardig moet worden genomen. De juiste sourcingstrategieën kunnen het verschil maken bij het bereiken van succesvolle bedrijfsresultaten.
Heeft u een outsourcingexpert nodig?
Neem contact met ons op via onderstaand contactformulier of stuur ons een e-mail op [email protected] voor een CV en uurtarief van een consultant die past bij uw project en vereisten. Lees meer onder outsourcingexpert.
[fusion_text]Video: Hoe huurt u een zelfstandige expert in outsourcing in via Right People Group?
5 – Bestuur in organisaties die werken met IT-outsourcingspartners
Het werken over organisatorische en geografische grenzen heen is heel verschillend van het werken met mensen die op een vaste plek zitten en allemaal deel uitmaken als dezelfde organisatie.
Veel bedrijven die werk uitbesteden aan outsourcingspartners vergeten dat dat ze hun eigen organisatie moeten aanpassen aan deze nieuwe manier van werken. Dit omvat een “ontvangende organisatie”, die ervoor moet zorgen dat de uitbestede activiteiten goed uitgevoerd worden en voor het onderhouden van het contract en de relaties met de outsourcingspartner. Dit omvat ook een transparant en effectief bestuur, waarmee de partners het eens zijn, en gedetailleerde Service Level Agreements (SLA) en Key Performance Indicators (KPI). Deze elementen zorgen voor een proactieve probleemoplossing en een verbetering van de samenwerking.
6 – Maturiteit van processen – Luister naar de outsourcingsleverancier
De processen van grote internationale IT-leveranciers bevatten vaak een hoge maturiteit. Dit kan niet gezegd worden over de meerderheid van de IT-organisaties. Bovendien hebben grote leveranciers vaak veel ervaring met het creëren van samenwerkingsverbanden. Luister dus naar hen! In feite is de standaardisering een belangrijk onderdeel van de waarde van een outsourcingsovereenkomst met een grote leverancier.
Als u liefst alles op “uw eigen manier” doet, zullen ze dat waarschijnlijk accepteren. Maar dit resulteert meestal in slechte communicatie en coördinatie. Maak liever gebruik van hun richtlijnen, en zie dit als een kans om de maturiteit van uw eigen proces te verbeteren.
7 – Taal en cultuur – Onderschat de uitdaging niet
Vaak zeggen managementteams van organisaties iets als: “De taal van ons bedrijf is voortaan Engels.” Het probleem is echter dat dit in werkelijkheid niet zo is.
Er is een groot verschil tussen een praatje maken in het Engels en bekwaam genoeg zijn om over complexe onderwerpen te communiceren. Het is heel belangrijk om hier rekening mee te houden.
Het is eveneens geen makkelijke taak om samen te werken met mensen uit zeer verschillende culturen wanneer u dit niet gewend bent. Dat is waarom cultuurtraining altijd een goed idee is.
Met de juiste bemiddelaar leren uw medewerkers veel over de andere en nieuwe culturen waarmee ze moeten samenwerken. Bovendien krijgen ze zo ook een aantal nieuwe perspectieven over uw eigen culturele achtergrond en de hulpmiddelen om de cultuurkloof te dichten.
8 – Virtuele communicatie
We houden ons allemaal dagelijks bezig met virtuele communicatie. We versturen e-mails, chatberichten, we hebben onze mobiele telefoon, verzenden sms’jes. Daarnaast spenderen velen van ons een deel van onze werkdag op Skype, verschillende platformen voor videoconferenties, e-meetings, enzovoort.
Toch hebben veel mensen moeite met virtuele communicatie, ook al doen we het elke dag. Waarom? In vele gevallen waarbij het wel goed gaat, komt dit niet doordat we virtuele communicatie zo goed beheersen, maar we omdat we de personen waarmee we communiceren goed kennen.
Het probleem bij een samenwerking op afstand is dat we de mensen waarmee we communiceren meestal niet zo goed kennen. Om die reden moeten beter worden in virtuele communicatie als we willen dat onze afstandssamenwerking goed verloopt.
Goede virtuele communicatie gaat niet enkel over het hebben van de beste technologie. Toch is dit een aanlokkelijke gedachte, waar veel IT-managers zich hardnekkig aan vasthouden. Ze beweren dat ze “gewoon betere technologie, meer bandbreedte, enzovoort nodig hebben en dat alles zo opgelost kan worden”. De uitdagingen binnen de virtuele communicatie kunnen niet opgelost worden met enkel betere technologie.
Goede technologie kan zeker helpen, maar als we willen slagen in onze virtuele samenwerking met mensen die we niet goed kennen, moeten we op een nieuwe en andere manier leren communiceren. Dat vereist kennis over de eigenaardigheden van virtuele communicatie en oefening.
9 – Houd uw eigen medewerkers gemotiveerd ondanks de uitbestedingsinitiatieven
Veel bedrijven zien dat de motivatie van hun eigen medewerkers daalt bij de start van een groot outsourcingsinitiatief. Dat is op zich niet verwonderlijk. De medewerkers krijgen te horen dat vreemden aan de andere kant van de wereld hun werk zullen doen. Dit zal hun zelfvertrouwen en hun gevoel van eigenwaarde aantasten. Ze vragen zich af: “Hoe kan het dat een of andere Indische jongen, die net afgestudeerd is, het werk doet waarover ik 15 jaar gedaan heb om het te leren?”
Of die consultant dat nu echt kan of niet kan, is in dit geval minder belangrijk. Wat hier telt is dat wanneer uw medewerkers op deze manier denken, uw IT-outsourcing vanaf het begin gedoemd is om te mislukken.
Zelfs de kleinste fouten gemaakt door buitenlandse IT-consultants zullen geïnterpreteerd worden als incompetentie. Waarschijnlijk zullen uw eigen medewerkers zo weinig mogelijk contact zoeken met de nieuwe consultants. Hierdoor zullen deze nieuwe mensen nooit in staat zijn om het nodige begrip en de nodige kennis over uw bedrijf te krijgen.
De grote vraag is nu: Hoe kan u ervoor zorgen dat uw eigen medewerkers gemotiveerd blijven in de periode van uw outsourcingssamenwerking?
Bij veel organisaties wordt er niet eerlijk gecommuniceerd over de redenen van de IT-outsourcing. Het belang van de steun van uw medewerkers bij de aanpassing van de organisatiestructuur wordt zwaar onderschat.
Kortom: Uw eigen medewerkers vormen de basis voor een succesvolle IT-outsourcing. De organisatorische veranderingen die gepaard gaan met een outsourcingssamenwerking moeten een prioriteit krijgen. Zeer hoge prioriteit!
10 – Krijg professionele begeleiding doorheen het hele outsourcingsproces
De waarde van professionele begeleiding van ervaren sourcingsconsultants is vaak een goede investering. Veel bedrijven doen dit tijdens het eerste selectieproces, omdat er vaak tegenslagen zijn bij het kiezen van een outsourcingsbestemming, -partner en -model. De kosten hiervan kunnen hoog oplopen.
Toch kan professionele begeleiding met betrekking tot de andere negen factoren beschreven in deze blog in veel gevallen een goede investering zijn. Het is namelijk erg moeilijk en duur om de samenwerking te verbeteren wanneer de schade eenmaal is aangericht; bijvoorbeeld als de medewerkers reeds slechte ervaringen hebben gehad met outsourcing. Deze ervaringen zullen al snel rondverteld worden in de hele organisatie.
In het kort: Denk goed na over de negen eerdergenoemde onderwerpen. Zoek externe begeleiding wanneer er zaken zijn die buiten uw eigen organisatorische competenties vallen. Het is beter en goedkoper om alles van de eerste keer goed te doen, dan iets op te lossen dat reeds misgegaan is.
Bent u op zoek naar een expert in outsourcing?
Vul onderstaand formulier in of stuur ons een e-mail naar [email protected] voor een CV en een uurtarief van Thomas Tøth of een andere zelfstandige consultant die past bij uw project of lees meer over de diensten van Right People Group in IT-outsourcing.
ONTVANG EEN GRATIS OFFERTE
VOOR EEN FREELANCE EXPERT IN OUTSOURCING
 | Geef ons uw informatie zodat we u kunnen voorzien van een perfecte match die voldoet aan uw wensen. |
 | We zenden u zo snel mogelijk een cv en een uurtarief voor de juiste aannemer. |
Oeps! We konden je formulier niet vinden.
Bent u een zelfstandige consulent of aannemer?
Meld u aan voor onze nieuwsbrief en ontvang automatisch relevante aanbiedingen die passen bij uw profiel en geografische voorkeuren.
