Excellence in consultant sourcing - Data

Mange store organisationer har ikke et samlet overblik over deres eksterne konsulenter på tværs af afdelinger og projekter. Ofte kan det samlede overblik kun skabes ved at samle information fra afdelingsledere og diverse Excel sheets.

Hvis en organisation ikke har dette overblik, så begrænser det agiliteten og muligheden for at kontinuerligt at forbedre hvordan eksterne konsulenter bruges. Organisationen bør have et overblik over deres eksterne konsulenter i real-time, og overblikket bør indeholde dette data:

• Navn på konsulent
• Konsulentkategori
• Projekt
• Leverandør
• Faktureringskonto og PO-nummer
• Timerate
• Fakturerede omkostninger
• Estimerede fremtidige omkostninger
• Kontrakten
• Kontraktperiode
• Vurdering af konsulentens performance

Ideelt set skal du være i stand til at “slice-and-dice” data på alle de ovenstående parametre, på præcist den måde du ønsker, så du har let adgang til det data, der kan understøtte dine strategiske overvejelser.

Nedenfor er tre eksempler på rapporter som kan være relevante:

• En rapport der viser nuværende konsulenter, kontraktperioder og alle andre administrative data
• En rapport der viser omkostninger per projekt inddelt i leverandører og konsulenter
• En rapport der sammenligner timepriser fra leverandører ift. gennemsnitlige performance scores på konsulenter

Ovenstående kan give dig en ide om, hvilken data er nødvendig for at optimere og kunne træffe de rigtige strategiske beslutninger baseret på det forventede fremtidige behov.

Den løbende administration bør også begrænses til et minimum, og for at gøre dette skal du have:

• Ensartede kontrakter og et overblik over potentielle afvigelser
• En standardiseret måde at sikre compliance ift. reglerne i din organisation for hver enkelt konsulent
• En standardiseret måde at modtage fakturaer og betale korrekt
• En standardiseret måde for leverandører at indgive tidsrapporteringer samt en defineret godkendelsesproces, der hænger sammen med betaling af faktura